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摘 要新时期,电力设计院的现代化管理水平日趋提高,档案管理作为电力设计院的一项基础工作,需要进一步提高其管理水平.本文分析了电力设计院档案管理工作中存在的突出问题,并给出了相应的对策,促进档案管理工作走上制度化、标准化、规范化、现代化发展轨道.
关 键 词档案管理电力设计院档案信息化对策
中图分类号：G275文献标识码：A
电力设计院有着大量专业性很强的档案信息资源,这些档案信息在设计院各项事务中发挥着及其重要的作用.因此,档案管理部门必须切实履行好职责,积极适应现代企业的管理要求,运用先进的档案信息化管理方法,更好的为电力设计院的各部门服务.
一、电力设计院档案管理中存在的问题
当前,电力设计院的档案管理工作已经得到了企业管理部门的高度重视.随着体制改革的不断深入,电力设计院在档案管理工作得到了很大改善,但是由于历史、技术等多方面的影响,现阶段设计院档案管理还存在诸多问题,具体表现如下：
(一)电力设计院档案管理工作不能很好的满足电力技术的发展需求.
原有的企业档案管理模式在企业快速改革发展的过程中已经不能满足企业管理工作的需求.电力设计院考虑到自身的专业性以及发展需求,建立了较为专业的计算机管理系统,在一定程度上改善了档案管理工作,但一些系统开发过程中并没有考虑到与原有档案系统融合的问题.这些系统为企业信息的共享提供了平台,对于档案管理工作着突出的意义.
(二)档案管理人员素质不高.
电力设计院中档案管理人员专业素质不能适应企业发展需要,缺乏专业技能.很多人认为档案管理工作仅仅是收集和保管档案,并没有意识到档案管理的重要性.档案管理人员思想较为陈旧,服务意识不足,使得档案管理工作中往往显得很被动,档案收集不及时,管理不到位.各个管理部门的重要档案信息不能够主动归档,这时如果档案管理人员不加以收集整理的话,很容易导致档案内容的不完整.此外,档案管理要逐步实现信息化,但就目前来看,档案工作中缺乏既懂计算机网络技术又熟练掌握档案业务的人员,无法适应档案信息化管理的要求.
(三)档案管理方法落后.
随着市场的不断发展以及信息技术的不断进步,传统的管理方式已经不能满足企事业单位发展的需求.目前,档案管理的计算机等软硬件都亟待更新和升级,甚至有些单位的档案管理工作还处于手工抄写的状态,效率不高且容易造成档案流失的后果.档案管理现代化的改革进程才刚刚起步,很多工作还不够完善,例如档案的检索和利用效率较低等问题亟待解决.电力设计院中的档案管理部门没有和其他部门建立有效的联动机制,使得档案管理工作比起电力设计院其他工作相对滞后.在电力设计院发展的新阶段,档案管理工作需要进一步完善,尽可能地发挥其最大的作用.
二、新时期电力设计院档案管理的对策
着力提高档案人员素质.作为一项需要很强的专业性的工作,档案管理的工作效率、水平和质量受到档案管理人员素质的直接影响.因此企业档案工作需要高素质的工作人员来保证,这样的人员对档案管理工作起着无可替代的作用.道德素养、基础知识、管理能力、基本技能、分析处理问题的能力及职业素养是每个档案管理人员必备的素质.在电力设计院,档案管理人员除需要国家档案管理岗位资格证书外还要有电力行业档案管理经验；另外,需要具备图书馆学、信息资源管理学、档案学、电气相关专业素质；一定程度的公文写作能力；综合分析能力、全面统筹规划能力、高效执行力及沟通协作能力也要具备；此外,办公软件、档案管理软件、网络等方面的能力,严谨的工作态度良好的职业素质也是档案管理人员需要具备的.人才成长的一条重要途径是对档案人员进行包涵现代化管理和业务培训这两方面的档案业务培训.对于企事业单位,档案人员素质培养是人才培养计划中的重要环节.通过进修、专业培养和再教育等方式来对档案管理人员的水平逐步提高.提高人员素质可以通过岗位培训来完成.企事业单位可以通过组织员工参加系统培训、网络学习等方式提高其工作积极性,培养其高效工作的能力.此外,引进人才也是改善部门知识结构、年龄结构的重要手段.招聘法律、计算机、档案管理等方面的人才,可以提高档案管理人员的管理水平和整体素质.
加快推进档案信息化建设的步伐.
现阶段,电力设计院档案信息化建设缺乏统一规划、规章制度不健全、基础设施落后、信息化程度低、档案人员素质不能满足信息化建设需要.档案信息化建设中并没有一个较为完善的标准体系,对档案管理工作的投入并不能满足企业发展的需求.
档案信息化建设需要科学的思想和组织管理方法,通过信息技术、网络技术等手段对文件、档案等信息进行逐步发掘、整合,实现资源共享,使信息的获取、处理、传输和应用的数字化、网络化,提高利用效率.这是提高档案的信息价值和促进电力设计院档案管理现代化的本质要求.新形势下,网络技术和多媒体技术等飞速发展,电力设计院在面对庞大繁杂的档案信息时要想提高档案管理水平和质量,必须加快信息化建设,减轻档案人员重复进行的体力劳动,提供优质的档案利用服务.要通过借助现代化的信息技术和先进的管理理念改革档案管理中不合适的方法和手段.□
（作者：西南电力设计院档案处,本科,副研究馆员（高工））