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会议犹如马拉松长跑,没完没了,这是很多员工的感受.也许,许多人对此大解不惑,员工手头有那么多的事情要做,却要整天束缚在一些甬长的会议上,何时才能完成手头的实际工作呢?实际上,许多会议是低效率的,它们浪费了我们宝贵的时间.但是,又不得不承认,有些会议对推动公司不断地向前发展确实非常关键,特别是在公司处于发展时期的重要关头.我们面临的问题在于,如何才能开一个高效的会议,而且要保证所开的这些会议有成效.
富有成效的会议不是为了开会,而是为了解决实际问题.其实,只要仔细想一想,就会发现开一个富有成效的会议有很多常人忽略的学问.以下是一些简单的小窍门：
第一,清楚地说出为什么开这个会议.
请把会议的目的、希望会议所能达到的效果和参加会议人员需要带的资料输入会议通知表,然后把通知表分发给参加会议的每一个人.
弄清开会的确切目的,可以帮助您决定是否真的需要开一个会议.而且还可以让员工知道这次会议能给他们带来什么.所以,无论什么时候开会,请务必突出会议日程的安排和会议的目的.
第二,准时开会.
请于会议预定开始的时间宣布开会.千万不要等候那些迟到者,除非有非常重要的消息要向他们宣布.不要为了那些开会拖拉者而再次重复会议的内容.这只会让他们觉得他们的不礼貌行为是有理的.
另外一个值得会议组织者注意的是,喝咖啡饮料和吃点心的休息时间往往是阻碍会议准时开始的一个重要因素.如果出席会议的成员一定要带一些吃的、喝的东西来开会,那么,应提醒他们在会议开始前就把小吃和饮料带来,而不是在会议开始时才去拿.让一切事情按部就班的最好方法就是,在开会当中由会议组织者出款招待与会者,这样大家就不会离座去吃东西,影响会议的连续性和效果.
第三,制订一份周到的会议日程表,并且遵循它.
这将会很快地达到会议的目的,而且将助您获得预期效果.开会当中,您可以不时抽出一些时间来检查日程表上的每一项,努力在事先规定的时间内把会议讨论推向,并及时结束会议.如果您觉得还有一些问题不得不需要延长讨论时,那么请设定一个讨论的时间限制,尽量使讨论的内容紧扣中心议题.
有时,与会者自己有个人工作日程表,那么您最好在合适的时间,逐一问问他们,这样,您可以更加合理地安排您的开会时间.如果会议进行当中出现一个新的问题,请立即把它加入“有待解决的事情”列表中,等会议结束后再选一个合适的时间和地点,请与会有关成员对它进行讨论.
第四,提前发放会议材料.
务必保证所有的文件或材料在会议开始前提前送到与会者手里.他们可以有足够的时间思考和消化这些材料.千万不要人为地制造一个类似图书馆的氛围环境,因为在这种氛围下,每个人都像第一次到图书馆借书的读者一样,不知道会议的主题,他们在会上第一次拿到开会的材料,然后才开始阅读,结果,浪费了许多宝贵的开会时间.
第五,准时结束会议.
如果需要延长会议,请另外安排当天或当周的其他时间,与会者则无须重新安排他们正进行的计划.如果您以这种方式去做,您下次开会时,既不会忘了日程也不会迟到.
第六,不要接受双重的会议邀请.
如果您不能出席会议,请说“不”并且告诉会议组织者不能出席的原因.如果会议一定要您参加,那么,请您让会议组织者重新安排会议日期.而且,请在两次会议之间为自己留出一些时间.
最后,开会当中,请全体与会成员关掉手机,避免受外界的影响.
（摘自《当代经理人》）