菏泽国际牡丹花会档案管理

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1992年4月,首届菏泽国际牡丹花会成功举办,已成为菏泽市旅游业的热点.菏泽国际牡丹花会所形成的档案对于记录和反映菏泽市的政治、经济和旅游业发展状况、为历史研究提供参考等方面具有重要的作用.

一、菏泽国际牡丹花会档案资料特征

(一)多样性

1.在内容上,重大活动有：一是大型文艺演出.主要是通过公开招标的形式确定几家大型文艺演出团体,策划具有一定内容情节的戏曲歌舞形式,来表现牡丹花乡人民的劳动和生活,这类大型文艺演出活动表演特色鲜明,题材广泛,充满喜庆欢乐的气氛；二是地方名优产品展示.将菏泽市地方特色产品、民间工艺品等搬到特定的场馆展示,有的还将面塑、泥塑、条柳编、木雕、剪纸等制作工艺向游客现场演示,这类活动表演游客参与性较强；三是传统的民间民俗活动.如各地传统的庙会（金山庙会、仿山庙会、沙土庙庙会）等；四是县区活动展示；五是文化体育活动.这类活动通常以竞技性强、民族特色浓郁的武术、戏曲、书画等表演为主,如郓城水浒文化旅游节、鄄城孙膑文化旅游节、曹州书画院系列书画名家作品展等.

2.在载体上,不仅有大量的请示件、批复件、通知、策划方案、讲话稿、新闻稿等纸质档案资料,而且绝大多数还有活动现场录音、现场录像、各类活动照片等声像档案资料；在各项活动举行时,还有邀请函、签到薄、旅游纪念品等实物档案.如每年邮政局策划的集邮活动都有纪念画册、纪念邮票、VCD光盘二种载体形式.

(二)阶段性

菏泽国际牡丹花会一般是从4月1日到5月20日,期间每年都策划各项重大活动50项左右,基本上天天有活动.因活动主办单位、承办单位、活动时间、活动地点、活动内容、活动形式以及活动载体各有不同而具特色,但同时也有一定的普遍性,即所形成的菏泽国际牡丹花会档案和菏泽国际牡丹花会资料都具有阶段性特点.各个阶段和环节所形成的牡丹花会活动档案资料共同构成了每年菏泽国际牡丹花会的全部档案.

1.活动策划阶段.即活动在筹备之前的活动方案构思设计阶段,它会形成牡丹花会活动的基础性档案资料,主要包括牡丹花会活动学习考察、大型活动调研报告、举办大型活动工作建议以及牡丹花会初步策划方案等.

2.活动筹备阶段.即牡丹花会活动的准备阶段.主要包括通过广泛征求意见,对牡丹花会活动总体策划方案的修改、补充、完善,成立组织领导机构,做好牡丹花会活动责任分工、确定具体时间安排等,这也是牡丹花会大量文件材料集中形成的重要阶段.主要包括：牡丹花会活动筹备工作动员会、调度会、新闻发布会和专题会议会议记录、会议纪要以及所有音频、视频资料等；有关牡丹花会重大活动的请示、批复,往来文书,合同、协议等；活动的总体方案、活动部署、组织分工、各项活动时间安排等文件；各活动场馆的入场券、门票、车辆通行证、工作人员工作证、邀请函、座席签、座次表以及签到册等档案资料.

3.活动组织实施阶段.这个阶段将产生牡丹花会各项活动富有成果性、宣传性的档案材料,收集有大量的牡丹花会活动录音、牡丹花会活动录像、牡丹花会活动照片等声像档案资料.

4.活动总结阶段.菏泽国际牡丹花会活动全部结束后,各项活动主承办单位都要对所举办的活动进行单项总结.菏泽国际牡丹花会组委会办公室将对全市牡丹花会活动进行全面总结、表彰、宣传和成果统计.

(三)价值含量高

牡丹花会活动反映了菏泽国际牡丹花会组委会办公室的重点工作,其形成的一系列档案资料一般价值较高.历届菏泽国际牡丹花会的档案资料都为下一届牡丹花会的举办提供了重要的依据.

二、牡丹花会活动档案的收集方法和措施

针对牡丹花会活动的特点,我们采取科学方法和措施开展收集牡丹花会档案资料的收集工作.

（一）对于牡丹花会活动档案资料的收集要有超前意识,要提前介入,改变以往牡丹花会活动结束后才着手进行收集整理的传统方法.牡丹花会档案收集部门与牡丹花会主承办单位及时沟通信息,针对牡丹花会活动的特点确定牡丹花会档案收集范围

（二）充分发挥主动性.由于各项活动的组织机构均由不同机构组成且具有分散性,每项活动的内容不同.所以,在收集前,要深入了解牡丹花会各项活动内容,主动收集掌握牡丹花会活动相关材料,以保证归档文件的齐全完整.

（三）全过程跟踪收集.一是档案管理人员争取参与牡丹花会各项活动全过程,这是保证活动档案齐全完整的有效方法.二是对于牡丹花会活动过程中产生的文件设专人负责及时收集,从牡丹花会活动开始档案管理人员就全过程跟踪服务,随时指导牡丹花会活动档案资料的收集整理工作.

（四）做好检查验收.检查验收是保证活动档案资料齐全完整的关键环节,应该作为活动总结阶段的重要工作内容之一.牡丹花会档案应按照收集范围和归档制度的要求逐项检查收集是否齐全,指导整理归档后应与牡丹花会活动主承办单位办理相应的移交手续.

三、牡丹花会档案管理的重要意义

目前,菏泽市采取了一系列措施和办法,为留有牡丹花会活动的历史轨迹制定了牡丹花会档案管理等方面的规章制度.作为快速发展的旅游业,随着活动的增多,以及在开展牡丹花会活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录,这些都是节庆档案资源的重要组织部分,具有重要的保存价值.加强重大活动档案的收集和管理,是菏泽国际牡丹花会组委会办公室义不容辞的责任和义务.

（作者单位：菏泽市旅游局）