公路工程项目声像档案的管理与利用

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公路声像档案资料是公路工程项目档案中重要的组成部分,相对于文字档案而言,它能够将公路的建设情况更加直观、真实的再现出来,为日后的资料查找及内容核对起到了非常大的作用,由于声像档案的特殊性,使得其在采集和保管方面也比文字档案更加的繁琐和困难,需要特殊的专业技能作为技术支持.目前,仍有部分承建单位对声像档案的认识不足,在公路建设过程中对声像档案的重视程度不够,使得声像档案的管理水平难以满足工程建设档案管理标准化的要求.因此,加强承建单位声像档案管理,提高声像档案管理工作水平刻不容缓.本文中,笔者对公路声像档案管理存在的问题及应对措施进行了探讨.

一、公路声像档案管理中存在的问题

1.声像资料采集无计划

声像档案的采集内容是多方面的,不仅包括项目立项阶段、项目设计阶段、项目施工阶段的声像资料,还包括项目责任缺陷期的维护和竣工验收阶段的声像资料,其中以施工阶段隐蔽工程情况的声像资料最为重要,它是对工程质量评价和事故分析的重要依据.由于许多承建单位没有认识到其重要性,所以并没有按照公路工程建设的进度,去制定与之相对应的声像档案计划,造成声像档案采集随意性过大,重要阶段的声像资料缺失等情况出现,为声像档案资料的采集留下了无法弥补的损失.

2.声像资料采集意识的缺失

在公路建设过程当中,声像资料一般是由现场的工程人员或办公室综合人员进行拍摄录制的,这些负责摄录的人,其中有一部分人都认为这项工作属于形式主义,并没有实质意义,拍摄完毕后,并没有及时的将声像资料存档,以至于声像资料丢失,项目档案管理工作人员在进行相关记录时,对公路的具体部位不甚了解,更没有资料去收集和参考.同时,由于部分工作人员对声像资料的采集要求不甚了解,技术水平也各有不同,使得资料在收集过程中不够全面完整,难以保证声像资料归档要求.

3.声像档案管理制度不健全

由于对声像档案的重视程度不够,使得部分项目的承建单位在进行声像档案资料的采集和保管过程中,并未对其制定系统的管理制度,声像管理没有章法；有些承建单位虽然建立起了相关的管理制度,但没有做到真正落实,日常的归档制度也不规范,声像资料的收集、整理不及时,造成了资料缺失或缺少准确时间和内容,使声像档案资料的利用价值大大降低了.例如现场拍摄的照片如果不及时归档并附以文字说明,时间久了会影响对照片分类或文字说明的准确性,从而降低了声像档案的质量.

4.保管设备及条件不能满足要求

由于声像档案的特殊性,使得其保管条件比纸质档案的要求更加严格,需要恒温、恒湿、防磁等保存要求.由于承建单位进行公路建设期间,并不重视声像档案的保管工作,大多数单位未能采用专业的保管设备,导致底片粘连、照片褪色、磁带消磁等问题,使声像档案无法进行长久的保存和利用.

二、加强声像档案管理的措施

1.加强全员的档案意识

做好档案管理工作,不仅需要管理员对业务精通,熟悉与公路工程档案管理方面相关的法律、法规、各项管理制度,更需要增强公路施工单位全员的档案意识,让他们充分认识到声像档案对公路建设的重要程度,去主动配合、支持声像档案从采集、收集到保管等相关工作.公路档案管理部门要通过单位网站、讲座等形式来加强档案重要性的知识宣传,积极争取领导重视和支持,提高员工的档案意识,努力构建良好的声像档案工作氛围.

2.加强标准化管理

声像档案作为档案整体的一部分,又具有其特殊性,结合当前的声像档案管理方面所存在的问题,承建单位应根据档案管理部门的相关规定,建立起完整、严格的档案管理制度,形成档案生成—收集—归档—保存—开发利用于一体的声像档案管理体系.同时对档案管理制度进行补充和完善,对声像档案的收集、归档、移交、保管和利用等各个环节做相应规定,细化工作流程,明确管理人员的责任,很抓落实,使声像档案管理工作变得规范有序.

3.加强软硬件投入

声像资料的专业性非常强,在收集过程中,如果缺少必要的硬件设备和专业人员,就会使声像资料的价值大打折扣,因此,除了要配备必不可少的声像档案采集设备,在经费方面给予充分的保障外,还应定期对声像资料采集人员、档案管理人员的专业技能及专业素养进行再培训和考核,以确保其能够熟练的掌握专业技能.有良好的专业设备,专业的业务人员,必然使收集的声像资料质量大幅度提高.

4.加强数字化建设

当今社会是一个计算机网络技术突飞猛进的时代,要顺利实现声像档案的开发和利用,就必须要跟上信息化的脚步,加强声像档案的数字化建设.

公路档案管理部门应及时调整馆藏结构,接收电子形式的声像档案,如光盘、数码照片等等.新型的电子声像档案体积小,容量大,利用起来也更为便利.对传统载体的声像档案要进行必要的数字化处理,比如对老照片进行扫描或翻拍,将磁带、录影带刻录成光盘,使之转换为易于保存和共享的数字化信息.

5.加强目标考核

承建单位要加强档案业务培训,定期组织档案管理人员进行专题档案培训,拓宽档案管理人员的视野,加强学习交流,努力提高档案管理人员的业务水平,为开发利用声像档案奠定良好的基础.与此同时,应建立起卓有成效的档案管理目标责任的考核机制,实行绩效考核,让工作业绩与经济效益挂钩,从而调动各方的工作主动性和积极性,不断提高声像档案的质量.

三、公路声像档案的开发与利用

声像档案作为档案的一种,其存在的根本目的及价值就是开发档案信息资源,为公路发展提供服务.作为档案管理人员就要多渠道、多途径的做好声像档案的开发和利用工作.

1.夯实声像档案开发利用的基础

做好声像档案的收集分类工作,是实现公路声像档案开发和利用的基本前提和基础.按照声像档案所形成的时间、部门、事件、原因、人物及背景等各种不同的要素,依据声像档案归档要求,对声像档案进行细致的分类整理,做好声像材料的文字说明,使声像档案具有明确的利用价值,以便充分开发公路声像档案的信息资源.,

2.建立公路声像档案查询利用系统

公路声像档案数量大,为方便查找与利用,需要在计算机网络技术的帮助下,建立完整查询利用系统,以便利用者通过计算机网络能够查询所需要的声像档案.这种建立在数字化结构基础上的声像档案利用形式,不受时间和空间的限制,实现档案信息资源的共享,使声像档案的价值得到充分的发挥,同时档案的安全也能够得到保证,解决了声像档案保存和利用之间的矛盾冲突.

3.做好声像档案编研工作

充分发挥声像档案作用,让其真正“活”起来,为公路发展提供了有力的支持.档案管理人员除了做好工程技术声像档案编辑外,还要通过声像档案编研来做好公路宣传工作,以印制纪念画册,拍摄公路文化专题片等形式,来反映公路人艰苦奋斗的如歌岁月和忠诚服务的崭新的精神风貌.同时通过公路网站、新闻媒介宣传战斗在一线的筑路工人先进事迹,发挥信息宣传作用,不断提高声像档案的利用价值.