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【摘 要】目前,市场经济条件下的招投标合同管理正在逐步走向规范化,如何进行招投标阶段合同有效管理,文中进行几个方面的探讨分析,望能给同行人员一定的参考.
【关 键 词】招投标；合同管理；风险
招投标和合同管理是工程管理中两项不可分割的工作,但往往在实际工作中,无论招标人还是投标人,在招投标阶段大家更关注投标的价格,而对合同条款不够重视,在中标后再来对合同条款进行谈判,对工程的管理工作造成很大的障碍,下面就其关系及管理策略进行初肯探讨：
1招投标与合同管理的关系
工程招投标的整个过程实质上就相当于谈判签订合同的过程,合同签订是要约邀请、要约、直至承诺.招标就是要约邀请、投标就是要约、定标发出中标通知书就是承诺.从合同的角度来看,合同就是对招标文件和投标书内容的整理和确认,也是对工程招投标结果的承认和肯定.
1.1招投标与合同管理的不可分割性
在《建筑法》、《合同法》、《招投标法》中特别明确了中标通知书和投标书及附件是组成合同的文件,所以投标单位在编制投标文件阶段对《合同条款》的内容就有了响应.建设部《建设工程施工招标文件范本》的出台和修订,实现了国内工程招标与国际接轨,强化了工程招投标与合同管理的密切联系,使工程的招投标过程从某种程度上成为了合同谈判和订立的过程,就是双方当事人提出订约提议和接受订约提议的协商过程.
合同主要条款是招标文件的核心内容,随着市场机制的成熟,对合同条款内容的要求也越来越高.因此对招标文件包含合同条款的审查,将直接影响投标的效果,甚至关系到项目最终的成败.招投标活动与合同管理是不可分割的,既是对招投标成果的一种肯定,又是对承发包双方权利的一种维护.所以,在定标后必须签订一份合法有效的合同,才能真正巩固招投标的成果,保护双方的合法利益.
1.2招投标与合同管理相脱离带来的弊端
过去,由于我们对招投标与合同管理的作用认识不足,割裂了招投标过程和合同谈判签订过程的联系,致使合同的签订流于形式甚至出现投标单位中标后拒绝签订合同,造成招标人工作上的被动.例如:有的项目的招标文件过于简单,合同文件的主要条款不全和对工程上的一些实质性问题没有反映,给下一步的合同签订带来诸多不便.为了签订合同当事人双方进行多次谈判,且合同签订后又多次变更,签订合同的时间远远超过了招标用的时间,造成人力、时间上的浪费,引起工程上的纠纷和索赔.因此,在招投标中应进行标前评审和标后评审,合同也应进行签订前评审和签订后评审.
2招投标与合同管理在实际工作中的运用
2.1加强对招标文件的理解
招标文件中的有关条款是要约邀请方向投标方提出的具备主要条件的合同草案,通过学习和深入理解招投标文件,可以对签订工程合同的要求及应具备的主要条款和具体条件有一个基本的了解.在当前市场经济的条件下,建筑市场还是卖方市场,业主为用较小的投资换来最大的经济利益,势必在招标文件中反映出代表自己意志,因此加强对招标文件的理解,及时制定相应的措施,对提高投标人的合同风险防范能力是相当重要的.
2.2招投标阶段中的合同管理工作
承包商在招投标阶段按时间顺序主要工作如图1所示,大体上可以分成三个阶段：
第一阶段：市场开发阶段通过市场调查收集工程招标信息,在综合分析工程的特点、自己的实力、承包市场的外部环境以及公司的发展战略以后选择自己的投标方向.
第二阶段：投标阶段当承包商通过资格预审取得招标文件后进入投标文件的准备阶段,与此同时,合同管理工作也正式启动.此阶段项目团队的组建工作已经完成,项目经理首先要解决的问题之一是合同组织管理模式的设置,常见主要有两种形式：直线式组织结构和矩阵式组织结构,分别如图2和图3所示.每一种组织模式都各有优缺点,选择时还要考虑企业内部和工程项目的实际情况,比如项目的规模和复杂程度等影响因素,选择适宜的组织方式是合同管理工作的顺利开展的基础.
根据合同组织管理模式设置的实际情况,项目内部应该建立起有效的沟通渠道,确保合同管理与其它职能部门之间的有效沟通,因为合同管理工作与传统的职能部门的管理工作略有不同,不是仅靠合同部的专家就可以单独完成的,必须要有技术部、成本控制部以及其他的职能部门的密切配合,作为项目经理应该充分认识到为合同管理提供支持并确保他们之间的有效沟通显得尤为重要,以便提高合同管理水平,为合同质量提供保障.
第三阶段：评标和决标阶段业主通过评审委员会初步评选出最有可能被接受的几家承包商,以个别邀请的方式要求承包商进行澄清和答辩,最终选定中标者.收到中标函后双方还要进行合同签订前的谈判,这也是最为关键的一步,之前所有谈判所取得的成果将形成一套完整的合同文件并最终签署具有法律效力的合同.
3结束语
做好前期的合同管理工作对于项目的顺利实施是有力保障.项目经理应该高度重视合同管理工作,根据企业和项目的实际情况设置合适的合同管理部组织结构,并与其它职能部门建立有效的沟通渠道,为合同管理提供必要的技术支持和保障,对招标文件和合同文本进行系统地分析,对于合同中的风险分析要由多方面专业的协作配合,并制定可行有效的风险分担方案.