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摘 要：高职院校学院办公室如何强化“三办”（办文、办事、办会）中心工作,积极为上级、为院领导、为学院师生提供优质高效的服务,值得我们深入思考.笔者结合工作实践,进行了归纳总结,作为对进一步做好高职院校学院办公室工作的有益探索.
关 键 词 ：高职院校 办公室 三办
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2013）06（c）-0237-01
随着高职教育事业的蓬勃发展以及高职院校参与市场的机会和与社会交往的领域不断增加和拓展,高职院校学院办公室工作的定位职责和功能也发生了变化,办公室工作更具复杂性挑战性.在这种情况下,高职院校学院办公室要进一步认清形势、明确定位,不断强化“三办”中心工作,为推动学院改革贡献力量、提供保障.
1.严格“办文”程序,把握“办文”技巧
公文处理是高职院校学院办公室的基本业务之一,包括收文办理、发文办理和整理归档三部分.笔者认为,学院办公室在办文过程中,要根据中办发〔2012〕14号文件精神,严格遵守办文程序,比如收文中要遵循签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序；发文要严格遵循复核、登记、印制、核发等程序；需要归档的公文,应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定,及时收集齐全、整理归档.
要想做好高职院校学院办公室公文处理工作,办文过程中除了要严格遵循办文程序外,还应该要把握办文技巧.主要有几个方面：第一,大局观念,协调各方.公文处理工作扮演着信息接收点与中转站的角色.办文过程中应当站得高、看得远,树立大局意识和全局观念,协调各方,确保学院教学科研等工作有序开展.第二,分清主次,把握急缓.学院办公室每天会接到大量公文,首要做好签收、登记等基础工作；其次要理清公文类别、甄别公文的主次急缓,保证紧急公文和重要公文先办理.要牢记“急件先行”的准则,拿到急件、要件在第一时间就要请示主任提出拟办意见,再由分管院领导做出批示,进而转发给承办部门加以办理,并督促承办部门按期办结,确保工作及早落实.第三,明确权责,妥善协调.想做好公文处理工作,除了要踏实、严谨,还要有灵活、创新.比如,当某份公文需由两个或两个以上部门承办时,有时也难免出现部门之间相互推诿责任的状况.此时办文秘书要保持头脑冷静,要了解事情原委,向院领导反映承办部门的意见,请示院领导提出解决方案.与承办人交流时,要注意态度与沟通方式,既要准确传达上级意见,还要让对方欣然接受、以积极的态度承办工作.
2.发挥功能作用,提高“办事”效益
新形势下,学院办公室要把握办事原则,提高办事效益,要充分发挥职责功能作用.第一,要充分发挥桥梁纽带作用,促进领导班子团结.在学院建设与发展过程中,领导班子成员之间难免发生工作分歧,在这种情况下,办公室作为领导班子的直接服务者,难免会感到无所适从或束手无策这个时候,发挥办公室的“桥梁纽带作用便显得尤为重要,客观公正、积极有效地进行干预和沟通,可以合理避免或减少不和谐的因素,可以有效消除或缓解班子成员之间的分歧或矛盾,促进领导班子的团结和谐.
第二,要把握分寸,妥善处理应急事件.学院办公室作为突发性事件的“第一知情者”和“第一面对者”,必须扎实掌握一些处理突发事件的方法和技巧,从而为科学处理突发事件奠定基础.一是要坐到急事冷静处理.学院办公室人员在面对突发事件时,要具备较强的政治素质和心理素质,沉着冷静的思考,不冲动；第一时间将情况进行上传下达,不拖延；有条不紊地协调处理,不盲动.从而起到稳定人心、稳定局势的作用,使突发事件的处理工作能够有条不紊地进行.二是要做到杂事妥善处理.学院办公室在面对突发事件时,首先要明确自身定位,不越粗代疱,及时将事件情况上报责任部门主管领导,并及时通知相关责任部门进行处理,而不是全管全包；其次要切实发挥协调职能,促使相关部门在事件处理过程中相互配合、密切合作,防止疏漏、杜绝推诿扯皮,确保事件处理有序、高效进行.三是要做到难事耐心处理.学院办公室在面对突发事件时,要积极主动的协调相关部门进行处理,不逃避；要敢于迎难而上,认真梳理事件的来龙去脉,不退缩；要敢于负责,既要坚持一般情形下“谁主管、谁负责”的原则,又要坚持紧急情况下“谁先得知,谁先处理”的原则,不推诿,避免事态失控.
3.抓好“办会”环节,确保“办会”质量
学院办公室日常工作中,办会是重要的一环.在实施过程中,要具体抓好以下三个环节.
一是要做到会前精心组织.首先,会议方案要细.方案的制定要建立在考察、调研、沟通、思考的基础之上.会务方案要将分工细则、经费预算、议程安排、准备文件、会场布置、接待服务、会议编组、后勤保障等方方面面的问题考虑和安排好.其次,落实要精.方案确定后,应根据会议规模决定是否召集相关的部门或人员召开协调会和分工会,确保会议任务在第一时间下达给相关人员.会议检查要求会务工作者亲力亲为.要对照会议安排巡查一下会场座次有无疏漏,有无错排、漏排的现象；要巡查所分发的会议材料,特别是发给参会领导的会议材料是否足够、顺序有无差错、文件内页有无缺码等；要巡查会场的音响视频设备是否正常运行、影音资料是否分门别类备好等.
二是要做到会中细致服务.首先要做好会务接待,如签到桌要安放在会场入口处醒目位置.会务人员要主动引领与会人员找到自己的座位,使其有序就位.其次,要主动细致地做好会场服务,主要包括会议记录、影音多媒体调试等场内服务,还有安排会间服务以及食宿、人员接送、医疗安保等场外服务.最后,尤其需要关注的是会议进行中可能发生一些临时变动,如调整议题、增加与会人员以及其他特殊情况.会务人员要及时向领导请示,并根据领导的指示妥善处理,确保会议按照既定议题进行.
三是要做到会后督办.会议的总结和建档是会务工作创新的源头.而创新的源头在于继承,在于对以往经验的不断总结和升华,会后的总结和交流也显得尤为重要.因此,在条件允许的情况下,办公室应在会议结束后的第一时间召开一次会务工作总结交流会.大家将本次会议的亮点、不足、遇到的难题以及办会心得进行简单梳理,从而促进整体工作的创新.