财务管理电算化

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[摘 要 ]计算机对数据信息的处理是通过程序来进行的；系统内部控制方式均要求程序化.同时,由于数据处理的人机结合和系统内部控制方式程序化,使得系统控制复杂化.这样,必须进一步优化会计电算化管理,同时还应不断提高会计人员的业务素质,加强会计职业道德建设,遵纪守法,克勤尽责,充分发挥计算机软、硬件的功能,构建合理的运行机制,真正为企、事业的财务管理供良好的服务.

[关 键 词 ]财务管理,电算化,问题与对策

随着时代的进步和发展,计算机技术和网络技术为代表的信息技术已被广泛地应用到财务管理中来,如何加强财务管理,实现计算机网络化管理,标准化和财务管理信息资源网络共享规范化,提高财务管理效率和效益.

一、存在的问题

1．会计软件存在缺陷

安全性与保密性差.许多软件缺乏操作日志记录、功能,对操作人、操作时间和操作内容没有具体记录,出现问题不便于追究责任.另外,数据库缺少必要的加密措施,可以很方便的从外部打开修改.还有一些商业软件为了占领市场,为用户提供修改以前年度帐目等功能,这些都为会计资料的真实可靠埋下了隐患.

各核算模块缺乏衔接.总帐、固定资产、工资等模块间数据不能顺利地相互传递,以实现自动转帐、相关查询等功能,不能做到“无缝连接”,因此也就无法充分发挥计算机在数据处理上的先进性.

2．理论落后于技术

由于在一段时期内,我国信息化工作偏重于技术,造成理论研究相对比较落后,会计电算化领域也不例外.很多企业是满怀期望开始实施会计电算化的,最后却失望地收场.有一些是取的结果远远低于预期的效果,没有起到提高管理水平的目的；有一些是采用会计电算化后并没有提高会计工作的效率；还有一些干脆就是全面失败,整个系统全部放弃,仍然采用手工工作.这其中的原因虽然很多,但理论的缺乏却是其中一个非常重要的原因.

3．缺乏会计电算化专业人才

电算化人员不少是由过去的会计、出纳经过短期培训而来,他们在使用微机处理业务的过程中,许多是除了开机使用财务软件之外,对微机的软、硬件知识了解甚少,一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时,就束手无策,即使厂家在安装会计软件时,都做了系统的培训,但从未接触过计算机的会计人员入门依然很慢,而且在上机时一旦出现错误操作,可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流,使系统数据丢失,严重的甚至导致系统崩溃.

计算机培训教材老化.计算机技术发展很快,几年时间,计算速度提出高了几十倍.软件操作系统也有质的变化.而现在的教材多为几年前的,所介绍的知识陈旧,实用性不强,经过这样培训并通过考试的人员实际操作能力可想而之.

4．计算机的使用提高了控制舞弊、犯罪的难度

随着计算机使用范围的扩大,利用计算机进行的贪污、舞弊、诈骗等犯罪活动也有所增加,由于储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改,有时甚至能不留痕迹地篡改,数据库技术的提高使数据高度集中,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁企业重要的数据.计算机舞弊和犯罪造成的危害和损失可能比手工会计系统更大.因此,电算化会计系统的内部控制不仅难度大、复杂,而且还要有各种控制的计算机技术手段.

二、应采取的对策

1．建立完善会计软件的服务体系

由于目前我国多数企业实施电算化还属初级阶段,会计软件的开发应立足于会计人员素质的现状,尽力开发操作简便的软件,简化操作和去掉不必要的功能.建立起完善的会计软件服务体系,对用户使用中存在的问题及时解决,并针对用户反馈的意见和要求对软件进行修改和完善.

2．加强会计电算化理论研究

会计电算化理论研究一直落后于技术的发展,究其原因,与会计电算化自身不无关系.会计电算化主要是在会计工作中运用计算机技术,即在手工的模式下,用计算机改变处理的手段.所以对技术的需求必然大于对管理的要求,而理论方面也是依附于手工会计理论的发展.而财务信息化不仅需要技术,更注重技术、信息、管理的结合,理论方面的研究显得更为迫切.理论研究必须加强、加快,为财务信息化奠定坚实的理论基础,将是未来我国企业信息化建设中的重要环节.

3．人才的培养是实施会计电算化的关键

首先应抓好基层会计人员的培训工作,单位要分期分批地使会计人员接受会计电算化知识的培训,逐步使多数会计人员掌握计算机的基本知识和运用会计软件的基本技能,部分会计人员还要掌握软件的日常维护和二次开发的技能；使数据共享,数据处理的速度大大加快,信息反馈及时、通畅、正确,只有充分认识到这一点,各基层单位的会计电算化工作才能蓬勃发展起来.

4．防止会计电算化舞弊,完善内部控制系统

(1)加强电算化犯罪法制建设

目前,由于法规的不健全使电算化犯罪的控制很困难,例如,对未经许可接触电算化会计信息系统或有关数据文件的行为,在许多国家法律上不认为是偷窃行为i因此就无法对拷贝重要机密数据的行为治罪,我们必须看到,对电算化会计信息系统的开发和管理,不能仅靠现有的一些法规,如会计法、企业会计准则等,因为会计电算化犯罪毕竟是高科技、新技术下的一种新型犯罪,为此制定专门的法规对此加以有效控制就很有必要.

(2)完善内部控制系统

运用计算机处理会计信息和其他管理信息的单位,均应建立和健全电算化内部控制系统.一个完善的内部控制系统应该具有强有力的一般控制和应用控制措施,两者缺一不可.

一般控制包括软件系统控制.是对计算机系统软件的取得和开发的控制,以及对系统开发过程中或运行过程中形成的各种系统文件的安全所进行的控制.包括系统软件的购买、开发授权、批准、测试、实施以及文件编制和文件存取的控制.

应用控制包括数据输入控制.输入控制的主要内容有：由专门录入人员,录人人员除录人数据外,不允许将数据进行修改、复制、或其他操作；数据输入前必须经过有关负责人审核批准；对输入数据进行校对；对更正错误的控制.

严格执行内部控制制度,内部控制措施的执行应该一视同仁,严密防范,领导重视并督促内部控制系统的建立健全以及有效执行.

(3)充分发挥审计人员的功能作用

查错防弊一直是审计工作的一项重要职能.审计人员对付计算机舞弊可以在两个方面发挥作用：一是在审计中直接查出计算机舞弊案；二是在审核和评估内部控制系统的弱点,提请被审计单位改善内部控制制度,通过完善内部控制系统来预防、查出和处理计算机舞弊活动.前一种是直接作用,后一种是间接作用,即预防作用.由于现代审计是以内部控制系统为基础的,在评价内部控制基础上进行抽样审计,加之计算机审计水平的限制,计算机舞弊有可能从审计人员手中漏掉,因而预防作用远比直接作用更大.