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【摘 要】在经济全球化的趋势下,中国对外经济合作与劳务合作的数量呈高速增长趋势,由此极大地推动了翻译产业的发展,在传统翻译服务产业向现代翻译服务产业的转变的过程中,引入项目管理的组织翻译活动对翻译公司来说极其重要的.本文从质量管理、时间管理和成本管理三个方面对翻译项目管理进行了探讨.
【关 键 词 】翻译；项目管理；质量管理；时间管理；成本管理
Abstract： Under the trend of global economic integration, China’s economic cooperation and labor cooperation with foreign countries he been increasing continuously and rapidly, which greatly improved the development of translation industry. The traditional translation mode has been changed, and Project Management has been introduced into modern translation mode, which is of great significance to the Translation Service Company. This paper makes a discussion on PM in the Translation Service Company from three aspects which are quality control, time control and cost control.
Keywords： translation project management quality control time control cost control
在经济全球化的趋势下,中国对外经济合作与劳务合作的数量呈高速增长趋势,由此极大地推动了翻译产业的发展,同时也给中国的翻译带来了巨大的挑战,多做项目,做好项目是大家的共识,但是当遇到大批量、跨专业、多语种翻译任务时,只是采取简单的人海战术,难以保证较高的工作效率和工作质量.而按照现代管理的理论,翻译服务的提供者是组织而非个人,即使是一项非常小的工作任务,为了避免个人的随意性和疏忽所带来的问题,仍然需要由多人配合,由不同的人完成翻译、校对和检验.翻译公司每天会处理几十个项目,可以说项目就是企业的生命线,每一个项目都是展示公司形象的窗口,是赢得市场的口碑.在传统翻译服务产业向现代翻译服务产业的转变的过程中,为传统的翻译产业引入项目管理的方法组织翻译活动对翻译公司来说极其重要的,它可以规范业务流程、完善管理手段、严格质量控制措施和实现更现代化的经营模式.
“项目是组织进行的一个暂时性的努力付出,在一段事先确认的时间内,运用事先决定的资源,以产出一个独特的且可以事先定义的产品、服务或结果.”
“项目管理是运用管理的知识、工具、和技术于项目活动上,来达成解决项目的问题或达成项目的需求.”所谓管理包含领导、组织、用人、计划、控制等五项主要工作.
翻译服务活动完全具备“项目”所有的特点.翻译项目管理指项目经理按照客户的要求,在既定的时间内利用各种技术、工具和现代管理方法,理顺翻译、审校、排版等工作环节,保质保量地完成翻译任务,并将成本控制在预算范围内.翻译项目管理是任何一家大型翻译公司都必须努力实施和执行的一项翻译管理能力和实践.具体到翻译公司的翻译项目,项目管理中最重要的三大要素分别是质量管理、进度管理和成本管理.项目管理是否成功归根结底取决于翻译产品的质量、交付及时性、预算合理性、顾客的满意度等因素.如果一个翻译项目能够按照原定进度、不超过预算且达到质量要求而顺利交付,即可认为项目管理取得了成功.
一、质量管理
质量是项目成功的必须与保证,质量管理包含质量计划、质量保证与质量控制,并通过由其组成的质量保证系统来实现.它可以帮助翻译项目团队尽早发现产品缺陷并及时采取补救措施,将对成本和进度的负面影响降到最低限度.
①质量计划：是针对特定的产品、项目或合同规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件. 质量计划提供了一种途径将某一产品、项目或合同的特定要求与现行的通用质量体系程序联系起来.
“翻译不能依赖补救,译前准备事关全局”.项目经理必须做到设计在先、处理及时,才能进行有效的项目管理.合同签订后,项目经理首先需要了解项目类型、项目用途、产品提交时间、涉及的专业领域和工作难度、成本和利润预算、源文本特征、客户对质量和稿件的具体要求等,然后制定一份计划书,
②质量保证：指为使人们确信某一产品、过程或服务的质量所必须的全部有计划有组织的活动.它涉及项目执行中涉及到的各个环节,比如任务分配、过程追踪、审校、排版、编辑和语料库采编和建设,其中项目经理是整个团队的负责人,负责项目的组织、协调和控制.
从接受客户委托开始,项目经理就要针对项目进行专业划分,从翻译工作的开始阶段即做到专业化.对资料的专业程度进行分析,做到专业学科细化到特定领域,从而做到真正意义上的专业对口.然后根据项目的专业性、难度和客户的质量选择不同级别的译员（考虑其日处理能力、擅长的专业方向等要素）.如果是大中型项目,客户可能会提供参考语料供翻译使用,否则,项目经理应提取并统一专业词汇术语表以确保项目翻译术语的一致性.通常情况下,术语定义后须提交客户确认.有时因为项目周期过紧,未能在译稿派发前准备好术语,可要求译员在翻译过程中做到每日术语同步,或者使用网络协同翻译工具做到实时术语同步；
③质量控制：为保证产品的生产过程和出厂质量达到质量标准而采取的一系列作业技术检查和有关活动,是质量保证的基础. 翻译项目的质量控制问题,主要指如何在翻译流程和作业中控制翻译的质量,它不是一个独立的工作单元,而是结合在翻译流程的各个环节之中的.可以说,项目管理的种种的最终目的,都是为了进行最佳的质量控制.干预翻译作业过程,将问题在过程控制中解决,而不是等到出了问题再去解决.可以通过工作进度计划、定期抽样检查等方法随时掌握项目的实际进展情况,对一些不符合计划的行为采取及时的纠偏措施,比如,项目经理以定期返还中途稿件的方式,对翻译质量进行跟踪监控,及时追踪审查译员的稿件,撤换不合格译员.最后进行质检验收时,所有的译稿均须经过严格的语言文字和专业技术双重校对,比如,从语言角度审阅译稿语言是否流畅、表达是否清晰,整体语言风格是否一致；从校对角度审阅译稿的格式、样式、标记、用语是否准确,内容是否有漏译,误译,术语是否统一；从专业技术角度审阅译稿技术术语表达是专业；从排版角度确认译稿图表制作、格式转换是否符合标准.及时与译员进行沟通交流,遇到问题及时解决,以确保项目的整体进度与质量标准.
二、时间管理
时间进度管理是指为达到特定的工作目标,包括如期交货、实现收入和控制费用等,在规定时间内保证项目能够按期完成所需的过程,是翻译项目管理的另一个重要内容.时间控制的主要方法包括：对项目进行整体分析并制定科学合理的进度计划,对各项活动按优先次序排列,估算每项活动占用的时间并优化时间序列,依据项目进展情况及时调整工作计划安排.
在多人合作的翻译项目中决定成败的另一个重要因素是时间进度管理,因为只有在规定的时间内完成任务,项目才是成功的.项目经理根据项目难易程度对工作进度进行规划,将工作任务分解,制定出详细的工作分配和时间进度表,确定中途稿和终稿交付时间,并及时向项目成员发出提醒信息.当遇到比较重要或比较复杂的项目时,为了防止项目出现意外变化,如可能出现的客户要求的变化,以及技术和人员方面事先无法预料的变化等,要实施项目变化管理,应适度留出时间提前量进行处理以保证项目能按时完成.
翻译是一项复杂的脑力劳动,不是买白菜,需要充分的时间,提醒客户应尽早制定计划,不要总是把翻译工作留在使用前的最后一刻才外派给翻译公司,这就造成了交付工期非常有限,这就更需要我们的项目管理人员根据成本和时间因素,合理进行时间的管理和控制.
另外,当遇到与以前翻译稿件内容类似的项目,可以在翻译记忆库中进行比对筛选,这样可以节省不必要的时间浪费.了解并熟悉使用各种翻译及排版软件,也可以节省出很多的时间.
三、成本管理
除质量和时间外,翻译项目的成本管理也非常关键.成本管理是保证项目在批准的预算范围内完成项目的过程,包括资源计划的编制、成本估算、成本预算与成本控制.对于提供语言服务的翻译公司而言,翻译项目的终极目标是获取商业利润.因此在严格控制产品质量和时间投入的同时,如何用更少的成本获得更高的利润是项目经理在工作中必须面对的问题.项目成本管理包括成本预算、资源计划、技术更新以及成本控制等几个环节.
翻译项目的资源计划、成本估算和成本预算在项目启动阶段就要着手进行.项目经理在接到翻译任务后,首先要对翻译项目进行整体分析,比如,专业领域和难易程度、翻译工作量、提交时间,进行合理的成本估算,并考虑如何利用现有资源选择专业背景和翻译能力相当的翻译人员组建项目团队,比如,从资源分配角度,可以根据项目的难易程度,在相同的专业领域可以寻求译员强弱搭配,甚至可以启用新人,这样做不仅可以提高质量,培养新人,还可以降低翻译成本.另外,从技术角度,当遇到内容太量重复或模式完全形同的项目时,可以在翻译记忆库中寻找类似文件进行比对,这样既可以避免翻译重复劳动,节省时间,同时还可以降低翻译成本.同时还要注意有时为了赶时间会造成成本增加,应兹时间和成本之间做一个合理的调整.在项目进行过程中,项目经理应始终严格控制成本,尽量在预算范围内完成项目.项目完成后,还应对项目进展和成本、利润进行总结,为以后其他项目提供经验.
总之,一个翻译项目如果能够按照原定进度、不超过预算且达到质量要求而顺利交付,即可认为项目管理取得了成功.