建筑企业施工合同与索赔管理

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摘 要：详细研究了建筑企业施工工程索赔机会的分析与处理,并对成功索赔的要素展开探讨,这为施工企业如何进行索赔管理,管理什么,提供了参考价值.合同管理不善是引起索赔产生的重要因素,施工企业应注重索赔和合同管理,笔者也给出了完善合同管理的相关建议.

关 键 词：建筑施工；索赔；合同管理

中图分类号：F27文献标识码：A文章编号：1672-3198（2008）11-0315-02

0前言

有些建筑施工企业由于管理不善,缺乏经验,索赔事件仍呈不断上升趋势,大案要案增多,且索赔数额巨大.因此,对索赔进行深层次的分析,有助于承包商树立索赔意识,加强索赔管理,做好索赔工作,维护自身的合法经济利益.

1建筑企业施工索赔机会的分析和处理

1.1索赔机会的分析

建筑企业施工承包实践表明,合同条款的分析与运用,工程进度分析和成本分析,是搞好索赔机会分析的重点所在.

（1）合同条款分析和运用.

项目合同是工程索赔的重要依据,无论承包商还是业主,都必须信守合同,平等诚实,按合同规定办事,否则,一旦给对方造成经济损失,都应当予以补偿.应用工程合同条款进行索赔,则必须熟悉和掌握有关合同条款,领会合同条款的实质精神,但应用合同条款索赔不是孤立的用单一条款,往往一项索赔事件发生时,会涉及几个合同条款,需要综合考虑予以应用,合同条款的规定一般都相当严谨和具有逻辑性,但不乏其灵活性,同一索赔事件,也有因引用合同条款不同而发生争执.因此,做好合同管理,熟悉合同条款及有关法律法规对索赔工作人员来说显得尤为重要.

（2）工程进度分析.

在工程施工中,制订和执行工程进度计划是很重要和严格的,工程进度计划的制定应符合客观情况,综合考虑承包商自身的组织管理,施工技术,人员及机具安排等,使计划切实可行,依据合同规定,合同双方均受到进度计划的约束,无论业主还是承包商,若工作偏离了进度计划,会给正常的工程进度计划执行造成干扰,使对方蒙受损失,则应给予补偿.

工程进度计划的执行过程中,由于主观或客观因素的干扰,与实际进度总有差异,对承包商来说,一方面要积极地调整进度计划,另一方面分析和比较实际进度和计划进度之间的差异原因,是否存在着可据以索赔的工程变更、业主延误干扰等情况,以便及时抓住索赔机会,进行索赔.

适时进行索赔,要求承包商将工程实施过程中的索赔事件,按发生的时间次序与整个工程的进度安排,统筹考虑,以免拖延不决,如对每一个索赔事件的发现、申请、查证和协商解决等,花费或拖延很长时间,一旦拖至工程完工,索赔要求就会成为一纸空谈.

对于索赔机会的寻找和分析,应该从投标阶段开始,一直延续至工程施工全过程.

（3）工程成本分析.

工程成本差异分析是有效成本分析的重要内容之一,成本差异可以由多种原因引起,若是由非承包商的客观原因或业主原因造成,承包商则可针对这种差异分析提出索赔申请,若是由承包商自身施工管理或技术上的错误,或预算上有误,可通过合理的成本差异分析发现错误,并予以改正.承包商要发现和把握索赔机会,保持准确的工程成本记录与财务核算是其索赔的基础,可以统计分析出累计成本发生数,实际成本超预算等,以发现索赔机会,准确提交索赔申请报告,并以科学的财务数据为索赔提供有利的证据.

1.2索赔的处理

（1）当引起索赔的事件发生,或承包商意识到存在潜在索赔机会时,第一件事就是由承包商在一定时间内将有关索赔的情况及索赔意向书面通知监理工程师.提交索赔意向通知的作用是非常重要的,它标志着一项索赔事件的开始,也提醒监理工程师和业主注意,正在发生导致额外费用或延长工期的情况,使业主和监理工程师有时间采取必要的措施和行动以减少或尽量避免额外费用的发生或缩短延误的时间,对于承包商来说,及时提出索赔意向通知,也可对承包商自身起到保护作用.

（2）监理工程师和业主一般都会对承包商的索赔提出一些质疑,要求承包商作出解释或出具有力的证明材料,因此,承包商在提交正式的索赔报告之前,必须尽力准备好与索赔有关的一切详细资料,以便在索赔报告中使用,或在监理工程师和业主要求时出示,上述资料的提交在有关规定中均有要求,根据工程项目的性质和内容不同,索赔时应准备的证据资料也是多种多样,复杂万变的,但从多年的索赔实践来看,承包商应该准备的索赔帐单和证据资料主要如下：招标文件,合同文件及附件,其他各种签约,业主认可的工程实施计划,各种图纸技术规定等；来往信件及业主变更通知单,指示指令文件等；各种会议记录；施工进度计划和实际施工记录；施工现场的工程文件；工程照片；气候报告；工程中的各种检查验收报告和各种技术鉴定报告；工地的交接记录；建筑材料和设备的采购,订货,运输记录及凭证等；市场行情资料；各种会计核算资料；国家法律政策文件等.

（3）索赔报告是承包商在合同规定的时间内向监理工程师提交的要求业主给予一定经济补偿和延长工期的正式书面报告.索赔报告的水平和质量如何,直接关系到索赔的成功与否,大型工程的重大索赔报告,承包商都是非常慎重,认真而全面地论证和阐述,充分提供证据资料,以尽力争取索赔成功.

从论证索赔权方面看,承包商的索赔人员应对整个施工合同文件较熟悉且能运用自如,这包括合同的各个条款,施工技术规范,工程范围,工程图纸和工程量清单,合同变更,会议纪要和来往信件等,应该在索赔报告中正确引用有关的合同条款,作为自己提出索赔要求的合同依据,使监理工程师和业主了解该事件索赔的理论依据,或者引用类似情况的索赔成功的案例,以作旁证.

在实际工程中,当施工企业的利益蒙受损失时,经常以口头或简单的联系报告要求业主给以损失补偿,缺乏证据资料收集,缺乏合同条款支撑,在谈判协商过程中处于被动,甚至不堪一击,达不到挽回损失的目的.

2建筑企业施工成功索赔的要素分析

2.1工程索赔成功的关键

（1）建好工程项目,这是索赔成功的基础,如果承包商在施工过程中克服了重重困难,甚至发现原设计中不合理或错误的地方,提出了改进建议并为业主和工程师采纳,则承包商的索赔要求,甚至是难以实现的索赔要求,或者索赔程度上的某些疏忽,都可能取得业主和工程师的理解和谅解,使索赔得到比较满意的结果.

（2）做好合同管理.这是索赔成功的必要条件,它包括了多方面的内容,在索赔管理方面,应作好以下的工作：①通晓工程项目的全部合同文件,能够从索赔的角度理解合同条款,不失去任何应有的索赔机会；②随时注意业主和工程师发布的指令或口头要求,一旦发现实际工作超过合同规定的工作范围时,及时地提出索赔要求；③在编写索赔报告文件和进行索赔谈判时,会运用合同知识及相关的法律法规来解释和认证自己的索赔数,并能正确计算出应得的工期延长和经济补偿；④做好成本管理.主要包括定期的成本核算和成本分析工作进行成本控制,随时发现成本超过原因,如果发现哪一项直接费的支出超过计划成本,应立即分析原因,采取相应措施,如果发现是属于计划外的成本支出时,应提出索赔补偿；⑤善于进行索赔谈判,施工索赔人员的谈判能力对索赔的成败影响很大,谈判者必须熟悉合同,懂工程技术,并有利用合同知识来论证自己索赔要求的能力.

2.2索赔作用的误区

随着建筑市场竞争日趋激烈的局面,无标底招标的日趋成熟和推广,承包商不得不按“低门槛”进入的原则,降低竞标标价,以使其具有竞争力,同时也抱着“低进高出”的想法以期在合同实施过程中通过索赔手段获得利益,在一定角度上讲,这种思想违背了索赔的本义.如这种想法成立的话,无标底招标中的不低于成本价的最低价中标就只能停留于形式上,而不能从根本上达到通过招标节约投资的目的,干脆还不如以市场平均价中标为原则更为合理和切合实际.承包商为达到“低进高出”的目的,在一定程度上缺乏了诚实信用、友好作用的态度,想尽办法钻合同空子,寻找业主或监理工程师的失误或过失行为,在合作上不是以积极的态度和手段促进工程进展,不利于各方的合作,甚至把业主或监理方的一些无关痛痒的失误和过失提高了一定高度,以期达到索赔目标.

2.3规范工程项目管理,贯彻执行有关法律法规

作为承包商一定要加强风险管理和索赔管理,在风险管理中除了要做好技术、经济方面的风险管理外,一定要加强法律风险的管理,这就要求承包单位既要熟悉和掌握有关工程施工阶段的法律法规,又要树立合同意识.签订完善的施工合同,加强合同履行管理,从而有效地规避法律风险,积极地进行索赔管理,从而有效地转移风险,通过严格管理,不断提高企业的经济效益.作为业主也一定要学法、用法、严格依法办事、依合同办事,否则,一旦发生纠纷,往往需要承担相应的法律后果.

3完善合同管理的建议

合同方面的因素是引起索赔产生的主要因素,这就要求承包商在合同签订和施工过程中要加强合同管理.

第一,在投标过程中要仔细地研究招标文件和合同条款,对投标的单价做认真的分析,采取正确的投标策略.投标报价要尽量贴近实际,减少报价的风险.

第二,在签订合同时尽量使用FIDIC合同条件.FIDIC合同条款是FIDIC即国际咨询工程师联合会下设土木工程合同委员会组织编写的《土木工程施工合同条件》（俗称“红皮书”）的简称.FIDIC合同条件具有程序公开、公平竞争、机会均等的特点,它是在长期的国际工程实践中形成并逐渐发展和成熟起来的国际工程惯例.它是国际工程中通用的、规范化的典型的合同条件.使用内容详尽的标准合同条件,可以平衡分配合同各方之间的风险和责任,降低投标者的投标风险和难度、并可能导致比较低的标价.

第三,注意合同的措辞,保证合同条款的完整性.由于合同条款的不完整,即合同条文不全面、不具体,合同条文之间有矛盾,对双方的责权利关系表达不清楚等引起的索赔争端已是屡见不鲜.

第四,企业内部必须建立专门的合同管理部门.培养一批精通合同业务的管理人才,这批人才应该熟悉《合同法》等与索赔管理有关的法律法规,同时又熟悉现场施工,懂得概预算管理,是真正的复合型人才.他们要善于从工程承包全过程的每一个环节中发现问题、提出问题,要善于用法律手段来处理这些问题,使企业的索赔工作落到实处,真正承担起熟练运用索赔手段来维护企业合法权益的重任.

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［5］张伟.工程施工合同管理中的问题及其对策［J］.辽宁交通科技,2007,（9）.