高校会计电算化管理的内部控制

本论文为关于内部控制会计学专业专科毕业论文,关于高校会计电算化管理的内部控制相关大学毕业论文，可用于内部控制论文写作研究的大学硕士与本科毕业论文开题报告范文和优秀学术职称论文参考文献资料下载。免费教你怎么写内部控制及计算机及电算化方面论文范文。

电子技术的迅猛发展推动了高校会计电算化的实施,高校财务管理工作的效率得以提高,工作质量也得到了加强.然而,在会计电算化中,内部控制由人工控制变为人和计算机共同控制,原有的内部控制已无法适应会计电算化信息系统的要求,这在一定程度上制约了会计电算化的发展.因此,探讨研究如何在新环境下建立行之有效的内部控制体系十分必要.

一、会计电算化对高校会计内部控制体系的影响

(一)对内部控制方式的影响

手工会计系统中,内部控制的方式主要是人员的内部牵制制度.会计电算化后,会计账务实行集中化处理,昔日应由会计人员处理的有关业务事项,现在可能由其他业务人员在终端机上一次完成,昔日应由几人或几个部门按预定的步骤完成的业务事项,现在集中在一人或一个部门完成.因此,传统手工会计下进行的一些内部控制措施显得有些多余,甚至没有必要.例如：制作各类汇总表,试算平衡的操作,总账、明细账核对,凭证及账户的平衡检查等等.这一系列的工作都将由计算机中的软件自动完成,会计电算化通过人对会计软件的操作实现了企业的内部控制.

(二)对内部控制对象的影响

手工会计系统中,企业的经济业务发生均记录在纸张之上,其内部会计控制对象是处理会计业务的财务人员和相关处理程序,只要制定了相应的岗位责任制和内部牵制制度,就可以保证会计信息的正确性和资产的安全完整.会计电算化将计算机技术引入了会计操作实务中,会计信息转变为以文件等记录形式储存在磁性介质上为主.其内部控制的对象不仅仅是负责数据输入的财务人员,而且还涉及对计算机的控制.例如,对计算机硬件的维修、对计算机软件的分析、程序的编制、操作人员的维护、信息安全的保障等等问题.

(三)对控制舞弊与犯罪难度的影响

手工会计系统中,高校的经济信息都反映在纸质凭证和账簿中,主要通过不相容职位的分离和必要的签字授权等方式防范.在会计电算化中,由于储存在计算机磁性媒介上的信息容易被篡改,有时甚至能不留痕迹,加之数据高度集中,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件并进行复制、伪造、销毁等.因此,计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性.但另一方面,由于信息系统的高效率,业务的完成可以由经办该项业务的所有人员实时控制,特别是可以跨部门、跨单位实时自动控制,业务处理过程可以在不同部门的相互协作和相互监督下几乎同时完成,避免了手工会计下业务处理分部门单独封闭运作,串通舞弊的难度加大,降低了串通舞弊的概率,提高了内部控制水平.

(四)对授权审批制度的影响

授权审批控制是高校常见的、基础的内部控制,要求会计相关工作的各级人员必须在规定范围、权限内完成有关的经济业务事项.在手工会计系统中,对于一项经济业务的各环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章.实行会计电算化后,由于电算化功能和知识高度集中化,需要直接授权的业务减少,会计人员的职能开始从核算型向管理型转移.某些人员既从事数据的输入,又负责数据的输出和报送.因此,必须适当使管理的控制权上移,严格授权审批制度,加强内部控制,避免出错和舞弊的风险.

二、构建高校会计电算化下的内部控制体系

为了预防和减少电算化会计系统的安全风险,保证会计信息的可靠性和准确性,为领导层做出决策提供保障,必须建立严格的内部控制.具体来说,构建高校会计电算化的内部控制体系可分为以下几方面：

(一)组织管理控制

组织管理控制的目的主要是使有关人员相互牵制、相互制约,避免越权处理活动的进行,以此来防止差错、舞弊和犯罪行为的发生,保证电算化系统的可靠运行.组织管理控制的基本原则是不相容的职责由不同的人员或部门来承担,基本目标是建立恰当的组织机构、职责分工、上机管理、档案管理的体系.高校组织机构的设置必须适合高校的实际规模,符合高校总体经营目标.内部控制的关键点就在于不相容职务相分离,需分离的职责主要包括：系统开发、系统应用与操作、系统档案管理.上机管理措施包括轮流值班制度、上机记录制度、完善的操作手册等.计算机会计系统有关的资料应及时存档,保存完好,高校应建立起完善的档案制度,加强档案管理.

(二)日常操作控制

日常操作控制主要包括经济业务发生控制、输入控制、数据处理控制、输出控制和数据储存控制等.高校应建立有效的操作控制方法和手段,设定电算化软件相应的控制程序.

计算机处理数据的能力很强,处理速度非常快,一旦出错,影响极大.应对输入的数据进行严格的控制,甄别、拒纳各种无效的、不合理的及不完整的经济业务,保证数据输入的准确性.控制只有具有相应权限的人才能执行输出操作,使用日志的形式记录下每个会计操作人员的机号、登录日期及时间、所做的操作等情况,并经常性检查和监督系统操作.为了确保计算机会计系统产生的数据和信息储存安全,高校对于输出的磁介质的会计资料应及时分类,注明内容和时间等信息,专门资料专门建档.同时设置文件修改、资料分发与保管的登记簿,详细记录输出资料的名称、编号、打印份数、日期以及各种会计报告的使用人、发送份数等,并需经手人签字,以防丢失、错发、漏发.

(三)人员职能控制

由于会计电算化知识与功能的相对集中,要求高校制定完善的人员职能控制制度,明确职责分工,以防止对处理过程的不适当干预.所谓职责分工是将电算化部门与用户部门的职责相分离.用户部门指产生原始数据的部门或人员.在这两者之间进行职责分工的目的,是尽可能保持不相容职能(如业务授权、执行、保管和记录)的分离,以及在电算化部门内部的职责分离.明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限,对操作要严格管理,要求养成定期更换的习惯,杜绝未经授权人员操作会计软件；预防已输入计算机的凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿；操作人员离开机房前,应执行相应命令退出会计软件；根据本单位实际情况,由专人保存必要的上机操作记录,记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容.

(四)系统安全控制

应当保障计算机及其配套设备、设施的安全,运行环境的安全,保障信息的安全,保障计算机功能的正常发挥,以维护计算机信息系统的安全运行.

保证机房设备安全和计算机正常运行是进行电算化会计的前提条件.要经常对有关设备进行保养,养成经常性除尘、检查防水、防火、室内通风等习惯,保持机房和设备的整洁；要定期检查会计电算化软件的系统.以确保设备的安全运行；应配置UPS电源,以防止因突然性停电而造成的会计数据丢失；确保会计数据和会计软件的安全保密,防止对数据和软件的非法修改和删除；会计数据一般存储在硬盘、U盘或光盘等外存储器中,为防止当磁性介质受潮、受热、被磁化而损坏后 导致信息丢失,对磁性介质存放的数据要保存双备份；在软件修改、升版和硬件更换过程中,要保证实际会计数据的连续性和安全性,并由有关人员进行监督；健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施,保证会计数据的完整性.

(五)内部审计控制

内部审计既是高校内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排.“人机”对话的特殊形态对内部审计提出了更高、更严格的要求.内部审计人员应对电算化会计系统的管理及控制制度进行研究和评价,指出其薄弱环节,提出改善意见,促使高校加强电算化会计系统的管理和控制.具体内容包括：①参加系统开发过程,了解核算和审查中的程序设置,提出改进措施,防止存在漏洞.②对会计资料定期进行审计,如检查会计账务处理是否正确,凭证附件是否规范完整,审核费用签字是否符合本单位的内控制度等.③审查机内数据与书面资料的一致性,如查看是否做到账表相符,对不妥或者错误的账表处理应要求及时调整.④监督数据保存方式的安全性、合法性,避免非法修改历史数据的现象.

高校内部审计可通过计算机外部审计法、编程验证法、计算机联网审计法等实施审计,提高效率,保证质量.

三、完善高校会计电算化管理内部控制的措施

(一)提高电算化会计人员素质与工作水平

目前,计算机应用越来越普及,会计人员素质在逐步提高,高校也非常注重会计人才的培养和发挥.但是会计电算化给会计工作增添的新内容和新方法,会计软件的普遍适用性与个体使用的特殊性矛盾等,都对会计人员水平提出更高要求.会计人员应当更新知识结构,充分理解会计作为管理信息系统子系统的含义,树立会计信息化的观念；掌握必要的网络和应用软件知识；争取根据实际工作情况参与或进行软件的二次开发,努力使会计软件中固有的一些内部控制措施得到落实.

(二)重视会计软件的选择

在电算化会计条件下,会计核算和管理的质量取决于会计软件质量.为了建立健全电算化内部控制系统的内部控制,必须重视会计软件的选择工作.

(三)完善内部控制基础工作

防范和杜绝经过电算化会计软件舞弊方式的最佳方法就是设计合理、有效的管理制度并严格执行.高校应根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要,设立必要的基本会计岗位和电算化岗位.基本会计岗位包括会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等；电算化会计岗位包括电算化主管、系统管理员、系统操作员、系统维护员、审核员、档案管理员等.电算化会计中岗位授权和权限控制非常关键,既要有利于电算化工作职责明确、规范协调,又要保证相互牵制、职权分离.在保证会计数据的安全前提下,岗位人员应进行必要的更换,并及时变更职能授权和登陆.