会计电算化系统的现状

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摘 要:随着经济形势的发展,会计电算化必须与之相适应,才能促进工作的高效率.文章分析了我国会计电算化系统的现状及存在的问题,同时提出了相应的对策.

关 键 词 :会计电算化 会计核算 现代化

中图分类号:F234文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2010)03-170-02

会计电算化是会计工作中应用电子计算机技术的简称,是一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学为一体的边缘科学,其目的是运用最新科技成果,以现代化的电子计算机代替手工记账、算账、报账,以及代替部分由人脑完成的会计管理和辅助决策.会计电算化是现代社会化大生产和新技术革命的必然产物,是会计发展史上的一次重大变革,必将对会计理论和实务产生深远的影响.

经济形势的日益发展,会计电算化必须与之适应,才能促进工作的高效率.从会计系统的情况看,各单位运用会计电算化的程度不一,主要的现状为:(1)一部分单位没有实行利用电子计算机进行会计核算和治理,已使用的部门、单位大多数只停留在简单的应用阶段,如工资的发放、报表的简单汇总等,(2)会计电算与手工核算并存,不具备“甩账”条件,(3)所使用的会计核算软件的规范性、适用性差,不能满足会计核算工作的需要,(4)缺乏既懂会计又能熟练把握电子计算机的“复合型”人才,(5)会计核算软件的开发进展缓慢.

会计电算化在实践过程中不断地完善,虽然存在一定风险,但只要严格按会计电算化的流程,可以得到有效地控制.

一、提高对会计电算化的认识

我们必须认识到会计电算化不仅改变了会计核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法,扩大了会计数据领域,提高了会计信息质量,而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术,因而推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善,促进了会计管理制度的改革,是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革.从表面上来看,会计电算化只不过是将电子计算机应用于会计核算工作中,减轻会计人员的劳动强度,提高会计核算的速度和精度,以计算机替代人工记账.而实际上,会计电算化决不仅仅是核算工具和核算方法的改进,而且必然会引起会计工作组织和人员分工的改变,促进会计人员素质和知识结构、会计工作效率和质量的全面提高,转变会计工作职能,推动会计理论和会计技术的进步.比如具有数据集中存放和管理特征的“电算化会计”,采用先进的数据库及数据仓库技术,实现了数据分类集中存放,完全取消了各种会计明细分类账和对账操作,各种报表数据均能通过数据共享及时而准确地取得.

人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性.多数单位电算化都是应用于代替手工核算,仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手,根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性,使现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务.同时,在软件更新及硬件投入等方面支持力度不够,更不用说建立企业内部局域网以及注册自己的网站,根本没能利用信息技术优势来提高企业运作效率.这种认识对会计电算化的发展十分不利.

二、建立健全完善的会计电算化管理制度

管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法,以及较完整的规范化的数据,会计基础工作主要指会计制度是否健全,核算规程是否规范,基础数据是否准确、完整等,这是搞好电算化工作的重要保证.因为计算机处理会计业务,必须是事先设置好的处理方法,因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化,才能使电算化会计信息系统顺利进行.没有很好的基础工作,电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据,电算化工作的开展将遇到重重困难.

电算化会计虽然以计算机为计算工具,但其整个信息处理过程仍表现为计算机与人工的结合.计算机对数据(信息)的处理是通过程序来进行的,系统内部控制方式均要求程序化.比如,对操作权限的限制有程序,验证借贷金额是否平衡有校验程序等.同时,由于数据处理的人机结合和系统内部控制方式程序化,使得系统控制复杂化.其控制点由手工会计对人的控制转到对人和机器两方面的控制,控制的内容涉及人员分工、职能分离和计算机软、硬件的维护,以及会计信息和会计档案的保存和保管.

会计人员的现代化管理意识,在整个企业管理现代化总体规划的指导下做好会计电算化的长期、近期发展规划和计划并认真组织实施,重新调整会计及整个企业的机构设置、岗位分工,建立一系列现代企业管理制度,提高企业管理要求.还要修改扩建机房,选购、安装、调试设备,自行开发或购买会计软件,培训会计电算化人员,进行系统的试运行等等工作.以上所列的各项工作必须做好,否则电算化会计系统将不能正常工作,有损于会计电算化的整体效益并使其不能深入持久地开展下去,会计和企业管理现代化将无法实现.

三、做好会计电算化理论的研究

理论是行动的先导,会计电算化事业的发展依赖于电算化会计理论的发展,电算化会计理论研究的滞后,会制约会计电算化软件的成熟与发展.因此,电算化会计理论是指导、推动会计电算化在新的基础上不断完善和发展的实践指南.

电算化会计产生和发展的过程,也是突破传统会计观念,对现行会计理论和方法提出新问题、新课题,以及研究和确立新的理论和方法的过程.如电算化会计在系统设计、工作组织、信息处理及账务处理程序等方式和方法上的改变,本身就是对现行会计理论和方法的突破和完善.虽然从短期看,这些影响只是渐进性的.但从长期看,随着电子技术的飞速发展和电算化信息系统的普及应用,新的问题和新的课题将不断出现,如信息处理网络建立后,企业将如何做到既及时、合法地提供会计信息,又能有效保护商业秘密,两个会计子系统实现结合后,如何改进现有财务报告,信息经济将对现行会计理论和方法产生什么影响等.对新课题进行深入研究,必将形成新的会计理论和方法,而新的会计理论和方法的确立,又将使电算化会计在新的基础上获得进一步完善和发展.传统的会计电算化理论主要研究如何用计算机实现手工系统的工作,而没有对系统提出更高的具有其自身特点的要求,这是远远不够的.电算化会计理论即研究实现电算化后的会计信息系统组织、会计核算的程序和管理制度,会计核算的方法,以及用计算机作为主要的核算工具后对会计理论、会计制度的影响和会计工作的新特点.电算化会计理论的研究确定了电算化会计信息系统的基本功能体系、运作规范及特点、审计接口、会计档案等基本要求,它一方面符合手工会计的基本要求,同时又具有自身的独有的特点.电算化会计理论的基本问题研究透彻了,会计软件的研制就有了明确的方向和目标,才能更符合会计、审计工作的实际要求,从而使会计电算化软件更好地服务于会计工作,以实现会计电算化的效益原则.

四、培养会计电算化的复合型人才

会计电算化的主要问题之一是人才的问题,它需要既懂计算机知识又有一定会计业务知识的复合型人才.很多企业人员培训是在电算化信息系统建立之后,在这段时间里,电算化会计信息系统不能发挥效益,造成了设备的闲置,相当于造成了流动资金的积压.因此,各单位应该从建立电算化会计信息系统一开始,或者提前一段时间就着手人员培训.人员培训包括系统建立前、系统建立中(对自行开发系统)和系统建立后三个阶段的培训.人员的培训要注意以下几个问题:一是要注意人才层次,既要有部分高级人才,也要有部分一般人员.包括系统管理人员、系统维护人员和各类操作人员.二是要注意年龄层次,在每个年龄段都有,便于人才的传帮带.三是注意知识结构,会计电算化人员中,既要有会计人员,又要有计算机人员,还要逐步培训复合型人才.培训的内容包括系统计算机基础环境认识和使用,对自行开发系统还应进行有关业务人员如何更好地配合系统开发,设计人员了解现行会计业务和建立目标系统的培训,以及各级、各类人员的职能培训,等等.

目前,不少单位的电算化人员是由过去的会计、出纳等经过短期培训而来,他们在使用微机处理业务的过程中往往是除了开机使用财务软件之外,对微机的软硬件知识了解甚少,一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时,就束手无策.即使厂家在安装会计软件时都作了系统的培训,但一些从未接触过计算机的会计人员入门还是很慢,而且在上机时经常出现误操作.一旦出错,可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流,使系统数据丢失,严重的导致系统崩溃.这种低素质的会计人员是不能胜任会计电算化工作的.

会计电算化,给会计工作增添了新内容,从各方面要求会计人员提高自身素质,更新知识结构.一方面为了参与企业管理,要更多地学习经营管理知识,另一方面还必须掌握电子计算机的有关知识,好的会计基础工作和规范的业务处理程序,是实现会计电算化的前提条件,所以会计电算化也要求促进会计工作的规范化.

会计电算化促进会计工作职能的转变,引起会计人员知识结构的变化和会计人员素质的提高.电算化会计使会计工作效率的提高和会计人员劳动强度的降低,会计人员有更多的时间参与企业经营管理,促进会计工作职能发生转变,以适应形势发展的需要,从而形成复合型人才.

要提高会计人员计算机业务素质,必须大力加强人才培训的力度.企业应立足于国际水准,培养或聘用一批高级技术人才,他们能够掌握国际先进技术,精通信息技术,熟练应用会计电算化,推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变.各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识,维护软件正常运行,掌握计算机先进技术,培养复合型人才,为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件.另外,培养复合型人才,可以在大专院校开设会计电算化专业或在财会专业中增设计算机编程、维护等课程,可以让财会人员进修计算机课程,还可以让计算机人员、在岗人员实习并进修财会知识.

同时,要加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划,要注重实效,不搞一刀切.会计电算化考试、培训应遵循自愿原则,只有准备实行会计电算化的单位,才要求会计人员培训,其会计人员必须取得会计电算化合格证,财政部门在进行账务审批的同时审查其会计人员的资格,这样可以做到学以致用,学习目的性强,效果好,对暂时或一段时间内不准备实行会计电算化的单位,其会计人员的培训则可以暂缓,避免人力、物力的浪费.培训的内容要切合实际工作需要,学了就能用得上.对会计人员、系统维护人员、系统管理人员,应按不同内容、不同要求进行培训.对系统维护人员,应尽量聘用社会上的计算机专业人员,毕竟,计算机系统维护是一项专业性很强的工作,对这些计算机专业人员只要进行简单的会计培训,就可以收到良好的效果.

五、加强会计信息系统的安全性、保密性

当前几乎所有的软件系统都在为完善会计功能和适应财务制度大伤脑筋,却没有几家软件公司认真研究过数据的保密问题.

1.为了对付日益猖獗的计算机犯罪,国家应制定并实施计算机安全法律,在全社会加强对计算机安全的宏观控制,政府主管部门还应进一步完善会计制度,对危害计算机安全的行为进行制裁,为计算机信息系统提供一个良好的社会环境.

2.对于重要的计算机系统应加电磁屏蔽,以防止电磁辐射和干扰.制定计算机机房管理规定,制定机房防火、防水、防盗、防鼠的措施,以及突发事件的应急对策等.

3.必要的内部控制.在电脑网络环境下,某些内部人员的恶意行为及工作人员的无意行为都可能造成会计信息的不安全性,因此建立内部控制制度是必要的.第一,实行用户权限分级授权管理,建立网络环境下的会计信息岗位责任.第二,建立健全对病毒、电脑的安全防范措施.第三,从电算化网络软件的设计入手,增加软件本身的限制功能.第四,建立会计信息资料的备份制度,对重要的会计信息资料要实行多级备份.第五,强化审计线索制.第六,建立进入网络环境的权限制.

4.增强网络安全防范能力.网络会计实现了会计信息资源的共享,但同时也将自身暴露于风险之中,这些风险主要来自泄密和网上的攻击等.为了提高网络会计信息系统的安全防范能力应采用一些措施,例如,采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等.

5.加强数据的保密与保护.在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段.另外,还可以考虑硬件加密、软件加密或把系统作在芯片上加密等机器保密措施和专门的管理制度,如专机专用、专室专用等.

6.加强磁介质载体档案的管理.为确保档案的真实性和可靠性,实行纸质档案和新型载体档案双套保管,并逐渐向完全保管新型磁介质载体过渡.

六、做好电算化会计档案管理工作

为了更有效地做好电算化会计档案管理工作,我们必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作.

1.电算化会计档案的收集.所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内如一个会计年度,把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而脱离于原计算机系统的会计档案.财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统.除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等.

2.电算化会计档案的管理与保存.由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性.在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等.对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查、复制,防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失.

此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性.因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或产生某些预料外的错误.因此,笔者建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的.显然,其收集与管理工作也是比较艰巨的.

3.电算化会计档案的利用,即电算化会计档案的调阅.在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的Ç

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以上这些问题是会计电算化进程中经常遇到而又必须重视和及时解决的问题.这些问题如若不重视或不及时解决,将严重阻碍我国会计电算化向更深层次的发展,如若重视并及时解决这些问题,必然会促进我国会计电算化向更深层次发展,最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量,更好地为提高各级企、事业单位现代化管理水平和提高经济效益服务.

总之,建立电算化会计信息系统不仅是会计发展的需要,而且是经济和科技发展对会计工作提出的要求,是时展的必然产物.会计电算化的优越性是不言而喻的,它有利于加强企业的财务管理与会计核算,有利于充分发挥会计参与企业经营决策,为企业管理工作的现代化奠定基础.因此,全面建立电算化会计信息系统势在必行.