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摘 要：信息化背景下,要重点对财务管理中心成立以来的账务、凭证、报表等资料的归档范围和保管期限进行信息化管理和存档,通过信息化视角的乡镇财政档案管理研究提升档案管理水平.
关 键 词 ：信息化视角；乡镇财政；档案管理；研究
一、加大档案信息化设备的投入
加大档案管理工作力度,从强化档案管理责任入手,按照档案标准整理归类,进一步促进乡镇财政所强农惠农档案管理的规范化、制度化.拨专款为乡镇财政所添置档案柜,配置电脑、扫瞄仪、空调、温度计等专用设备,定期更新和录入档案管理系统信息,确保档案质量的完整性和完好性.聘请档案管理专家为财政档案人员进行培训,组织人员到外地档案管理先进地区进行学习；扩大档案整理范围.加大工作奖惩力度.一是强化工作责任.将规范档案管理作为推进乡镇财政科学化精细化管理、创建乡镇财政规范化的一项重要内容,并要求乡镇财政明确专人管理档案,做到相关档案资料收集及时、整理有序.二是强化业务培训.采取培训、观摩、邀请专家讲课等方式,学习档案管理知识,指导乡镇财政如何收集整理档案；开展后续教育,通过不间断学习,及时更新档案专管员业务知识,提高档案管理技能.三是强化类型划分.制定乡镇财政档案管理手册,将档案划分为文书、会计、业务、荣誉实物、声像电子、图书资料六类,同时,按照档案管理规定并结合工作实际,分别确定档案保管不同期限.四是强化日常归档.规定档案专管员工作职责,要求在规定时间内对档案资料进行分类、立卷、归档,并做到组卷合理、卷文规范、外观统一.
二、加强档案信息化管理的领导、组织实施
平时指定专人负责档案计算机的使用和管理,按要求设定开机,不与互联网连接,确保计算机的安全,有力地促进档案工作的深入发展.严格执行档案收集、整理、分类、排列、编号、编目、装订、入盒、上架制度.切实把会计档案工作列入年度工作任务,积极推动档案工作的科学有序开展.加强档案管理规范工作,促进电子档案的开发利用.此次整理的所有档案均录入数据库,以便于对错漏档案及时进行校补和远距离共享.今后,逐步将常用档案进行电子扫描后建立档案核心信息数据库,查询档案可不进库房,不翻阅纸质材料,实现电脑查阅及打印技术.
三、加强档案业务培训和信息保密制度教育
不断提高档案工作人员的责任意识和业务水平,扎实做好档案建设和管理工作,注意档案保管和保密细则及要求,加强库房管理、认真做好人事档案移交手续和档案鉴定销毁工作.立足档案管理规范化、制度化、现代化、科学化建设,不断强化管理、规范操作,着力提高档案管理的水平和质量.利用业务学习和会议等形式,组织全所工作人员学习《档案法》等法律法规.添置、改造和完善硬件设施,改善档案管理条件,做到档案室与工作人员办公室分开,保证了档案保存质量.组织专职人员对文书档案、会计档案、实物档案进行全面整理、科学分类、规范归档,做到内容详实、信息真实、便于查阅.并制定了《档案管理制度》、《档案保密制度》等一系列制度,明确档案管理人员的岗位职责,使档案管理工作有章可循.为切实加强对档案工作的组织领导,设立综合档案室,所内全体同志各自在搞好本身业务工作的同时,都能主动整理收集、移交好资料；为了落实责任,将档案管理工作纳入所内工作的总体规划,制定档案工作管理目标,明确档案工作责任制,与其它工作一起部署、一起检查、一起考核、一起奖惩.定期召开档案工作碰头会,了解档案工作情况,给档案工作以必要的人力、财力和物力保障,从而为档案整理工作的顺利开展打下了坚实的基础.
四、增强全员档案信息化管理意识
为增强所内档案意识和提高档案业务素质,采取多种方式,加强档案知识的学习培训.一是积极参加上级主管部门组织的学习；二是号召大家在自学的基础上,利用学习日,开展档案管理知识集中学习,广泛学习宣传有关档案管理的政策、规定,统一思想,提高认识,更新观念,强化档案管理意识.三是出门学.多次组织人员参观学习档案管理技术,邀请县档案局专家指导,有效提高专、档案管理人员的业务水平.缺什么补什么,保证档案管理基础设施建设的资金需求.综合档案室配备一台计算机和打印复印、扫描一体机,购买文件档案资料综合管理系统软件,将十三类档案《文件归档目录》、《专门档案分类目录》、《实物档案归档目录》、《声像档案归档目录》等录入到计算机,各类档案均有完整的纸质目录,全部档案目录实现计算机检索.
五、健全规章制度,确保档案管理信息化规范高效
为实现档案管理的规范化、制度化,根据档案目标管理要求,建立健全一整套档案管理制度,如《各类档案立卷归档制度》、《档案保管制度》、《分管档案工作的领导责任制》、《主管档案工作的办公室主任责任制》、《专职档案员岗位责任制》、《档案保密制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案查、借阅制度》、《档案统计制度》等做到有章可循.并严格将档案管理的各项制度落到实处,使在公务活动中产生的文书、基本建设和设备、声像、荣誉实物等档案、资料实行了集中统一管理.制定各门类档案的分类方案,提高档案案卷的质量标准,充分发挥档案的潜在作用,方便利用,更好地为财政工作服务；建立各类档案统计台帐,如各类档案借阅登记薄、档案数量统计台帐等,做到台帐清晰规范.利用档案为该镇沉积多年的建校借款债务纠纷的妥善解决、村干部垫交农业税的及时准确兑付均提供了大量翔实的材料,使矛盾化解在萌芽状态.