企业人力资源外包的风险防范

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摘 要：随着知识经济的到来,企业所面临的竞争日益加剧,人力资源外包作为一种帮助企业提高效率、降低成本的新型管理模式,为众多的企业所采用.人力资源外包在使企业更加集中于战略发展和获取潜在竞争优势的同时,也使企业面临诸多风险,缺乏对其进行科学的评估和管理将为企业的长远发展埋下隐患.本文从战略层面和实务层面具体分析了人力资源外包所引发的风险,并在此基础上提出了规避对策.

关 键 词 ：人力资源外包 风险 规避

1.引言

1990年,美国学者Gary Hamel和 C.K. Praharad在《企业的核心竞争力》（The Core Competence of the Corporation）一文中,首次提出了“业务外包”（Outsourcing）这一概念.其核心思想是：组织在内部资源有限的情况下,为取得更大的竞争优势,仅保留其最具竞争优势的业务,而将其他业务委托给比自己更具成本优势和专有知识的组织.而在实际领域中,外包这种管理模式早在20世纪60年代的美国就开始出现了,在20世纪80年代后期,外包就已影响到日本、欧洲,并在全球范围内发展为一股潮流.

人力资源外包正是伴随着整个外包行业的发展而成的,所谓人力资源外包（Human Resources Outsourcing）,是指企业在自身资源有限的情况下根据需要将原来由企业自己进行的一项或几项人力资源管理工作或职能外包给第三方服务商或服务出售商,而企业支付给外包公司酬金的一种交易方式.

随着以全球化为特征的新经济时代的到来,产品日新月异而生命周期加速缩短,企业为了在竞争中获取优势,许多企业都积极进行组织结构及管理方式的变革与创新,努力朝着柔性化、扁平化、虚拟化的方向发展.“人力资源外包”作为一种能够有效帮助企业提高效率、降低经营成本,改善经营绩效,从而赢得竞争优势的新型管理模式,为越来越多的企业所采用和认可.1997年,Mckinsey公司调查研究表明,全球财富500强企业通过人事外包而使劳工成本削减了25%-30%.2003年,美国调研公司Gartner Inc.预测,世界人力资源管理外包市场产值到2008年将由2003年的255亿美元增加到372亿美元.[1]

但是,人力资源外包决不简单是将一些职能“扔”给服务机构而高枕无忧,在外包的决策、实施、管理等各个环节中,都有可能产生对外包项目本身、对企业人力资源管理乃至对于整个企业经营造成消极影响的风险因素.因此,企业在实施人力资源管理外包前,首先必须要识别潜在的风险因素,并在此基础上制定详细可行的应对方案,使得人力资源管理外包真正成为提升企业竞争优势的管理手段.

2.基于战略层面的人力资源外包风险分析

2.1由委托-代理关系引发的道德风险

在人力资源管理外包当中,企业作为人力资源的所有者（委托人）与外包服务提供商（代理人）签署外包合同,将部分或全部人力资源管理职能委托外包服务提供商代为管理,于是企业和外包服务提供商之间就形成了委托-代理关系.按照经济学中的“委托-代理”理论,委托人与代理人之间由于目标的不一致性,就很难避免“道德风险”的发生,即代理人在最大限度的增进自身效用时做出不利于他人的行为.

企业委托外包提供商代管部分或全部人力资源管理职能,其目标是尽可能利用外部专家在人力资源管理方面的专业技术、先进系统和特殊资源,节约人力资源管理运作成本,以获取最大利益.而外包服务商则除了追求最大额度的酬金以外,还可能产生诸如自身业务扩展、声望的提高、契约期内的虚假的业绩表现等要求.如一些专司招聘职能的猎头公司,其为企业招聘的人才也许并非是企业真正需要的人,而可能是猎头公司在该外包交易中可以赚取最大的酬金.因此,作为委托方的企业可能将为此付出较高的代理成本.

2.2由信息披露所引发的安全性风险

企业在外包合作过程中,必须向服务商披露大量企业内部的信息,一旦外包服务商工作失误或者恶意泄露,都会影响企业的信息安全.由于人力资源管理外包是一个新生事物,我国目前尚无相应的、完善的法律法规去规范外包行业的运作,一些运作不规范的外包服务商就有可能泄露企业经营管理方面的机密信息,特别是如果出现服务商因经营不善而倒闭,那么企业的合法权益将得不到保护.另外,如果公司重新选择新的外包服务商,就需与当初签订的外包公司解除外包关系.这时,则会涉及到如何处理与原外包商的关系以及如何避免公司人力资源信息泄漏或缺损等问题.因此,如何在保证服务商为外包服务的顺利开展获得足够企业信息的同时,保护企业信息安全,也是外程中必须妥善处理的问题.

2.3员工丧失工作安全感的风险

外包对于员工而言也是一种变革,原先的管理流程、职责分配及个人的职业发展定位都会有不同程度的改变,他们自然会产生各种顾虑和猜疑,这样会直接或间接地影响员工的工作情绪,从而加剧企业内部人员的流动,导致新一轮矛盾的加剧和内部冲突,不利于企业各部门开展业务,使得企业的生产、销售等各环节的效率下降.此外,由于外包是利用外部人才来承担企业的内部职能,所以在外包的同时,如果忽视了内部员工的作用,则会挫伤他们的工作热情.

2.4企业文化沟通的风险

这也是企业人力资源管理外包中最大的障碍之一.一个企业所拥有的独特文化、价值观念,是由企业在多年经营管理过程中逐步塑立形成的.人力资源部门对企业自身的文化建设起着至关重要的作用.由于外包服务商对企业文化认识的不足,难免造成沟通上的障碍,甚至会破坏企业文化,造成服务质量与效率的下降,导致外包的失败.

3.基于实务层面的人力资源外包风险分析

3.1员工招聘外包中的风险

首先,招聘过程不仅仅是企业对外部人才的甄选,同时也是企业向外界展示自我、吸引优秀人才的双选过程,有时甚至是争夺优秀人才的竞争过程,负责招聘的工作人员在为企业选拔合适人才的同时,也代表着企业的形象对外界展示.而问题则在于,外包服务商是否可以代表公司的形象、是否符合公司的企业文化并能够将公司的文化传播给广大求职者,如果服务商不能完好地向社会传播公司的文化及经营理念,或在展示方式、对待应聘者的态度等方面出现偏差,则可能对企业形象产生不良影响. 目前,中国在招聘方面的外包服务商主要包括中华英才网、前程无忧、智联招聘等几家公司,简历投递方式则主要通过上网填写相关信息并注册建立,先进的网络渠道使得很多公司将招聘信息及时发布于众,但是,这些外包服务商是否能够公平、负责地处理大量求职信,也令人担忧.

3.2员工租赁中的风险

派遣员工在服务期间,他们要接受用人单位的管理方式,更多地参与用人单位的培训和活动,随着时间的延伸,他们受用人单位的企业文化影响要比外包服务商方面更大.但由于身份影响,派遣员工与用人单位正式员工的地位、薪酬、福利、职业发展等方面存在一定甚至较大的差异,这样,派遣员工就会出现一些心理不平衡问题,这也是人力派遣服务员工管理的难点所在.成功的外包服务商则会通过员工培训、职业生涯规划等能方法对其员工进行合理引导,正确理解工作内容,培养其对自己所在公司的归属感；相反,派遣员工士气低下、流失率增加,从而无法保证服务的效果,用人单位因此也受直接或间接损失.

3.3薪酬福利管理外包中的风险

对于分支机构较多的大型企业来说,每月为员工缴纳“五险一金”成为公司人力资源部门简单重复的工作,虽技术含量不高但要求数据准确无误.也正由于该项工作看似简单重复,目前,薪酬福利管理外包成为人力资源管理外包中应用最普遍的一种,外包服务商为企业员工代缴保险和公积金,并为一些员工工资,而在这项外包服务中所隐含的风险也是最引人注目的.

由于在这项外包服务中,企业必须向服务商提供所有员工的工资以便服务商计算并为其员工代缴社会保险和公积金,而员工工资是一个公司需严加保密的机密数据之一,如若被竞争对手掌握其员工工资水平,则极易造成公司核心员工流失率的上升.

3.4员工培训外包中的风险

大多数企业希望外包服务商为其提供量身的员工培训服务,这就需要企业向服务商提供一定的培训要求和培训方案,而这往往使企业处于一个窘境：制定基本的培训要求和框架,服务商提供较低质量的服务；制定详细的培训要求及方案,则有培训经验外溢的风险.

4.合理规避人力资源外包风险的对策

尽管人力资源外包存在上述的诸多风险,但是从多数组织实践的情况看,人力资源外包不失是一种组织追求高效、灵活、弹性化,谋求竞争优势的有效途径.实际上,只要企业能够根据自身的实际,遵循合理的的外包流程,选择适宜的外包策略,那么就会减少和避免损失,从而保证组织人力资源管理外包活动的顺利进行,进而促进组织核心竞争力提升.

人力资源外包的流程可概括为下图：

4.1制定外包决策

在制定外包决策中,最重要的环节之一就是明确外包内容.企业必须明确人力资源管理职能中,哪些可以外包,哪些是不适于外包而必须限制在企业内部进行的.合理的做法应当是将事务性的工作,如工资发放、档案管理等外包出去,保留支持企业核心能力的人力资源工作,如绩效考评等,从而使人力资源管理人员的精力更多地投入到具有战略意义的核心职能,如人力资源战略制定、人力资源规划等工作中.这样既规避了风险,又无形中提升了人力资源部门的地位,减少了人力资源管理人员在外程中的危机感.另外,外包内容还应根据企业自身的实际情况进行选择,如企业自身在规模、性质、文化、制度等方面确实没有对一些职能进行外包的可能和必要,就应该做出理性选择,切忌追逐所谓的潮流.

同时,人力资源实行外包管理,打破了企业原有的平衡稳定关系,难免遭到来自员工和人力资源部等各方面的阻力.为此,必须事先对人力资源外包进行适当宣传,向员工解释外包的必要性和可行性,尽量使员工在理解和满意的情况下接受管理方式的变革,从而为成功实现人力资源外包做好充分的准备.

4.2选择合适的外包服务商

对服务商的选择,可以从三个方面来考察,一是专业性,服务商是否具备一定的专业水平,他们的服务质量是否可靠；二是信誉度,服务商在处理一些机密性的问题时,能为客户保密,即使在竞争对手的利益诱惑下,是否能为其所不动,特别是客户口碑,通过曾与服务商合作过的客户的反映,可以更加客观地了解该服务商的水平资质；三是经济性.外包最主要的目的就是为了提高效益,节约成本,也就是要进行成本效益分析.结合上述标准,企业应基于成本收益分析,尽量选择实力雄厚、公司历史较长、有本行业企业服务的丰富经验、在合作的内容上具有专长、以及客户评价良好的服务商.在与服务商签订合同时,也要特别注意考虑来自服务商方面的风险问题,在外包项目预期效果、阶段考核、信息安全、损失赔偿等方面的条款应当明确详细.

4.3建立严格的监控机制,管理外程

在实施人力资源外包后,企业要对其全过程,即从合约的签订到解除进行风险监控与管理,以便在风险出现后及时采取补救措施,最大限度地保护企业利益.在全过程管理中,企业要制定人力资源管理外包的总目标和分阶段目标,外包服务商要根据这些目标,并结合企业实际情况,提出具体的工作计划和组织措施.同时,企业也应该建立相应的同步控制体系和信息反馈系统,跟踪检查和分析外包服务商行动结果与企业计划目标的偏离程度,并在必要时进行调整.

4.4建立外包风险预警管理系统

在进行人力资源外包时,建立风险预警体系是非常必要的.这样企业能够时刻关注外程的变化,防患于未然,减少企业的损失.同时,企业的人力资源经理应与外包商保持密切、有效的沟通,这样既有助于企业学习外包商专业的人力资源服务,更重要的是可以及时发现问题并加以解决,然后采取因地制宜的措施,弹性处理人力资源业务,以便更好地规避人力资源外包的风险.

总之,企业只有慎重选择人力资源外包,确定合理的外包模式,保持对外包业务的动态监控和管理,才能规避外包中可能出现的风险,从而使外包真正成为增强企业竞争力的砝码.