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摘 要：要做好民政档案管理就需要民政部门加大对民政档案管理的投入,加强民政档案工作者的服务意识.民政档案管理部门要建立高质量的民政档案网络,加强民政档案的信息化管理,从而推动民政档案现代化管理.
关 键 词：民政档案现代化管理档案网络
由于民政档案数量大、种类多,导致现阶段民政档案管理工作中存在很多的问题.如何提高民政档案的现代化管理水平成为民政部门在档案管理中需要重点考虑的问题.
一、加大对民政档案管理的投入
民政档案管理工作对民政部门的日常工作产生重要的影响,加强民政档案管理水平可以保证民政档案的连续性、完整性.随着计算机技术的广泛应用,在民政档案的管理中也可以采用计算机管理手段.但要对民政档案进行信息化管理,首先要加强民政部门领导对民政档案管理信息化的重视,因为需要大量的投资,只有有关领导积极配合才能使民政档案信息化建设顺利进行.要加强对民政档案信息化建设的投资,购买信息管理硬件设备,投入资金对民政档案管理人员进行培训,以提高民政档案管理的效率.
二、建立高质量的民政档案网络
民政档案的管理内容主要包括党群、优抚、救灾、低保、行政、婚姻登记等方面.由于内容比较复杂,单靠民政档案人员进行收集是不可能做好全面覆盖的,所以要将民政档案收集工作落实到各个基层部门,由于各基层部门的管理范围相对稳定,接触的事物都是分门别类的,所以在收集民政档案的时候处在比较有利的地位.进行民政档案管理的主要目的是为了更好地开发利用民政档案信息,所以在进行民政档案网络建设管理中要保证民政档案的质量,加强各网点之间的联系.各网点可以在归档的过程中进行业务上的沟通,使整个民政档案网络看似一个松散的联合体,但是实际上各个部分之间的联系是非常紧密的.在民政档案网络中还存在的一个问题就是民政档案不能及时归档,造成这种现象的原因就是很多民政档案管理者在工作中没有足够的热情,工作马虎,对民政档案管理工作的积极性不高.所以在建设档案网络的时候需要采用相关的激励机制,按季度或者年度对民政档案网络中的先进网点进行奖励.这样就可以激发民政档案人员的工作动力,提高民政档案管理工作的质量.
三、加强民政档案工作者的服务意识
加强民政档案工作人员的服务意识,就是要使他们认识到民政档案信息资源的作用.民政档案工作人员在日常的民政档案工作中要树立服务意识,不断寻找民政档案信息资源中的巨大潜力,使民政档案信息可以得到合理的使用.还要扩展民政档案信息的使用范围,在以往的民政档案信息使用都是以查阅的形式,民政档案工作者没有可以发挥才能的地方,民政档案的利用率就相对比较低.随着社会经济的发展,民政档案在社会各项活动中发挥的作用越来越明显,所以民政档案管理工作的重要性就要不断加强,要求民政档案管理部门要根据不同的使用对象建立差别化的民政档案,而且民政档案管理者对不同人员的民政档案需求也要有一定的认识,根据他们的需要将民政档案送到他们的手中.
四、加强民政档案的信息化管理
首先要进行民政档案信息化基础建设,主要包括硬件建设和软件建设.在硬件方面需要建立完善的民政档案信息管理平台,可以采用计算机进行民政档案信息的管理；软件方面主要是对档案管理人员来讲,需要加强民政档案工作人员的素质,使他们了解必备的计算机知识、网络知识、现代管理知识以及数字技术.档案管理人员在工作中要不断转变档案管理理念,不断更新档案管理知识.民政部门还可以邀请一些专家对档案业务人员的工作技能和工作方法进行相关的培训教育.档案管理人员自己也要在日常的工作中不断补充知识,积累经验,提高档案管理水平,适应当前民政档案管理现代化的要求.其次,要做好档案的电子归档工作.随着计算机技术的不断发展,现阶段电子档案的数量不断增多,做好电子档案的保存工作对提高整体档案管理工作有重要的作用.需要注意的是,在电子档案的管理中要加强对档案的安全管理,防止由于计算机系统方面出现的问题,导致电子档案的遗失.所以要加强对计算机系统的保护,采用安全保护软件,对档案信息进行有效的保护.
从目前的民政档案管理来看,计算机技术以及网络技术的发展为档案管理提供了有力的条件,民政档案的社会公共职能不断加强.要进行现代化的档案管理就是要加强民政档案的信息化管理,需要民政部门加大对档案管理现代化建设的投资,不断挖掘民政档案信息的开发潜能,加强档案管理信息化基础建设,为提高民政档案管理效率服务,推动民政档案管理现代化步伐.