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1.异构数据问题
企业的信息化系统中,关系型数据库系统与OFFICE的Excel数据表格处理系统属于不同的数据处理类型,它们之间的数据通讯涉及到异构数据通讯的问题.
现在的会计电算化系统都是基于大型的关系数据库,如SQL Server、ORACLE等,运用了Form表单和文本框、命令按钮等控件,以及视图与用户进行数据交互,具有良好的关系运算能力和数据安全性能.但是,它们的格式是系统事先编程设定的,用户无法灵活地根据各种变化自行设置处理格式.实际中,用户使用会计电算化系统的同时,往往还要使用EXCEL格式的报表.甚至很多的时候,用会计电算化系统处理数据后打印出来,再人工输入到EXCEL中做指定格式的处理.例如会计核算中的管理费科目涉及到几十个二级科目甚至三、四级科目的数据分析,都是从会计电算化系统打印出来再输入到EXCEL中进行处理的,因为对关系数据库不编程的话,用户是无法制作像EXCEL那样的任意格式的透视表.在技术上,大型关系数据库要保证系统的安全性、数据完整性而不能够提供给用户透明功能.另一方面,财会人员有时会通过EXCEL表收集大量数据,如工资考勤数据、物资出入库数据、销售报表数据等,财会人员要从EXCEL中人工输入到会计电算化系统中,一是增加了财会人员的工作量,二是二次输入数据会增多错误几率,三是无法保证业务工作的及时性.本课题通过技术开发,实现会计电算化系统数据库与EXCEL的自动通讯,解决信息系统应用的实际问题.
2.关键技术
2.1 开发异构数据通讯接口
随着信息技术的发展,各个厂商的关系数据库系统都已遵守开放性国际标准,如ODBC（开放性数据库互连）是与操作系统平台、开发语言工具及管理信息系统开发模式无关的技术标准.
开发大型关系数据库与EXCEL表的异构数据通讯接口,首先要配置ODBC连接关系数据库,即建立系统将要用到的数据源.WINDOWS环境下,在“我的电脑”——“控制面板”——“管理工具”——“数据源ODBC”下,选择会计电算化系统所用的数据库系统如SQL Server,设定数据源名称例如“SJY”.配置过程中需要进行测试,如果SJY与SQL Server不能够成功连接的话,那么需要检查网络通讯权限、SQL Server数据库用户登录权限、连接SQL Server数据库的方式等问题.一般地,查阅数据库操作手册,再与管理员协调,就可以成功配置数据源.
其次,建立通讯接口运行的表单或窗体.开发工具以Visual Basic6.0（简称VB）为例,设计窗体Form1,在Form1上添加ADO（Active Data Object,ADO）控件例如ADOC1,修改ADOC1的属性,DataResource为ODBC中配置的SJY.在Form1上可以添加Grid控件用以可视化操作数据.
最后,建立EXCEL的Sheet数据对象.方法是在窗体Forn1上某操作控件的click事件里增加如下代码,定义Excel对象、工作簿和工作表：
Dim Mybook As Excel.Workbook
Dim Mysheet As Excel.Worksheet
Set Myxls等于CreateObject（“Excel.Application”）
这样,利用WINDOWS的ODBC数据源和开发工具VB的窗体,建立了关系数据库与Excel的数据通讯接口.
如果会计电算化系统采用的不是SQL Server数据库系统,而是其它的数据库系统例如Oracle、Informix、DB2,甚至VFP、ACESS等,只要修改上述第一步配置的ODBC即可.所以设计的数据通讯接口具备了通用性.
2.2 建立数据转换关系表及数据完整性约束规范
关系数据库与Excel建立的通讯接口,提供了两个系统之间的数据传输通道.但会计电算化系统里的数据具有较高的安全性要求,要避免错误的数据、不符合规范的数据进入数据库系统,也要防止非法用户获取数据库里的数据,所以在建立的数据传输通道接口的基础上必须建立数据完整性约束规范.主要的方法是,在会计电算化数据库系统上建立若干个数据转换关系表,表中设置“源数据项”、“目标数据字段”、“操作权限”,以及数据使用频率等属性.系统在工作时,只有在关系表中预先设置的数据项,在有权限的操作下才可以传输.
另外,由于Excel数据项的属性比较宽泛、不太严格,而关系数据库的字段属性有完整性约束要求,在将Excel数据传输到会计电算化数据库系统过程中特别要注意类型、宽度等问题.对于数据转换关系表字段上的“参照完整性约束”功能,要在数据转换前完成完整性约束检验.如果Excel表格上使用了公式、函数、引用,以及宏功能的话,那么一般的处理方法是刷新Excel,即强制运行Excel中的各种功能而产生系统可以转换的数据.在系统数据转换过程中,不需要再考虑Excel里的公式函数等问题了.
2.3 数据库表触发机制
实现会计电算化数据库系统与Excel的数据自动传输功能,就要保证两个系统的实时通讯功能.
对于从Excel到会计电算化数据库的数据传输转换,实现的方法是用户退出Excel时运行VB Description宏,自动启用系统接口控件,将数据传输到目标表中.用户在处理Excel时,一般地会多次修改数据,所以用户不需要每修改一个数据项就向会计电算化系统传输一次,而可以等到一张Excel表处理结束时再集中传输数据.
对于从会计电算化数据库到Excel的数据传输转换,使用数据库表触发器机制.会计电算化系统数据库表的数据很多是自动处理生成的,系统需要设置三类触发器（插入、删除和更新）,只有表中数据发生变化时就自动向Excel目标传数据.触发器设计需要对数据源表的字段属性修改,需要与会计电算化系统管理员联系索要权限、需要认真阅读会计电算化系统的技术文档. 2.4 存储过程和视图技术
一般地,关系型数据库系统的安全性高于Excel系统,而且目前大多数用户的会计电算化系统是C/S和B/S的架构,在系统安全运行的基础上要考虑系统的运行速度问题.存储过程技术是将一些程序安排在服务器上运行,接受用户端的请求,获得运行的参数,再将运算结果传到客户端,极大地减少了网络数据的传输量,提高了系统运行速度.因此要尽量地设计存储过程满足客户端程序的调用.
视图技术可以基于数据库表和视图、有选择、有权限地使用某些字段,它既保证了数据的安全性,又提高了系统运行效率.存储过程和视图都是设置在会计电算化系统环境下的技术,可以满足上述接口控件的调用.
3.系统实现
会计电算化系统数据库与EXCEL实时自动通讯的功能在实际工作中有许多应用,例如,人力资源管理、工资管理、仓储管理、销售管理、供应管理等基础管理中都会运用Excel处理各项数据,再汇总给会计电算化系统.下面设计了会计电算化系统数据库与EXCEL通讯的通用实现方法.
3.1 主要技术环境
会计电算化系统使用的是SQL Server2003数据库系统,Excel是OFFICE2003组件,开发工具是VB.
如前所述,配置ODBC数据源SJY；VB中需要增加一个组件,即在“工程”——“部件”——“控件”中选中“Microsoft ADO Data Control6.0（OLEDB）”,增加两个引用,即在“工程”——“引用”中选中“Microsoft Excel 11.0 Object Library”和“ExcelCtl Type Library”.设计一个窗体Form1,添加两个按钮：从数据库到Excel数据转换按钮（COMMAND1）、从Excel到数据库数据转换按钮（COMMAND2）.
3.2 从数据库到Excel数据转换方法
主要功能代码写在COMMAND1按钮的Click事件里,Data1控件的数据源是SJY.
程序开始几句是如前所述的定义数据对象的语句,另外语句如下：
Data1.Refresh''数据源初始的时候必须刷新,否则下面对它的处理会报错.
If Not Data1.Recordset.EOF Then Data1.Recordset.MoveFirst
For i等于1 To Data1.Recordset.RecordCount+1
For j等于1 To Data1.Recordset.Fields.Count+1
MlexGrid1.Row等于i-1
MlexGrid1.Col等于j-1
sheetA.Cells（i, j）等于MlexGrid1.Text
sheetA.Cells（i, j）等于MlexGrid1.Text
Next j
Next i
上述程序还要考虑数据库表中数字的字符型格式,处理过程中要将它转换成文本类型,否则数据丢失.
3.3 从Excel到数据库数据转换方法
实现本功能的关键代码有如下三句,写在COMMAND2按钮的Click事件里.
第1句,数据源连接语句：
ConnectionA等于“DSN等于TestServer,UID等于,PWD等于,APP等于
SJY,WS|D等于,DATABASE等于CWGL”
第2句,SQL表达式：SQLA等于“select * into table1 from sheet1”
第3句,SQL执行命令：Db.Execute （SQLA）
在第2句中sheet1是Excel的工作表1,它的数据全部导入到数据库的table1表中,而table1会根据数据转换关系表约定的规范自动检查传入的数据是否合理.实现上述3句代码的方法还有很多,但本文开发出来的程序执行效率最高、安全性最好.
总之,随着企业信息化应用水平的提高,会计电算化系统与其它应用系统的关系会越来越密切,本课题研究的技术可以广泛地运用到异构数据通讯方法中,实现信息处理的安全和高效.