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摘 要 ：介绍了实用、方便、高性能的办公软件“办公通”的设计与实现方法,该软件利用实用的计算机编程技术,实现了个人文件管理、隐私保护、工作日程提醒的功能,且运用多线程并发的方式实现了局域网内即时通信.该软件基于Microsoft . framework 3.0的框架编写,实验证明其适用于Microsoft Windows各种版本系统.
关 键 词 ：办公管理系统；文件管理；隐私保护；日程提醒；局域网通讯
中图分类号：TP319文献标识码：A文章编号：1672-7800（2013）006-0064-02
基金项目：山东省高等学校科研计划项目（J11LG13）；山东省优秀中青年科学家科研奖励基金（BS2012DX025）
作者简介：王鹏鉴（1991-）,男,山东工商学院数学与信息科学学院学生,研究方向为软件设计；谈倩倩（1990-）,女,山东工商学院数学与信息科学学院学生,研究方向为软件设计；代言化（1979-）,男,山东省莱阳市第四中学二级教师,研究方向为计算机应用；乔小燕（1982-）,女,博士,山东工商学院数学与信息科学学院讲师,研究方向为计算机软件、图像处理.
0引言
随着中国经济的飞速发展和计算机的迅速普及,无论是从办公效率的角度,还是从经济角度上来说,“电子化办公”已经成为了办公方式的必然趋势,计算机在办公室的地位已经不可撼动.然而随着电子化办公的逐步深入,大量办公文件的分类管理不合理,导致需要花长时间搜索一份文件,大大降低了工作效率；隐私文件和一般文件存放在一起,不采取任何保护隐私的措施,也极易导致个人隐私信息泄露；并且,同一公司不同办公室、不同楼层的员工要进行信息交流,仍然依靠或亲自到对方办公室交流,导致公司内信息转发不通畅,无法达到协同办公的目的,也导致了工作效率的低下；还有不少员工不小心忘记重要工作安排而导致公司利益受损.鉴于以上情况,对于当代中国电子化办公市场,一款集合文件管理、隐私保护、工作日志提醒和局域内通讯功能的办公软件的开发显得尤为重要.
1系统需求与分析
为了方便公司的每位员工都能够对自己的各种电子文件进行分类、管理和查找,并保护隐私信息、记录各项重要工作安排、软件自动按时提醒重要安排、整个公司局域网内及时信息交流和文件在线传输等的电子化办公需求,本文开发了一款强大实用的办公软件——办公通.
办公通是一款主要面向办公室办公人员的应用软件,本软件的目的在于最大限度地提高办公人员的整体办公效率,为企业增加行业竞争力.这是一款利用先进实用的计算机技术开发的实用、方便、高性能的软件,实现个人文件管理、隐私保护、工作日程提醒和局域网内即时通信的功能,需要考虑文件管理的高效与安全、工作日程提醒的可靠性、局部通信的快捷性及用户的良好体验.
2系统设计
办公通V1.2分为四大功能模块,如表1所示.
2.1文件管理
用户可以根据需要自由添加或删除文件分类,方便电子文件的增加、查找、发送、重命名.
2.2隐私文件管理
用户首次使用软件时,采集用户的信息和隐私保护,分为主账户和来宾账户两种登录方式管理系统.来宾账户不需可登录,但主账户设置的隐私保护文件对其不可见；主账户登录需,隐私保护文件对其可见.
2.3工作日程提醒
用户可快捷添加工作日志和日程安排,并设置到时提醒、管理工作日志.
2.4局域网通讯
用户可与局域网内其他计算机用户进行信息交流,还可以在局域网内接发电子文件,不再麻烦地使用U盘拷贝文件.
3系统实现
3.1系统平台的选择
随着Windows 7系统的广泛使用,其已逐步取代Windows XP而成为最主流的操作系统,它以全新的图形界面、简单快捷的操作方式、支持多媒体功能等特点而成为软件发展的流行趋势.选用它作为开发平台,易于功能的扩展和软件的升级,所以本文选择了Windows7旗舰版作为开发、测试和运行的平台,这种情况下,必须考虑Windows XP与Windows 7的一些差异性问题,保证Windows XP的兼容性.比如,在获取软件进程运行路径时,Windows 7会获取其绝对路径,而Windows XP则是桌面地址加上进程运行的相对路径.所以,为了解决这一差异,本文在程序最初运行时获取.exe文件的绝对路径,再加上获取得到的相对路径,即可解决Windows XP与Windows 7在获取软件进程运行路径时的差异[1].
3.2编程平台的选择
由于主要用户对象是Windows系列系统的客户,所以,本文使用Microsoft公司推出的C#编程语言[2]在Visual Studio 2010环境下进行编写.在程序运行框架方面,使用了. framework 3.0的框架[3],以便更多的系统能够使用该程序.由于“办公通”软件的主要特点是小巧、实用,所以,本文放弃了使用庞大的数据库程序来管理数据,而使用C#语言中强大的序列化和反序列化功能来通过文件管理数据,这样使整个系统安装简洁、使用方便[4-6].
3.3软件实现
在用户第一次登录程序时,弹出提示框,提示用户输入用户名和,保存时采用国际流行的MD5加密方式[7],引用System.Security.Cryptography命名空间,调用该命名空间下的ComputeHash（）方法将用户输入的字符串进行加密,使用Encoding.Default.GetBytes（）方法调用系统默认的编码格式作为ComputeHash（）方法的编码格式参数,使用户输入的字符串编译为加密后的默认编码格式类型的数组,再通过循环叠加构成字符串,最后使用.NET框架下序列化和反序列化函数,将该字符串再次加密后通过文件形式保存在电脑硬盘中,通过MD5加密和序列化加密大大提高了的安全性,保证了用户隐私安全.信息保存成功后出现登录窗口,有主用户登录和来宾账户登录,主用户登录需要输入,可以查看所有文件和所有功能,包括隐私文件和工作日志；来宾账户登录不需,只能查看普通文件,不能查看工作日志,从而实现通过不同的登录方式来提高隐私文件安全性和用户隐私的目的. 主账户登录后,出现软件的主界面[8],如图1所示.主界面中包含文件管理、工作日志和局域网通讯三大功能,用户可以根据需要成功添加文件类型,在不同的文件类型下添加文件,添加文件后,原文件将删除,各种已经添加的文件可以直接在“办公通”中打开、编辑和删除.软件提供高效的搜索功能,支持关键字、关 键 词 等模糊搜索功能.工作日志功能中,可以直接添加工作日志,设置该日志是否需要提醒和何时提醒,同时提供提醒设置的提前时长和提醒频率功能,需要提醒的日志在符合提醒设置条件的情况下,会在屏幕的右下角弹出提醒窗口,提醒用户待办事宜,以免用户错过重要的工作安排.局域网通讯功能,采用多线程[9-10]并发的方式,在主界面加载时,同时启动4个后台线程,分别负责使用UPD协议[11-12]遍历全局域网在线用户线程、监听其他用户上下线线程、监听其他用户发送信息线程和监听其他用户发送文件线程.采用多线程技术,可以使监听线程这类长时间处于等待的线程在后台执行,不影响用户使用其它功能,大大提高了软件的反应速度和运行效率.用户可以直接和其他在线用户聊天,聊天采用TCP协议[13-15]的方式传输数据,TCP协议是面向连接的协议,可以保证通讯过程中没有通讯错误,大大提高了数据的正确率.同时软件还会自动保存聊天记录,各用户之间还可以发送文件,文件发送也是用TCP协议完成,保证了文件传输的正确率.
4结语
为了提高办公效率、方便快捷地管理各种文件、加强同事间办公信息交流、记录并提醒工作日程,本文设计和实现了“办公通”办公软件的功能,分析其实现难点,并给出了解决方案.该软件已被办公人员普遍使用,通过大量实践表明,该软件达到了预期目标,且实用、方便、性能高,大大提高了办公效率.