信息社会下的秘书素养

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摘 要： 21世纪,不仅给我们带来了新的千年纪元,而且也带来了人类历史上一个新的经济时代-知识经济时代,也称为信息时代.知识经济时代是以知识为导向,为基础的经济.其基本点是经济政策和管理的知识化、信息化,信息智能科学在产业经济发展中正发挥着越来越大的作用.科学决策对信息的依赖乃至依存呈现着日益激烈的紧迫性.信息、知识、智能已同经济紧密结合在一起,构成一种新的前所未有的经济形态,成为社会发展的强大推动力.信息是决策的依据,全面、准确、及时的信息是科学决策的基础,信息工作是办公室工作的一项重要内容,是围绕信息收集、加工处理、传输、反馈等方面所做的工作,是其地位、性质、作用所决定的.办公室是单位的工作枢纽,其位置决定了它势必成为联系上下左右,沟通四面八方的信息集散地,这就为办公室承担信息工作,做好信息工作创造了条件,从办公室的工作性质和所承担的任务看,办公室工作具有辅助、服务的性质,要完成领导交给的“参谋助手”的职责,必须认真抓好信息工作.因此,信息资料对秘书工作有重要意义.

关 键 词 ： 信息 知识 智能 信息资料 信息工作现状 信息素养的培养 学习 实践和监督 高素质秘书

秘书是专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务,并为领导决策及其实施提供服务的人员.其活动的主要对象是领导者,根本职能是辅助管理,基本功做方式是处理信息和事务,由于这一工作的重要性,对从业人员也提出了较高的素质要求.尤其在深化改革、扩大开放、推进社会主义现代化事业的新时期,更需要一支政治强、业务精、作风好、纪律严明的秘书队伍.可以说,秘书素质的好坏是造就高素质秘书队伍,推动秘书事业健康发展,保证各项工作正常运转的关键.因此,研究秘书素质问题有着重要的现实意义.

一、素质对秘书工作的作用

素质,是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面,经过长期锻炼、学习所达到的一定水平.它是人的一种较为稳定的属性,能对人的各种行为起到长期的、持续的影响甚至决定作用.

秘书作为领导身边的参谋、助手,工作的特殊性决定了必须具有较高的素质.首先,高素质是秘书辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证；其次,高素质是提高秘书部门工作质量和工作效率的重要依托；第三,高素质是建立一支符合时代要求的优秀秘书队伍的需要.秘书人员贴近领导,直接为领导的工作服务,必须有较高的思想水平和政策水平,过硬的专业能力,高速的办公效率,既能深刻领会党的路线、方针、政策,又能熟悉和掌握本地、本部门的情况,把“上情”与“下情”有机地结合起来,运用现代化办公手段,创造性地开展工作,做好综合服务,才能适应时代要求,充分发挥秘书职能,做好秘书工作.

二、信息资料对秘书工作的重要意义

首先,信息是领导决策的依据.决策是领导的责任,秘书部门在领导决策中的首要任务是提供各种有效信息,秘书部门要想在决策的准备阶段、决策阶段、检验阶段起参谋作用,一步也离不开信息.

其次,信息是办文办事的参考依据,是起草文件的基础,秘书部门是综合办事机构,每天要办理来自各方面的文书,应接答复各方面的请示、询问,天天都在代表领导发号施令,依据的不仅是领导的意旨,更主要的是对客观情况的综合判断.信息越丰富,办文办事越灵活.任何秘书人员起草各种文件都离不开方针政策、上级指示、存在问题、典型事例和对策实施等,这些东西不是头脑的产物,而是对各种信息资料的搜集、整理、加工和利用的结果,头脑只是信息资料的加工厂.一般地说,秘书起草文件,特别是内容较为复杂的,总是要从熟悉情况入手,或者借助于平时记忆,或是利用信息资料,所以,秘书拟文的质量和效率很大程度上取决于信息资料.

再次,信息是现代社会的宝贵资源.随着社会的发展进步,信息的价值将不断飚升,信息时代的到来,给我国秘书工作既带来了难得的发展机遇,又遇到了严峻的挑战.因此,迫切要求现代秘书提高信息素养,学会用信息技术开展工作,以提高为领导服务的效率和质量.

三、我国秘书人员信息工作和信息素养现状

从现实情况来看,我国秘书队伍信息素养的整体水平仍然不高.

（一）观念陈旧,思想不够开放,一些秘书人员对信息的价值认识不足,特别是年龄较大的工作者,接受新事物比较慢,不了解信息技术的巨大优势,对信息网络表现冷淡,习惯于“文房四宝”等老套路,缺乏放眼世界的眼光和敏锐的洞察信息的意识.

（二）一些单位机关网络基础建设水平偏低,使秘书人员没有机会学习信息新技术.使秘书人员的信息网络意识较差,不能够在工作中较好地为领导者提供有利信息,不利于领导者科学决策.

（三）秘书人员缺乏良好的科学文化基础知识和相应的培训.没有一定的科技知识、文化基础知识、计算机知识,没有一定的外语水平,信息工作难以得到真正的提高.有些秘书人员一见到信息技术设备就发怵,一看见英文就头疼.这些都不利于秘书信息工作的展开.

（四）知识的匮乏导致了思想和行动上的障碍,从而制约了其信息素养的提高.这说明,我国秘书队伍的信息素养,与信息时代的领导工作对秘书素质的要求很不适应,迫切要求我们必须努力提高秘书人才的信息素养.

（五）秘书人员收集信息的能力较差,获取信息的渠道较狭窄,秘书人员的信息反馈能力不够,不能够及时、准确、全面地反馈信息,使信息质量的提高受到严重阻碍.

四、把握好学习、实践和监督的关系

学习是提高秘书人员素质的基础环节,也是在当前政治、经济、文化各方面深刻变革过程中,应对新形势、新课题的当务之急.结合秘书工作,要突出抓好三个方面的学习：努力学习马列主义、思想、理论、总书记“三个代表”重要论述,以及党的方针、路线、政策,不断提高理论和政策水平.首选要掌握党的基本理论和各方政策.其次要深刻理解理论政策的精神实质,不但要知其然,还要知其所以然.只有这样经过长期的努力,既做到深知熟记,又能在处理问题时融会贯通,才算是真正地做到了理解和掌握,整体素质才能有望提高.针对办公室工作的需要,学习好经济、科技、管理、法律等专业知识,还要学习与自己工作相关的秘书业务知识.尤其要注意理论与实践的联系,从工作实践中找学问.秘书工作人员每天要和社会各界打交道,只有书本知识而没有实际经验,写文章就必然空发议论,纸上谈兵,处理问题就可能脱离实际,束手无策.因此,学习要全面,要结合自身工作情况.学习使用现代化办公设备.现在,我们已进入了办公自动化的时代,各种先进办公设备的运用,互联网技术的成熟与发展,大大提高了办公效率,把秘书人员从过去琐碎繁杂的工作方式中解脱出来,也给秘书人员提出了新的课题,作为秘书,必须努力掌握使用现公设备的能力,以适应新要求,协助强领导顺利决策,灵活指挥. 纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行.素质的提高仅靠学习书本是难以完成的,一个称职的高素质秘书人员必须经受实践的锻炼,才能牢固地打好基础,充分发挥参谋、助手作用.领导要在实际工作中给秘书人员交任务、压担子,尤其对一些新进秘书部门工作的人员,要在严格要求的前提下,放手把一些重要任务交给他们去办,使他们在艰苦磨炼中缩短“适应期”,迅速成长,早日成熟.这样也有利于秘书部门工作人员的新老交替,以免形成老秘书忙得团团转,新秘书在一旁看的现象,促进新老秘书的共同提高.其次,要注意组织秘书人员深入基层,深入实际,了解情况.秘书人员由于长期在机关工作,在领导身边,纸面上的东西掌握较多,而实践经验知道的少,容易出现脱离实际的偏向,因此,要有计划地安排秘书人员到基层,深入到工作一线,了解情况,增长见识.这对于秘书人员增长感性认识,不断提高分析、处理问题的能力,是大有益处的.

秘书人员要具有较高的素质,除了自身努力之外,离不开工作环境、领导环境和管理三方面的影响.在良好的环境中,其爱锻炼的程度就高,学到的东西就多,素质也随之提高.因此,要建立一个较好外部环境：秘书部门是各级领导机关的办事机构.作为领导的助手,其工作本身就具有其他部门和人员无法比拟的优越性和受教育的有利条件.秘书人员要充分利用、倍加珍惜这一难得的机会,努力工作,实实在在地学好本领.在影响秘书人员自我提高的诸多外部条件中,最重要的是领导者的作用.首先,领导应高度重视秘书工作和对秘书人员素质的培养.一是既要重视对秘书人员的使用,又要重视对他们的培养；二是要注意启动秘书人员的内在动力,激发他们自我提高的意识.其次,要关心支持秘书人员自我素质的提高,多帮助,多鼓励,为他们创造条件.

由于秘书工作环境的特殊,使他们自身不免会产生优越感,因此,对他们必须严格管理,严格监督,实践表明,良好的管理环境与秘书人员的素质培养和提高有直接关系.放松管理和缺乏有力监督,会使一些意志不坚定、思想不健康、作风不端正的秘书人员走上歧途.

五、成为信息化社会下的高素质秘书人员

秘书队伍是我国职业大军中一个特殊的群体,由于职业的特殊要求,其信息要求也必然表现出一定的特殊性.一是与领导工作关系的直接性,秘书人才的信息工作是直接为领导工作服务的.信息是领导决策的基础和依据,秘书辅助领导决策,主要是通过为领导者提供信息来实现的.秘书工作者的信息水平如何,直接关系到为领导决策服务的水平的高低,其重要意义是显而易见的.二是信息视野的全方位性.秘书工作以辅助领导科学决策和协助领导科学管理为主要职责,而领导者管理的都是一个动态的大系统,涉及到政治、经济、文化、科技等各个方面,且具有高度的综合性.因此,凡是与领导活动相关的信息,都应该成为秘书工作者关注的信息.这就要求秘书的信息水平相对于其他机关工作者来说要求更高,胸襟更要宽广,知识更要渊博,视角更要开放.三是提高发展的动态性,信息工作要求是秘书人才适应信息化社会发展要求,经过培养和训练而生成的一种修养与能力,它必然随着时代的发展变化而不断提高和发展,决非一劳永逸的.秘书信息化建设是行政管理方式的一场深刻革命.各级领导同志要重视信息工程建设,发挥信息工作自身的特点,动员社会各方面力量,广泛参与,形成合力,为推进秘书事业信息网络建设的发展而不懈努力.

秘书人员素质直接关系到秘书能否完成好本职工作,做好领导的参谋助手,将各项工作落实到实处,促进社会各项事业不断向前发展.造就一支政治强、作风实、业务精、素质高的秘书队伍,是建设社会主义现代化事业的客观要求,也是新时代对我们秘书从业人员提出的一项新课题,是一项长期的任务,秘书工作者要在实践中积极探索,积累经验,逐步提高.