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【摘 要 】社会保险档案管理工作是社保工作中的一项重要内容.本文通过对溧水区社会保险档案信息化管理的必要性以及现存的问题分析,提出社会保险档案信息化管理的途径策略.
【关 键 词 】社会保险 档案 信息化管理
近年来,溧水区社会经济快速发展,社会保险的参保数迅速增加,社会保险档案量在增加,管理也逐步完善起来,因此做好社会保险档案信息化管理日益显得重要起来.
一、溧水区社会保险档案管理现状
(一)社会保险的参保人数增长迅速
社会保险的参保人数增长迅速.2013年底,溧水区参加城镇基本养老保险人数为11.63万人,比2012年末增加了1.6万人,参加医疗保险11.04万人,比2011年末增加1万人.由此可见,社会保险档案与日俱增,当今社会的发展对社会保险档案的要求也在提高,需要对社会保险档案进一步加强管理.
(二)社会保险经办机构实施改革计划
近十年来,溧水区社会保险经办机构全面实施了各种改革计划,早在2001年就实行了五险统一征缴.从2010年7月1日起,流动就业人员基本医疗保险可跨省转移接续.2011年11月15日,人保部就《社会保险费申报缴纳管理规定（草案）》征求意见.根据草案,企业缴纳险种从养老、医疗、失业险三项扩至五项,新增工伤和生育险.这些政策改革都为新时期的社会保险事业的进一步发展营造了很大的发展空间以及机遇.
(三)社会保险档案工作缺乏硬指标考核
社保档案数量巨大,工作环节繁琐,相对于社会保障工作,社保档案工作没有硬指标来考核,也没有统一的管理办法和标准,因此让部分档案工作者放松了对工作的要求.数据只能采用交换的形式,只有极少数部分实现基本信息的共用.比如基金监管、数据上传、应用系统接口等,市,区、镇、村之间共享,几无可能.养老和医疗保险异地转移目前也有一定困难.
二、溧水区社会保险档案信息化管理系统存在的问题
(一)对社会保险档案信息化管理工作不重视程度不够
由于社会保险档案管理工作是比较分散,业务这块缺少专人管理,还不是很重视.社会保险工作的重点都集中在扩面征缴和基金支付方面,强化社会保险基金的征缴和确保企业离退休人员基本养老金按时足额发放、医疗保险刷卡和报销等方面,忽视了社会保险档案管理,使社会保险档案管理工作处于无序状态,其作用无法得到充分发挥.
(二)社会保险档案信息化管理体制不规范
由于我国目前的社会保险档案管理制度缺乏统一的规范和标准,造成归档范围不明确,社会保险文件材料收集不齐全,档案管理方法不健全等现象时有发生,严重影响社会保险档案管理的规范化、标准化.社会保险档案专职人员难落实,没有专职人员管理档案,现有的也都是临时抽调,没有经过专职培训,严重影响社会保险档案管理的规范化.
(三)社保系统中人员资源库信息有误
由于以前人员操作人员的不规范录入参保人员信息,导致部分人员的信息有误 .比如参保人的姓名的错误、的错误、地址的不详细、的错误等给日常经办工作带来许多不便.
(四)缺乏专业社保档案信息化管理标准和规范
社保档案管理缺乏国家标准,职工档案管理仍在执行1992年劳动部与国家档案局共同制定的《企业职工档案管理规定》,而该项制度中的部分条款如适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经不适应现实工作的需要,亟须修改.在没有统一标准的情况下,有的制订了一些社保档案的地方标准,有的地p市制定和公布了医疗保险档案管理办法、低保档案管理办法,而全国许多地p市则没有建立相关管理标准和规范,造成社保档案的各地管理方法不统一.在不同专业类别中,管理的规范和水平也不一致.
三、溧水区社会保险档案信息化管理的解决办法
(一)将纸质档案转换成数字档案存档
出于业务办理需要,在社保办理过程中,出现大量的纸质材料或证明,各类复印件以及各种需要存档备查的档案资料,是非常庞大的一个数字.纸质材料保存起来不方便,但是将这些材料进行电脑扫描储存,就可以将纸质档案转变成数字档案.根据档案工作的实际需要,可灵活运用,如目录数据适宜采用文本录人,全文数据则可以采用图像扫描录入,而一些当前常用的数据可制作成光盘.
(二)建立规范的经办队伍,按规范要求修改人员信息
从2013起7月份起,建立了一支由3人组成的工作小组,主要负责修改人员的信息.人员信息的修改需要相关部门提供人员的二代复印件及相关的证明材料,这样才可以进行修改.修改完后将相关的材料存档,以便今后的查阅.这样一来,每完成一次修改,就能确保一个人信息的正确性,为今后的日常业务经办带来了保障.
(三)按全国统筹的标准制定本区的社保管理系统、规范标准
按全国统筹的标准制定本区的社保管理系统、规范标准,可以为溧水区社会保障事业的进一步发展和不断完善奠定重要的基础.以社保信息化标准体系及劳动和社会保障标准体系为指导,以投融资与运营模式和项目实施监理模式为依托,按照多层架构的模式将系统自上而下构架成为组件与业务组件、业务运作支撑平台、IT基础设施三个层次,树立以监控及管理、信息安全为主的贯穿三大层次的两大体系模式.为适应劳动者的流动和工资收入的变动,对每个劳动者按社保号设立档案卡,并用计算机储存,记录公民个人历年的工资收入情况.在全区设立计算机网络,对每个劳动者的情况进行追踪记录,并建立全区范围内统一的网络查询接口,允许参保人员自己通过网络查询档案,同时也可以查询各项待遇支付情况,提高工作效率和透明度.
(四)与其他部门密切配合,齐抓共管
社会保障体系建设是一项系统工程,涉及面宽,范围广,加强本部门与区内的财政、民政、卫生等单位的沟通联系,争取他们的支持,形成一种合力,齐抓共管,促进社保档案工作与社保同步发展.通过数据比对,发现了大量重复享受待遇等情况,并加以纠正.
通过以上方法,溧水区社保档案信息化管理已经走上标准化、规范化道路,实现社保档案资源共享,为社会、为百姓提供准确、快捷的服务.