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档案信息计算机管理的发展可分为四个阶段熏一是计算机文档目录信息一体化管理阶段；二是电子文件与电子档案一体化管理阶段；三是数字档案管理及全文检索阶段；四是广义数字档案馆建设阶段.档案信息计算机管理的每一次发展都伴随着档案信息化管理水平质的飞跃：
一、文件与档案目录信息的计算机一体化管理阶段
文件与档案目录信息的计算机一体化管理阶段起始于１９９３年前后.由于公文是档案的前身,档案是公文的归宿,这就为两者的一体化管理创造有利条件.此阶段要解决的关键问题是如何实现一体化管理,要解决的问题是如何将文件信息变成档案信息.在全面分析文件收发、公文处理和档案工作流程的基础上,通过开发文档一体化管理软件将文书收发与档案管理工作流程有机地联系在一起,在公文收发信息登录时纳入档案归档信息,提前确定文件是否归档,对归档的文件标引归档信息,即分类号、期限、页数、关联词,实现了档案信息流向的超前控制,第二年对有归档信息的公文进行信息归档,对归档后的收发文目录信息进行计算机组卷―――自动生成案卷信息（档号、案卷题名）、卷内信息（页次、卷内序号、卷内目录）,然后打印卷皮、卷内目录、案卷目录、档案实体的整理按计算机生成的案卷目录、卷内目录进行排列、编号、装订、上架,计算机组卷后档案信息入库.从而实现了计算机公文收发目录信息与档案目录信息一体化管理.当时该系统是用ＦＯＸＢＡＳＥ、ＦＯＲＸＰＲＯ数据库管理语言编制的单机版计算机文档一体化管理软件.单机版计算机文档一体化管理软件的应用,大大提高了档案工作效率和档案归档的准确性、完整性.为各单位档案目录信息计算机管理提供技术支持,为档案工作目标管理奠定了基础.
此阶段主要解决的问题是利用计算机理顺公文与档案工作流程；超前控制档案信息流向；避免档案数据重复录入；计算机如何自动组卷生成档案案卷信息、卷内信息问题.
二、ＯＡ电子文件与电子档案信息一体化管理阶段
电子文件与电子档案信息一体化管理始于１９９７年前后办公自动化管理系统的开发应用,我们将单机版文档目录信息一体化管理理念纳入到办公自动化管理系统.在办公自动化管理系统实现电子文件到电子档案全文信息的一体化管理.要求在公文运转结束即可进行公文信息的逻辑归档.公文目录归档的同时归档电子文件、办文流程、办文意见等信息.归档的公文信息按档案管理的标准、规范进行数据处理,自动生成案卷信息、卷内信息,计算机组卷后形成电子档案档号就是档案实体档号,两者一致便于档案实体和电子档案管理.档案实体的整理与单机版一体化管理基本相同.不同是此时归档的数据既有目录信息又有电子文件原文信息,并可在网络上查询到现行公文及已归档的档案原文.
２０００年国家档案局颁发《归档文件整理规则》,２００１年按此办法对ＯＡ电子文件与电子档案信息一体化管理的数据处理方法进行修改,同时需对原档案管理系统进行升级,使计算机档案管理系统既能适用于旧的案卷形式的档案管理,又能按新《归档文件整理规则》处理归档的电子文件数据.系统归档文件数据处理可根据档案分类方案自行定义,如：机关用年度、机构、期限分类编号法；基层用年度、一级类目、期限分类编号法；文件少的单位可采用年度、期限分类编号法.但文件实体的整理分为两种情况,一种是第二年初进行归档公文信息数据处理和档案实体的整理,此种方法的优点是保留了原来归档文件仍按问题集中排列、便于手工查找及档案库存体系科学整序的优点,又吸取了按件整理档案减少实体档案整理工作量的优点；另一种是随办随归此,公文一经形成（收到）对归档的公文立即给档号,完成归档公文档案的处理.此种方法的优点是归档公文的档案处理在收发文岗位就已完成,避免归档公文的积压,减轻档案整理的工作量.缺点是归档公文不能按问题排列,相关的文件不能排列在一起,同一个问题的文件分散在不同的档案盒中.档案的整理编号是在第二年２－３月份统一规划进行,若档案的整理不要求按问题集中排列,只按分类方案编号可做到随办随归.
此阶段主要解决的问题是电子文件归档、归档电子文件的准确性及完整性、按照新的《归档文件整理规则》进行档案数据处理、保证电子文件与电子档案数据处理的一致性,解决文书档案旧管理规范与新管理规范的衔接与过度,用Ｂ／Ｓ方式解决电子文件网络全文查阅.
三、 数字档案管理及全文检索阶段
数字档案管理及全文检索阶段始于２００１年前后.随着计算机通讯技术、信息处理技术和网络技术的发展,在技术上为档案信息共享提供条件.室藏档案数字化处理、档案系统与ＯＡ数字档案的无缝连接、档案信息共享、实现数字档案管理、数子档案光盘存储及光盘跨系统跨平台全文查阅等,从而全面实现机关（企业）档案的数字化管理,基本满足机关人员网上调阅档案原文的需求,提高了档案的利用率,大大减少了档案的调卷工作.
此阶段主要解决了机关（企业）室藏档案数字化（包括ＯＣＲ转换、转换后的文本文件的编辑、修改）、办公自动化文档一体化管理系统数字档案的批量引入,档案信息的全文检索、脱机存储的数字档案并且每一张光盘都具有在线检索和脱离系统、跨平台的模糊检索及全文浏览及用户查询情况自动实时统计分析.
四、 广义数字档案馆建设阶段
由于电子政务的应用,企业信息化的发展,我们处处时时都在与电子信息进行交流,电子信息的出现改变了我们的工作与交流方式,使档案工作也面临许多问题,如：企业信息资源归属问题、如何在数字环境下完整地收集电子档案、档案管理的对象多元化问题、资源共享问题、档案管理方式的变革、室藏档案数字化问题、电子档案只是利用无法作为凭证、如何利用档案信息进行编研、电子档案如何永久保管问题、档案管理组织结构及工作方式如何适应档案信息化建设问题等等.档案工作要适应社会信息化发展,必须解决所面临的问题,解决问题的办法是建立现代化的数字档案馆 .现代化的数字档案馆是建立在现代信息技术的普遍应用基础上（不是模拟手工档案管理方式）,把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式集中存储,数字档案馆应与企业各种业务信息管理系统实现无缝连接,将网络采集到的应归档的信息按照档案管理的要求进行数据处理,形成科学、有序的企业综合档案信息资源,为企业生产、管理和决策提供可靠的超大规模的数字档案信息服务系统,使数字档案馆成为企业信息的过滤器、企业信息的组织者、企业信息的管理者、企业信息的提供者.
此阶段主要解决档案管理系统如何与企业各种业务信息管理系统实现无缝连接,如何将网络采集到的应归档的信息按照档案管理的要求进行数据批量处理,如：ＯＡ（已解决）、设计院ＣＡＤ的竣工图如何自动转化为建设单位档案、工程施工管理系统、合同管理系统、财务管理系统、地理信息管理系统、音频视频档案信息处理等等.解决数字档案永久保存问题、管理方式如何适应企业信息化管理问题、网络综合档案信息的编研与加工问题、信息共享问题.
（作者单位：福建省电力有限公司 ３５０００１）