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摘 要：就企业合同管理的概念、原则、企业合同管理的机构、模式、企业合同的签订及履行进行了阐述.
关 键 词 ：合同管理；法律顾问；合同签订；合同履行
中图分类号：F27文献标识码：A文章编号：1672-3198（2008）07-0308-01
1.企业合同管理的概念和原则
企业的合同管理是指企业对自身为当事人的合同依法进行订立、变更、转让、履行终止以及审查监督、控制等一系列职能活动的总称,是企业的一种自我管理行为,是企业生产经营管理的一个重要组成部分,它涉及到企业生产经营活动的方方面面.这就要求企业在实施合同管理时,必须坚持以下五项原则：
（1）依法管理原则；（2）全面管理原则；（3）全员管理原则；（4）协作管理原则；（5）注重效益原则.
2.企业合同管理机构和模式
企业究竟设置什么样的管理部门、采取何种组织形式实施合同管理,要考虑企业生产规模的大小、业务往来的多少以及管理人员的素质等诸因素.就国有控股的大中型企业而言,企业应设置法律顾问部门作为合同管理的常设管理机构,实行企业法律顾问部门统一归口管理和各业务部门、各单位分口管理相结合的管理模式.
2.1 企业应设立以下几项合同管理制度
（1）企业合同签订管理制度；
（2）企业合同履行管理制度；
（3）合同基础管理制度.
2.2 企业动态合同管理过程
大体可分为四个阶段,即合同签订准备阶段的管理、合同签订阶段的管理、合同履行阶段的管理和合同履行后的管理.这四个阶段既相对独立存在,又有各自不同的内容和特点,同时,各个阶段之间又有着密切的联系,不可分割,共同构成一个完整的管理过程.
2.3 合同签订准备阶段的管理
做好签约准备阶段的管理工作是签订好合同的前提和基础,应采取谨慎、严肃、认真的态度,做好签约前的一系列准备工作,确保合同的顺利,达到预期的目的.合同签约前的管理,包括以下内容：
（1）市场调查,这是合同签约准备阶段的必经步骤.调查的内容主要是了解本企业产品的社会需求情况,同行业生产、销售同类产品的情况,消费者的意见和要求等.对所调查情况都应建立档案,作为签订合同时的参考资料.
（2）市场预测,在市场调查的基础上,分析、掌握一个时期市场需求发展的趋势,从而建立起自身的经济信息体系,运用科学的预测理论和方法,对市场供求变化情况进行分析研究,取得正确的预测结果,为作出订立合同的决策,提供比较符合实际的经济信息,确保签约的可靠性.
（3）科学决策.在市场调查和市场预测之后,应进行科学决策,即对拟订立合同进行策划和选择,包括决定生产什么产品、产品的数量、何时投产,与何人订立何种合同,多少数量、质量、价款或酬金,何时履行,怎样履行等.
2.4 合同签订阶段的管理
从合同签订前的准备阶段到合同签订阶段,这就意味着合同的签订已进入实质阶段.合同一经依法成立,就具有法律效力,当事人必须严格履行.为了使合同从订立时起就具有合法性、真实性和可行性,避免和减少履行过程中的纠纷和不利因素的出现,必须做好合同签订阶段的工作.
(1)资信调查.资信调查包括对签约对方主体资格、信用和履约能力的调查,这是企业合同订立管理阶段的一项重要内容.选择好的合同对象,有履约能力并且讲信用,就能达到签订合同的预期目的.反之,对签约对方当事人的资格、资信情况不明而草率签约,所签订的合同往往不是上当受骗,就是发生合同纠纷,给企业造成经济上的损失.
(2)协商谈判.组织协商谈判,这是签订合同的重要阶段,是双方当事人围绕合同内容进行要约和承诺的过程,要认真做好组织准备工作.
①做好准备.要根据对方当事人的情况,选择最佳合同谈判方案,确定参加谈判人选.对合同的主要条款要事先进行商定,如价格、数量、交提货时间、质量标准等,使参加谈判人员在谈判中心中有数,避免出现差错.如事先发出或者收到要约的,可针对要约,研究谈判内容、谈判的对策,可对原要约进行补充、修改或全部重来,预定谈判的最佳目标和起码标准.
②商定条款.这是订立合同十分重要的一环.当事人双方商定合同条款时必须贯彻订立合同的基本原则,在友好的气氛中进行谈判.一般的合同主要讨论标的质量、数量、价格或酬金、履行期限、违约责任及争议解决的方式等基本项目.如果是合作经营或经济技术合作合同,应主要就合同的形式选择,生产经营目的、范围和规模,双方当事人投资的方式和数额,利润分配和风险承担,经营管理机构的设立,财务、纳税、保险,原材料和能源的供应、产品销售、产品质量要求、工艺流程,合营期限和期满财产的处理,违约责任、纠纷的处理、适用法律等项目和条款进行协商,最后达成协议.
(3)草签合同.在双方当事人协商一致的基础上,按照法律规定和双方约定,拟定书面合同文书.拟定合同文书要做到：文字工整通顺,语言表述准确,责任明确清楚,避免出现歧义和误解.合同文书拟定以后,还应该进行必要的审查把关,看是否与本企业的财产、生产能力相适应,是否具有可行性和科学性.如经审查,认为切实可行,最后双方签字并加盖单位公章或合同专用章,合同成立并生效.有些合同根据国家规定或当事人志愿约定,须经审批、登记备案、鉴证或公证后才能生效.
2.5 合同履行阶段的管理
(1)建立合同台帐,落实合同任务.建立合同台帐,就是建立帐册,对本企业所签订的全部合同分类登记,及时记载合同订立和履行情况,以便随时掌握和了解合同履行中出现的问题,并进行信息反馈.合同台帐可根据企业的实际需要来设置,有的可设综合台帐,有的可设分类台帐.落实合同任务就是按合同签订的内容,制定企业生产计划,将任务下达到职能科室和车间,落实原、辅材料的采购、供应,调整生产工艺流程,组织技术攻关,实施人员调配和筹集资金等各项任务,保证合同按期履行.
(2)监督检查,保证合同实现.监督检查合同执行情况,是合同履行管理中的重要环节.企业领导、合同管理部门和合同管理人员,应经常深入企业各部门,各分支机构及生产经营的各关键环节检查合同的履行情况.
(3)按约定交接货物.货物的交接,就是支付和接收合同的标的物.供方应按合同规定的期限、地点、方式准时向需方交付货物,不得随意延期,也不能违反合同中约定的其他规定.需方在接收货物时,必须对产品的名称、品种、规格、数量和质量进行认真验收,凭封印交接的货物,应首先检查封印是否完整无损,并在规定的期限内提出书面异议,不得无理拒收.需方如果改变交货地点或接货人,必须在合同规定的交货期限以前及早通知供方,否则,出现问题由需方负责.
(4)审理结算.结算是合同履行中的重要一环,也是最后阶段.结算完毕,合同即履行完毕,双方的权利义务终结.企业一定要做好结算阶段的合同管理工作,使合同的履行过程圆满结束.
2.6 合同履行后的管理
(1)搞好售后服务.按照现代市场学的观点,一个销售过程的结束,同时也是下一个销售过程的开始.处于两个过程中间的售后服务,国外称之为第二市场,是争夺下一轮市场的关键环节.
(2)收集和反馈信息.收集和反馈信息是企业了解市场,改善本企业产品结构,促进企业市场化发展的一项重要措施.
(3)处理合同争议.处理合同争议,是指对已经发生的合同纠纷进行的处理.企业在合同履行中发生争议是经常出现的事情.纠纷发生后,应主动与对方协商,争取通过协商解决争议.对协商不成的,可按照合同规定的争议解决方式去解决,以维护企业自身的合法权益.
由此可见,企业的合同管理已不再是简单的要约、承诺、签约等内容,而是一种全过程、全方位、科学的管理.企业只有依法实施规范的合同管理,才可以维护良好信誉、合理规避市场风险、保证其顺利实现预定的经营目标,不断提高经营管理水平和经济效益,进而促进社会主义市场经济秩序不断发展和完善.