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【摘 要】会计电算化是时展的产物,应时代所需而成,为时展所促.学习灵活操作用友财务软件是实现财会类学生今后从业的必要条件.本文将目前用友财务软件教学中的常见问题分成了系统管理方面、科目设置方面和填制、生成凭证三个方面,并各个击破,提出了解决办法.
【关 键 词 】用友财务软件 会计电算化 教学
为了实现学生毕业到就业的衔接,财务软件教学就成为财会类学生的重要学习内容之一.用友财务软件是目前国内应用最为广泛的财务软件之一,行业覆盖率高.为此,各学校就必须做好用友财务软件教学工作.笔者在多年教学中发现,用友财务软件教学是一个系统、复杂、多变的过程.在充分收集、整理学生所反映问题的基础上,为提高教学质量,从如下三个方面谈到了用友财务软件教学常见问题及解决办法.
一、系统管理方面
管理系统方面主要包括新建账套、修改账套、系统日期启用和引入账套几个方面的问题.新建账套是启用用友财务软件的第一步.学生的主要问题是以系统管理员身份登录后,不能正确进行岗位分工.修改账套时,对于各个岗位的权限没有准确把握,具体操作时模棱两可,容易出错.系统日期启用也是学生容易出现错误的另一主要方面,我们一般选择某年一月一号设置为系统日期,避免影响所有凭证日期.此外,我发现许多学生没有习惯将已完成账套内容输出,并保存在自己可移动硬盘上.计算机重启后,原账套被清除,课与课之间的内容不容易衔接,无法引入原有账套.
笔者将如上现象表现出的具体问题总结如下：新建账套时,由于对出纳和出纳人概念的混淆,导致出纳人失去“出纳签字”的权利,所以在凭证全部填制完后,在进行出纳签字时出现“没有符合条件的凭证”的问题.这时就需以管理员身份登录,在系统管理权限中赋予“出纳签字”的权限以解决此问题.修改套账时,由于学生没有正确区分系统管理员权限和账套主管权限,所以当学生修改账套时其按钮呈现灰色而无法修改,此时学生就要以账套主管的身份登录操作,而非系统管理员.由于没有按要求启用系统日期,因此在输入制单日期为某年某月某日时,系统出现“日期不能超前建账日期”的提示.为此,学生就需重新设定总账启用日期,一般设置为某年一月一号.引入账套的具体问题是,学生没有保存原套账,所以无法引入,只能重新建账.
二、科目设置方面
针对实际核算需要,用友财务软件将科目设置分成新增科目、修改科目与删除科目三个方面.学生在选择什么情况下使用新增科目、修改科目和删除科目时的问题不大,主要问题集中于具体操作过程之中.科目设置方面的教学内容较复杂,且易混淆,所以学生经常出错,出现的问题也较多.我将学生在这方面的主要错误进行了收集与整理,列出了常见问题,详细分析了错误的原因并提出了解决办法,作为课堂教学内容的一部分,避免学生在实际操作中再次出现这些普遍性的错误.
例如：输入科目时,系统提示“科目编码不唯一”.其原因是输入的科目编码与原有编码重复,需删除输入的科目编码,重新输入.输入科目编码时,系统提示“科目编码与编码原则不符”.原因一是输入科目编码错误,二是建账时科目编码级次及长度设置错误.此时就需要学生仔细检查是否输入了错误的科目编码,或者到“系统控制台”模版中检查编码方案正确与否.输入科目时,系统提示“科目编码首位与分类编码不符,接受此编码吗?”此时学生应选择“取消”,用友财务软件的分类编码分为几级,此时是科目类型设置的错误,导致科目编码与分类编码不符,应重新正确选择对应的科目类型.在修改科目编码时,系统提示“科目编码非末级”,原因是学生不能修改非末级科目编码,只能修改相应的末级科目编码.学生在发现科目数据录入错误时,选中单元格后,不用按Delete键删除错误数据, 只需输入正确数据即可.
三、填制、生成凭证方面
凭证又称为会计凭证,它是证明经济业务发生、明确业务中各经济方责任,且具有法律效力的证明.填制、生成凭证是利用用友财务软件进行财务核算后必须进行的事项.在这个过程中学生往往会遇到很多意想不到的情况.会计电算化是通过计算机进行会计核算工作,它与手工记账在本质上的区别是：前者是人操纵计算机完成,后者为人直接完成.所以利用用友财务软件填制、生成凭证的过程中,由于学生对计算机操作的失误,就会出现各种各样的问题.制成凭证是一个系统、环环相连的过程,录入凭证、修改凭证、增加客户或供应商分类、保存凭证、出纳签字等各个环节,都存在学生困惑之处.
这些困惑的具体表现为：当填写好凭证日期时,系统提示“日期不能超前建账日期”或“日期不能滞后系统日期”.这就是学生在设置和启用系统日期时出现了错误,需要修改系统日期后,再填写凭证日期.学生们在录入凭证时,当系统出现无法录入内容的情况时,他们就会从软件自身来寻找问题,却不知这是对“凭证类别”设置错误所引发.当学生录入完凭证后,由于不遵守用友财务软件交差监督这一原则,则会出现系统可提供凭证是空白的情况,这是由于学生忽视了在用友财务软件中,制单、审核与记账不能为同一个人所导致.学生要以其他身份进入系统才能完成记账任务.当学生发现已记账凭证有不妥之处需进行修改时,却不知道如何修改.用友财务软件中,不能对已记账凭证直接进行修改,学生要以“财务管理”身份登录系统后,进行反账操作,再进入“凭证处理”模块进行处理.此外,在保存凭证时,有时系统会出现“不满足借方必要条件”的提示,这是由于学生对凭证类别选择的错误,使编制转账凭证变成了收款或付款凭证,需要学生重新选择正确的凭证类别.
四、总结
学好用友财务软件要求学生要多操作、多反思、多总结,要准确找出每处出错原因,找出解决办法,灵活操作软件,并能融会贯通,以不变应万变,在今后所从事的各种会计工作中做到有的放矢.
【参考文献】
[1]李露. 财务软件实际操作中常出现的错误及解决方法[J]. 商业会计,2010（1）.