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[关 键 词]会计；电算化；审计工作
一、会计电算化对审计工作的影响
世界经济的快速发展,计算机技术的广泛应用,使会计电算化已成为现实并广泛应用.在我国,目前虽然没有完成普及会计电算化,但是,由于计算机可以大量存储信息并容易调用,不仅可以提高会计信息处理的及时性和准确性,而且从广度上还大大扩展了会计数据的领域.所以,会计电算化取代手工会计是不可逆转的历史潮流.以会计为基础的审计必然发生相应的变化,会计电算化必然对以会计为基础的审计在审计线索的获取、审计的内容、审计程序和方法及审计风险等多方面产生重大的影响.
二、开展计算机审计技术的必要性
由于会计电算化的推行,审计人员开展审计工作时的审计风险不断增大.因而,不论对手工系统还是对电算化系统进行审计,进行风险的重新评估是必不可少的.同时由于计算机的应用,使计算机不留痕迹,更具有隐蔽性.因而,在美国有58%的内部审计部门参与了系统检测,而35%则被要求在系统运行前,对新系统签字批准,19%有权参与修改程序的审批,64%检查了程序编码,73%参与了系统研制阶段的审核,虽然采取了各种措施防止使用计算机,但是,全世界每年通过计算机被盗走的资金高到数百亿美元.这无疑给审计增加了查处的难度和风险,正如国际会计联合会会长曾指出的；“会计师将不得不对实际上通过计算机报告的财务信息承担责任.”
在电算化系统下,数据由计算机集中处理,其发生错误的可能性比较小.目前,不少软件都有取消审计、反计账、反结账的功能,可以对会计记录进行不留痕迹的修改,特别是当有关人员故意篡改程序时,在电算化系统下就更不易被察觉,而程序一旦被篡改,就会导致连锁性、重复性错误.内存资料可以毫不留痕迹地被消除篡改,若没有相关内部控制制度,其对于会计报表的影响是无法估量的.从总体上看,在电算化系统下,固有风险更大一些,多数情况下,审计人员可以把它设定为100%.
电算化系统下,数据处理的环节减少,并且数据处理过程都是不可见的,手工系统下一些原有的控制便不复存在.一般来说电算化系统下的控制风险和手工系统下的相比更高一些.因而对电算化系统应采取更广泛的符合性测试.由于固有风险和控制风险都有上升的趋势,若要把审计风险维持在一个可以接受的水平上,就必须把检查风险降低到一个较低的水平上.这就要求审计人员必须相应扩大实质性测试的内容及范围.
三、改造会计方法
会计电算化在过去的发展历程中,基本上是按传统的会计方法来处理会计事务,会计软件除了作些小的改造,无法取得突破性的进展.例如：
(一)会计科目级别的命名
传统会计教科书把统驭性质的科目称为总账科目,总账科目下属科目称为二级科目或子目,子目下属科目称为明细科目.如果明细科目下属还有科目,怎么命名呢?会计电算化根据实践,把总账科目称为一级科目,一级科目下属科目称为二级科目,依次类推.这样,科目的上下级关系明确,表达也很方便,使用也很灵活.
(二)会计科目代码的统一
1.一级科目代码长度的统一.根据目前出台的16种行业会计制度分析,只有外商投资企业的会计制度一级科目用了4位数.但只要舍去它们第一位,并对某些科目的编码稍作调整,那么16种行业的会计科目便可统一为3位数了.
2.一级科目代码对应的科目名称的统一.比如,施工企业中511的科目名称为“其他业务支出”,而旅游企业511的科目名称为管理费用,还不统一,有待改进.
会计科目代码长度的统一与对应的科目名称的统一,将为上级企业和政府部门的数据采集与共享带来极大方便.
(三)记账凭证种类的统一
根据现行的会计制度,记账凭证的种类有三大类九种.传统的记账凭证分类有其原因,一是查找方便,二是工作习惯.实现会计电算化之后,查找凭证的方法增加了许多,如可以按凭证号查、按会计科目查、按摘 要中的文字查、按金额查等.因此,传统记账凭证的分类就没有存在的必要了,只用一种统一的记账凭证（即不分业务种类）,不但仍能做到查找方便、迅速,而且省去了操作上的麻烦,提高了计算机处理的速度.
(四)账簿形式的改造
1.账簿载体的改造.传统账簿载体是纸张,会计电算化之后,除了传统的账簿必须打印之外,还有磁性介质（硬盘、软盘、光盘）作账簿,但只是处于从属地位.当时是财政部门考虑到相当一部分人不习惯使用电子账簿,因此采用高成本的措施——打印所有账簿.现在20年过去了,笔者认为,可以采取必要的措施,迫使一部分人改掉旧习惯,确立电子账簿在会计电算化中的主导地位.
2.账簿格式的改造.传统账簿格式有三栏式、多栏式、数量金额式,再加上外币格式等.目前,相当一部分会计人员只习惯用传统的账簿格式来查账.其实电脑可以对任何数据进行分类、组合,远远超过现行账簿的格式.比如,有一客户的往来涉及四个账户：应收账款、应付账款、预收账款、预付账款.用现行账簿格式,只能逐一打开这四本账.用电脑账簿,只要把这一客户名找到,然后将与该客户名的有关账目进行组合,就能分析到底是我欠人,还是人欠我.
因此,只要会计人员从传统的账簿格式的观念中解放出来,灵活地使用会计软件,而会计软件再融入“会计业务重组”思想,那么传统的账簿格式将被无格式但能进行任意分类、组合、汇总的形式替代.
(五)取消中间过程表式的输出
所谓中间过程,指“科目汇总表”、“汇总记账凭证”、“总账科目试算平衡表”等在手工操作中的一些方法、格式.
其实,编制这些中间过程表式无非是为了登总账方便与做报表方便；分析电算化中登账与做报表的思路,完全可以依照对凭证的分类登记总账,再形成报表,根本不必考虑平衡与否的问题,因为在凭证输入时,借贷不平的凭证是无法存盘的.取消中间过程的输出,不仅可以减轻操作人员的负担,而且可以使会计软件更简洁明了.
(六)强化内部控制制度
传统的内部控制制度强调账证相符、账账相符、账表相符、账实相符,即四相符.会计电算化之后,前三者相符已不用担心.但是由于电脑中的数据很容易被修改、被窃取,而且不留痕迹,因此,预防电脑犯罪是会计电算化工作的一个重要方面.强化内部控制制度,既是预防电脑犯罪的一个重要措施,也是减少差错的有力保障.我们应当建立“职权控制”、“运行控制”、“修改控制”、“保密控制”、“硬件控制”等新的内部控制制度.同时,对传统的会计工作组织制度也应当作出相应的调整.
（编辑/李舶）