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我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象,显示着公司的水平和实力.一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系,在促进达成新的业务方面起着积极的作用.写作商务信函并不要求使用华丽优美的词句,需要做的就是,用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚的了解你想说什么.一般地,商务信函写作应该严格遵守并且灵活运用“7C”原则：Completeness（完整）、Concreteness（具体）、Correctness（正确）、Conciseness（简洁）、Clarity（清晰）、Courtesy（礼貌）、Consideration（体谅）.
一、完整原则(pleteness)
在信函写作中,信息完整很关键,所以商务信函中应包括所有必需的信息.
二、具体原则(concreteness)
使所表达的内容准确而又生动.当涉及数据或具体的信息时,比如时间、地点、价格、货号等等,尽可能做到具体.这样会使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程.
三、正确原则(correctness)
正确原则是指不仅是语法、停顿和拼写正确,也指语言标准、叙述恰当、数字精确以及对商业惯用语的正确理解.
四、简洁原则(conciseness)
简洁原则指用简单而简洁的句子来表达某人的想法和要求.要用最少的语言表达最丰富的内容,用简短、易懂、直接、朴素的英语,避免重复、罗嗦,不要将读者的时间浪费在难懂的字眼上.
写信件时,建议使用常用的缩写形式.除此之外,在保证语言和内容在语法和语义上正确完整的基础,尽量用简单清楚的句子,长话短说.
如：Bythisletterwewouldaskyoutoconsiderourproposal.（此信请求贵方考虑我们的提议）这个句子不够简洁.“Bythisletter”多余,同时“wewouldaskyouto”也不够简洁,我们就用“please”代替,最后改为“Pleaseconsiderourproposal”.
五、清晰原则（clarity）
清晰是商务英语信函写作最重要的原则.一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义,甚至会造成贸易损失.清楚表达应注意选择正确、简练的词以及正确的句子结构,将自己的意思清晰地表达出来,以便对方准确理解.要尽力避免使用一些有歧义的不寻常的短语或句子,另外,信函内容要有逻辑、连贯,同时避免不必要的重复.
(一)避免使用一词多义的词语.
我们知道,英语中词语常有多个意思.首先要清楚这个字或词的多个意思.再决定用哪个词.例如英文词组“subjectto”在不同的上下文中表现的意思不同,它可指“受......约束,从属”,“有待于...等的”,“根据”,“在范围内”,“除等...规定外”等等.
如：Theexceptionsprovidedinparagrapharesubjecttothefollowingadditionalprovisions.
（误）甲款的例外规定还有待于制定下述补充规定.
（正）甲款的例外规定应受下述补充规定的约束.
上述句子可改为：Theexceptionsprovidedinparagraphareboundby(restrictedby)thefollowingadditionalprovisions.
(二)注意修饰词的位置.
修饰词要紧紧跟再被修饰词,从而避免歧义.
Forexample:Thosewhoworkrapidlygetillintheseconditions.
因为单词“rapidly”可能有两种理解.他可以修饰“work”,也可以修饰“getill”.所以,为了避免歧义,我们把它改为“Thosewhoworkintheseconditionsgetillrapidly.”
六、礼貌原则(courtesy)
礼貌不仅仅是指有礼而已,并不是简单用一些礼貌用语如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以,它是从一个“您为重”(You-attitude)的角度考虑问题.为了使商务英语文书更具礼节,撰写者还应避免过激、冒犯和轻视的用词.
七、体谅原则(consideration)
体谅原则强调对方的情况而非我方情况,要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度.当撰写商务英语文书时,要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中,寻找最好的方式将信息传递给对方.
为了通过信函达到有效沟通的目的,掌握上述原则是非常有必要的.希望通过这样的一个综合概述,为商务英文信函的写作者们提供一定的参考和借鉴.