医学科研项目进度管理工具和方法

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摘 要：各类医学科研项目或多或少存在不能按期完成的问题,缺乏科学的项目进度管理工具和方法是主要原因之一.本文简介了对医学科研活动最有指导意义,也最简洁、最有效的四种项目进度管理工具和方法,对它们的管理功能和侧重点进行了比较,供医学科研项目管理的三个关键主体有选择性地加以应用.

关 键 词：进度管理工具方法

各类医学科研项目或多或少存在不能按期完成的问题.这或许是由于医学科研项目不象商业性项目直接与经济效益挂钩,不存在延期一天就要罚款多少的风险,其能否按期完成似乎关系不大.实际上,作为生命科学组成部分的医学科研项目由于与人类的健康休戚相关,其早一天结束,研究成果就可早一天应用于临床诊疗工作,也就能尽早地减轻或解除患者的病痛.

在诸多影响项目进度的因素中,进度管理的工具过于单一,对于项目进展情况的监控点太少是其中重要的原因之一.我们应将成熟的、科学的项目进度管理工具和方法引入到医学科研项目的进度管理中,加强项目的过程管理,确保项目按期完成.

项目管理是二战后期发展起来的重大新管理技术之一,现已形成完整的学科体系.项目时间管理作为项目管理九大知识板块之一,它是保证项目按期完成、合理安排项目所需资源、节约项目成本的重要措施之一.项目时间管理的核心问题就是项目进度问题.

项目进度管理的工具和方法有多种,其中与医学科研管理工作密切相关、对医学科研活动最有指导意义要推甘特图、里程碑图、挣值分析法、S曲线这四种.

1.四种项目进度管理工具的简介

1.1甘特图

1.1.1简介

甘特图又称横道图.它是1912年首先由甘特（HenryGantt）提出的制定进度的一种工具和方法[1].它以一段横向线条表示一项工作,横道的长度代表活动的工期.通过横向线条在带有时间坐标的表格中的位置来表示各项工作的起始、结束时间和先后顺序,整个进度计划都由一系列的横道组成.

甘特图的横轴表示项目的总时间跨度,细分为时间增量（如日、周或月）,纵轴包括一个构成项目的活动列表,列表按时间顺序排列.

甘特图不仅能展示项目的计划进度,还能同时展示项目的实际进度,便于管理部门和项目组及时掌握项目的进展情况,并针对出现的偏差,采取必要的措施,确保项目的顺利实施.（如下图1所示）

从图1可以看到,活动1实际开始、结束时间都比原计划晚；活动2实际开始、结束时间都比原计划早；活动3在项目组汇报进展时,还没启动.

从甘特图中我们不仅可以了解已结束的项目活动的完成情况,还可以了解正在执行的项目活动的进度情况以及是否应采取相应的措施.例如,从图1中我们可以看到,活动3进度滞后,若不采取必要的措施,该项目最终势必延期.

1.1.2特点：

具有简单明了、容易绘制、容易阅读的特点,因而,它有极佳的可视性[2].在使用甘特图进行项目进度控制时,哪项工作/活动与进度计划一致、哪项工作/活动进度提前或滞后都能一目了然地反映出来,从而使项目团队和管理部门能够及时发现并处理出现的进度偏差,确保项目的顺利实施.因此,甘特图可在各类医学科研项目的进度管理中推广应用.

1.2里程碑图

1.2.1简介

项目从建立到结束的整个生命期内会发生很多事件,最重要的事件被标明为“里程碑”.这些里程碑用于测量项目已获得的进展和与控制项目相关的绩效[3].这些重要事件是零工期活动,只是代表存在于项目中的一个确定状态.

下图2是从众多医学科研项目中抽象出来的计划里程碑与实际里程碑对比图.

从图2我们可以看到,实验试剂的实际购买到位时间晚于原计划,正式实验的完成也晚于原计划.即,通过里程碑图我们可获得一些相关的信息:某个项目活动该在什么时候完成、某个里程碑是否已完成；如果某个里程碑已完成,它是否是在延误的情况下完成的；如果是,那么它与原计划相比延误了多长时间等.

1.2.2特点：

能够直观地展示项目生命周期内关键的事件及其发生的时间,预示项目所取得的关键性成果.即,里程碑图是以成果为导向,它不管完成某项任务需要花多少时间、人力或费用,它所关注的是在某一时间点某个任务或某一事件必须完成或发生.因此,它既可作为向上级汇报项目进展情况的主要工具之一,也可作为项目负责人向项目团队和外包单位下达任务的重要工具.

1.3挣值分析法

1.3.1简介:

挣值管理（EarnedValueManagement）是项目管理中重要的管理工具之一,被广泛应用于项目管理的实践中.目前,挣值管理已经成为现代项目管理中对进度――费用的执行情况进行绩效评价考核的主要方法之一[4].最基本的概念有：计划值PV(PlannedValue)、实际成本AC(ActualCost)、挣值EV(EarnedValue)等.通过对上述相关指标的计算和比较,无论是管理部门,还是项目组都可对项目的进度和成本进行综合、科学、客观地评价.

1.3.2特点：

将进度、成本综合起来评价项目的进展,可对项目的进展情况进行量化,并且可预测项目进展的总趋势,从而使项目组和管理部门在项目的进度、费用出现问题之前,及时采取措施予以纠正.

1.4S曲线

1.4.1简介:

应用挣值分析法综合评价项目的进展时,计划值（PV）、挣值（EV）、实际成本（AC）等基本指标都是以文字表述的形式出现在进展报告中的,这种进展报告难免过于繁琐、冗长.相比之下,S曲线就显得更加简洁、直观.

项目的预算一般都有这样一种规律：开始和结束阶段的预算相对较少,而在项目实施阶段的预算数额较大.因此,将项目绩效评价的有关数据的累加值在图形上标注出来,并连接成线,曲线经常呈S形,故称S曲线(即使呈直线,仍称为S曲线).下图3是某医学科研项目1-8月的S曲线图.

从图3中我们可以看到,该项目1-8月期间代表实际成本AC的曲线一直高于计划值PV,而挣值EV这条曲线又一直低于PV,说明该项目在1-8月期间成本超支、进度滞后.

1.4.2特点:

S曲线的最大特点就是通过将计划值、挣值、实际成本（或者只将其中的两项）的累加值在图上标注出来,直观地、一目了然地显示出项目的进度和资金的总体情况和发展趋势,因而是挣值分析法中的一种重要辅助工具.

2.四种项目进度管理工具在医学科研管理中的功能比较

资助方、科研管理部门、项目组是医学科研项目管理的三个关键主体.上述四种项目进度管理工具相对于这三个关键主体而言,它们的管理功能和侧重点又有所不同.

甘特图对项目组而言,是项目进度汇报的首选工具,也是制定进度计划及进度控制的重要工具；对科管部门而言,是检查项目进度安排是否合理的首选工具；对资助方而言,是检查项目进度计划是否出现重大延迟的工具.

里程碑图对项目组而言,是下达任务、项目关键点控制的首选工具；对科管部门来说,是进行项目进度检查、关键点审查的首选工具；对资助方来说,是检查项目进展情况的首选工具.

挣值分析法对项目组而言,是对项目成本和进度进行综合管理的首选方法；对科管部门、资助方而言,均是对重大项目的成本和进度进行综合检查的方法.

S曲线对项目组而言,是项目进度和成本综合控制及预测项目进度和成本趋势的重要工具；对科管部门而言,是对项目进度和成本进行综合评估的首选工具；对资助方而言,是检查项目是否出现重大超支的工具.

3.根据项目的具体情况,有选择性地应用项目进度管理工具和方法

借助以上四种项目进度管理工具和方法,可使资助方、科研管理部门、项目组三方站在同一平台,用同一种“语言”（统一的描述、统一的图表、统一的数字）共同管理项目,因而能有效地加强医学科研项目的过程管理.

鉴于这四种项目进度管理工具和方法的管理功能和侧重点有所不同,我们在实际应用中,应根据各项目的具体情况,适时地、有选择性地加以应用.即针对不同级别的项目,进度管理工具的选择上也应有所区别.例如,对于资助经费达到几十万元,甚至上百万元的国家级、省级重大、重点项目,在进度管理方面,需要综合应用本研究中引入的这几种项目进度管理工具、方法；对于几万元左右的省级项目,进度管理工具的选择上可相对简单些,可选用甘特图、里程碑图、S曲线；对于一万元以内的小项目,进度管理工具的选择上用甘特图、里程碑图就行了.总之,今后在进度管理方面要做到“因项目制宜”.