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摘 要 ：随着社会发展的需求,现代合同管理要求愈来愈高,这也促使合同管理变得愈加复杂.根据多年的工作经验,谈谈合同管理的一些看法,供参考.同时,合同管理关系到企业未来的发展前景,合同管理是否合理直接关系到企业的可持续发展,这就要求合同管理的工作人员在进行合同管理时要按照科学的设计程序和方法,并重点分析合同管理的要点.本文首先介绍了现代企业合同管理的相关概念和重点,以及合同管理在我国的研究和应用状况,第二部分详细分析了现代企业合同管理过程所存在的各种问题,以及问题产生的原因,最后针对合同管理所存在的各种问题,提出了应对措施,以提高现代企业的合同管理.
关 键 词 ：现代企业；措施；合同管理
中图分类号：F284 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）06-00-02
一、现阶段合同管理介绍和现状述评
1.合同管理介绍
现代企业之间的合作主要是通过合同形式进行的,一个企业的经营成败和合同及合同管理有密切关系.因此合同管理成为企业之间经济合作和贸易往来的核心内容之一.合同管理对于企业之间顺利的合作具有重要的意义,而且对保证利益相关者的利益也有重要作用,因此合同管理不仅有着重要的实际应用,而且一直是理论界讨论的热点.企业之间的合作产生问题,企业贪污受贿严重,企业倒闭,运营产生问题都应该从合同管理上找到相关起因.无论是表现良好的企业还是绩效很差的企业都应该时时刻刻注意合同管理,只有这样才能维持企业的良好发展.合同管理工作应在遵守法律的基础上,对合同进行“全方位”管理和“全过程”管理.
合同管理强调的是一种行为结果,其过程大体包括以下因素：内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督.这五个方面构成了合同管理的全部主体.例如,内部环境是合同管理实施内部控制的基础,一般包括治理结构、机构设置及权责分配、内部审计、人力资源政策、单位文化等.风险评估则包括及时识别、系统分析经营活动中与实现内部控制目标相关的风险,合理确定风险应对策略.信息与沟通是合同管理必不可少的关键环节,在实施内部控制的过程中,需要及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息,确保信息在内部、外部之间进行有效沟通.从而实现企业之间的有效合作和运行.
2.合同管理在我国的研究和应用状况
现阶段理论界对合同管理的研究还刻意追求西方理论界的研究成果,很多制度规范的实施仅仅刻意的去模仿西方的合同管理的行为准则制定和实施,因此其结果总是未能达到预期的效果,究其原因主要包括以下两个方面,首先,对西方合同管理的研究仅仅停留在表面,而没有深层次的研究合同管理在西方的使用范围和产生起源.合同管理涉及到很深层次因素的影响,因此为了更好的研究合同管理,应该从其法律文化因素追求.其次,中国情境也具有与西方国家不同的国情和特点,所以会造成水土不服的现象.
二、合同管理的重点以及我国现阶段合同管理所存在的问题
1.合同管理的重点
提及合同管理的重点,可以从合同管理进展的三个阶段分别来讨论合同管理的重点,由于合同管理分为事前、事中和事后三个合同管理阶段,那么在事前阶段,通过合同的准备,了解签订合作对方的信息、资料是合同管理的重点所在,唯有如此,才能够保证合同管理的有序进行.对于事中的合同管理阶段,其重点必须侧重于汇报登记制度.采购机构签订合同后,应按规定向有关需求部门、财务部门和采购业务管理部门汇报；合同管理员则将合同的有关内容登记到相关的台账上,以便监督检查.最后事后的合同管理阶段,其重点是统计报表制度.将合同的签订、履行、变更、解除及发生纠纷的处理等项情况以报表的形式定期进行统计汇总,并进行分析和上报.
2.我国现阶段合同管理所存在的问题
近年来很多企业产生很多违反法律的案件,引起了社会各界的广泛关注,暴露了合同管理过程还存在很多问题,揭示了合同管理在不同的进展过程中所产生的严重问题.
首先,合同管理缺乏监督管理的动力.合同管理顾名思义,既是对企业自身进行监督管理,也需要合同双方共同履行义务,因此这个合同管理过程存在很多的阻力,没有任何个人或单位倾向对自身进行监督管理,也不愿意对合同双方当事人进行监督管理.即使采取了某种措施监督和管理,很多时候这些行为也只是停留在表面上,很少将这些措施落到实处.一方面,企业管理人员不愿意制定一系列的合同管理控制制度,来约束自身和员工的行为.另一方面,员工也淡漠合同管理的因素,认为合同管理没有什么实际价值,但是为了企业长期持续的健康发展,健全的合同管理制度不可或缺.
其次,合同管理监督管理部门和运行部门独立性较差.合同管理在实施过程中另一个值得讨论的问题就是：合同管理监督管理部门和其他部门之间的独立性.很多合同管理制度的制定者也是受影响对象,因此让这些管理人员或者领导自己监督自己,很显然这个过程本身存在很多矛盾和阻力.很多情况下,合同管理的实施过程本质上为了应付上级的检查才实行的.例如,对于一些企业或者其他组织来讲,很多时候领导执行决策,及时制度的制定者,又是制度的遵守者.而对于大型组织,大型企业也是如此,因此为了实现独立性,可以寻求外部监督评价人员进行合同管理.
最后,合同管理过程缺乏具体的制度流程指引和和规范,使合同管理工作的开展表现为职责分工不明确,工作方向不清楚,相关部门互相扯皮现象.
三、现代企业合同管理的相关措施
1.现代企业合同管理模式
选择合适的合同管理模式是现代企业合同管理工作的关键问题.合同管理是一项综合管理工作,对于现时代和新环境的企业来讲,点多面广的特点尤为突出,合同管理的模式宜采取企业法务部门统一管理和各业务部门、各子公司分口管理的模式.
2.完善合同管理的管理机制
良好的合同管理规范制度是一个企业有序运营的根本保证.不仅对于企业如此,对于任何社会单位的有序运行也是如此.如果有健全的管理制度,那么合同管理必然会收到良好的结果.合同管理的规范制度包括两个方面：“软”因素和“硬”因素.软的方面强调合同管理必须以人为中心,在合同管理的实施过程中,必须切实考虑到员工的实际需求,只有这样才能收到更好的效果.硬的方面要求合同管理必须有严明的规章制度,规章制度的制定不能单单的表现在纸面上或者口头上,必须将这些规章制度落实到实处,无论是员工还是领导违反了规章制度,都要受到相应处罚,那么在这种条件下合同管理才能收到预期的效果.
3.加强合同管理的人才培训
为了提高合同管理水平,具有专业合同管理背景的人才不可或缺,因此制定积极的合同管理人员培养方案,加强对合同管理工作人员的培养和训练.通过给予合同管理的员工更多的培训机会以增加其技能.一方面企业应加强合同管理人员的合同管理理论功底,只有如此,才能够熟知企业合同管理的相关理论.另一方面,加强员工对合同管理的了解,给予员工更多的机会调查合作企业的特点,发现一些行业机遇,详细了解合同双方的环境和信息资料.加强对合同管理新技术的使用人员安全意识低.人是企业核心的资源,没有相应的人才,任何先进的技术和管理手段只能是流于形式,企业合同管理也只能是空谈.人才是根本,目前大多数企业普遍存在的问题是缺乏既善于经营管理、又懂现代信息技术,还具有先进合同管理理念的复合型人才.
4.推进企业合同管理信息化
加强对企业信息系统的投资,推进企业合同管理信息化,一方面能够提高企业的管理能力,同时也能减少企业的生产和运营成本.另一方面,能够减少企业合同管理对工作人员的需求,减轻了合同管理工作人员的压力.并且能够在很大程度上增加合同管理工作流程的安全系数.
四、总结
通过对合同管理过程的详细描述,发现合同管理主要存在以下问题：合同管理缺乏监督管理的动力,合同管理监管人员观念落后和合同管理监督管理部门和运行部门独立性较差,合同管理过程缺乏具体的制度流程规范.为了提高合同管理,维持企业的可持续发展,提出了很多改进措施,例如,选择合适的合同管理模式,完善合同管理的管理机制,推进企业合同管理信息化.合同管理的重要性无需多言,只有切实制定健全的合同管理制度,使用现代科学的合同管理方法,现代企业才能持续、健康地发展.