利用观点在档案管理中的运用

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[关 键 词 ]利用观点,档案,运用

档案的利用是档案管理工作的出发点,并且支配档案工作的全过程.档案的收集和整理、鉴定、编目等各项基础工作都要体现和贯穿这一思想,档案工作者必须有利用观点,善于运用利用观点来处理各项基础业务工作.

一、利用观点在档案收集工作中的体现

收集工作是开展档案管理工作的首要环节,收集工作做得好坏直接影响档案的利用工作.利用工作的一个基本要求就是必须做到文件材料的“完整齐全”.一是多精得当.所谓多,是指档案门类齐全,载体多样,所谓精,是指室藏档案要有保存价值,皆是精品,不能鱼龙混 杂.首先,单份文件要“完整齐全”,有正本、副本.重要文件应该有历次形成稿底稿,如:农场职代会文件底稿可以按形成的时间顺序排列为一稿、二稿、三稿等.场呈文件有请示,还应有批复.年初下达计划,年终应该有总结.其次,单项工作(包括处理同一问题、事件、案件或召开一次会议)形成的文件材料必须要“完整齐全”.如:农场春季工作会议、党代会等.再次,一个立档单位,能反映该立档单位主要职能活动和基本历史面貌的文书档案、科技档案、各种专门档案以及诸如文字、音像、图表、照片等各种载体档案都要“完整齐全”.二是扩充内容,丰富室藏.既要有反映本企业生产经营过程中形成的各类信息资料,也要有反映政治、经济、科技、文教、自然状况、风土人情、名人轶事等方面的资料.只有档案材料的完整齐全才能满足档案利用的广泛需求.反之,收集不齐全、不完整就不能很好地满足档案利用的广泛需求.例如:农场每年都要召开一次职工代表大会,如果会议材料收集不全,对于今后农场史志的编写就会造成一定的影响,前几年,只要职工个人写辞职申请,农场劳资部门就可以审批.如果个人辞职申请材料未收集装入本人档案,那么,今后涉及有关待遇问题,就会给利用者查证带来困难.由此可见,在档案收集工作中应该具有利用观点,要考虑到社会各方面对档案的广泛需求,从而保证档案材料收集的完整.

二、利用观点在档案整理、鉴定工作中的运用

整理工作具有承上启下的作用,在此项工作中,档案人员必须要熟练地掌握和运用档案的分类方法和分类原则,鉴定准确,统计全面,做到仔细认真、精益求精,以便保证今后档案利用工作中的查全率、查准率.利用需求是多种多样的,从其范围上说,有政治、经济、文化、教育等各种需要,从时间上说,有现实的,有未来子孙后代的需要,从用途上说,有作参考的或作凭证的,有正面用的、也有作反证用的,有其内容的、也有其外在形式的.例如:农场的党委会议记录、场长办公会议记录,就具有一定的保存价值.对当前工作中查考过去会议上是如何决定的,是否贯彻了决定,决定正确与否等都起到了一定的作用.那么,过了10年、20年或者更多年之后,或许机关撤销了,是否没有用了呢以后要总结历史经验教训,要研究政治史、经济史、文化史仍然需要查考它们.因此,这种会议记录具有长期保留价值.又如:一些冤、假错案平反案件,平反之前形成的材料,包括:判决书、记录、检举材料,就其法律作用来说,已经失效了.但从今后的用途来说,验证复查平反是否正确、是否彻底,总结有关的经验教训,编写人物传记,研究历史进行宣传教育,都有重要的查考作用.有些记录、监押情况汇报材料,往往就是被害人坚持原则立场和英勇斗争事迹的反映.因此,这种已平反的冤、假错案材料,仍具有一定的保存价值.总之,判断档案的保存价值,离不开利用观点,只有充分估计和预测社会利用档案的多种需要,才能最大限度地保存适用的档案材料为社会服务.

三、利用观点在档案保管工作中的应用

档案的保管工作是档案收集、整理(鉴定、统计)和利用工作的桥梁和纽带,档案资料保管的质量直接影响到档案的寿命及档案的利用效率和效益,保管工作中的一点点疏忽和粗心大意都将给企业的经营管理和经济建设带来不可估量的损失.反之,也会为企业增加效益.

(一)采用以“件”为保管单位的立卷方法,计算机检索档案更为快捷.实行新的文书立卷方法后,档案部门的工作重心由原来的重整理立卷、轻检索利用,转变为重检索利用,轻整理立卷上.充分利用计算机强化档案的检索功能,实现档案的“粗加工、精检索”,使档案的原件与机内保存的档案在内容上形成一一对应的关系,从根本上提高了档案的查准率、查全率.近几年档案部门将应归档材料按党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理分成四大类,称为一级类目.在一级类目下按总问题设二级类目,然后依据档案保管期限的划分原则,以“件”为保管单位划分保管期限,再将内容相关的档案材料在二级类目下按永久、长期、短期排序,最后将以编好“件号”的档案按类别,分别装盒上架.

(二)根据利用需要,合理选择编研方式.近几年,农场档案部门根据农场档案利用的需求,编写了专题指南、专题目录、大事记、组织沿革、农场简介等等.如:根据利用检索的经验,人事任免、奖惩文件以编制人名索引为主,以单份文件提供利用为主的独立检索意义大的文件选择了文件级著录,以案卷利用为主的,如党纪案件材料、某些专题案卷则采取了案卷级著录的方法,有些文件材料单独利用往往不能说明问题,相互组合在一起才能全面反映某个问题,这些文件材料则采取了文件组合式著录.总之,编制检索工具也离不开利用观点,相反,只有根据档案利用工作特点,把握利用规律,才能有效地做好档案检索工具的编制工作.

档案的提供利用,是档案工作的立足点和最终归宿,是档案工作的根本目的和中心任务.要充分发挥档案的利用价值,就要强化档案管理,把充分发挥档案的经济效益和社会效益作为奋斗目标来实现.□

(编辑/丹桔)