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摘 要 ：信息办公自动化作为一种新兴的工作方式给高校二级学院行政管理工作带来了巨大了影响与变革.本文从办公自动化在高校二级学院行政管理中的作用和办公自动化要求行政秘书必备的素质与技能两方面阐述了信息办公自动化对行政秘书的影响问题.
关键字：信息办公自动化；行政秘书；影响
信息办公自动化,作为一种新型的办公方式,是现代化办公和计算机网络功能的一种有效结合,是当前新技术革命中一个非常活跃和具有很强生命力的技术应用领域.作为人才培养、科学研究、社会服务重要阵地的高校,无论教学、科研还是管理、服务工作都有大量的业务、政务、事务、信息要处理,这些都需要办公自动化的辅助.办公自动化的实施和影响.给行政秘书的工作带来了新的变革.
一、办公自动化在高校行政管理中的作用
1.“上传下达”科学化.办公自动化作为信息处理与管理的数据库.是决策的支持系统和信息工具.通常办公室的业务,主要是进行大量文件的处理,起草文件、通知、各种业务文本,接受外来文件存档,查询本部门文件和外来文件,产生文件复件等等.所以,采用计算机文字处理技术生产各种文档,存储各种文档,采用其它先进设备,如复印机、传真机等复制、传递文档,或者采用计算机网络技术传递文档,是办公室自动化的基本特征.实行办公自动化后.秘书工作的大部分业务都可以借助先进的办公设备进行处理,可充分利用积累的文件数据,实行文字处理、信息传递、存贮与检索的现代化管理,大大地提高了工作速度和效率.
2.“左右联系”标准化.学院办公室是学院工作的领导进行决策的场所.领导做出决策,发布指示,除了文档上的往来之外,更深层的工作,实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析,从而做出决策,并将决策作为信息传向各基层单位或校级相关部门.通过应用办公自动化,可以将文档格式、文档管理编码、信息、交换格式、名词术语等标准化,有利于实现信息交换,扩大资源共享,提高工作效率.有效地保证信息的完整与安全性.
3.“内外沟通”窗口化.办公自动化在高校行政秘书工作中充当着“窗口”的角色,办公自动化程度的高低反映出行政秘书效率与质量的高低.首先,通过办公自动化.行政秘书不仅能够及时了解机关环境的变化,而且有利于机关领导及其他同事了解自身工作,拓宽对外联系面.同时.通过邮件、聊天群等,秘书可以和单位的领导或其他同事进行信息传递、信息共享.使信息流动速度加快,避免因信息流动不畅而引起的矛盾,从而有效协调内部关系.其次,行政秘书通过互联网可以不受时间和空间的限制去浏览网站,及时了解校内校外各类的相关信息或变化情况.
二、办公自动化要求行政秘书必备的素质与技能
在新的办公方式下,需使用新的办公手段.行政秘书要适应这种快节奏和高准确度的工作,必须具备相应的素质与技能.这样才能把部分行政工作进行有序化的管理,为领导进行决策提供科学有效的服务.
1.过硬的业务素质.实现办公自动化,进行高效的办公管理,就要求办公人员必须具备相应的素质与技能.在高校教育改革日趋成熟的形式下,它对行政秘书的业务素质提出了严格要求.文件的收发、传阅、执行完全靠计算机来完成,如没有过硬的信息办公自动化素质,就会在办公室工作中出现种种失误,使工作得不到及时有效地解决和处理.所以,要推进办公自动化.首先要求办公室工作人员打破传统的思维模式,接受新的信息技术,加快自身信息化素养的提高,尽快跟上时代步伐,提高对办公自动化的认识,走出认为办公自动化不如手工、纸笔、容易出错、安全性不高的误区.
2.科学的管理观念.办公自动化,在某种程度上来说也可以看作是一种以信息处理为主要特征的办公活动.它的基础是计算机技术和通信技术,而物化人类思维中科学管理的内容是实现办公自动化的关键,它体现管理智慧.并能真正意义上去实现办公自动化.在具体的实施中要用科学的管理理念规范行政秘书的工作流程,建立一个符合现代化管理的组织体系,制定具体的管理办法和规章制度,尤其是在安全性、保密性方面应做出严格规定.注重办公工作的科学管理与现代化信息技术设备的结合.从领导分工、办公室工作人员职责和工作绩效等一一加强管理,做到职、权、责有机结合,提高办公自动化的应用效率,最大限度地发挥其作用.
3.熟练的操作技能.随着计算机技术的发展,办公自动化从最初的汉字输入、字处理、排版编辑、查询检索等单机应用逐渐发展成为现代化的网络办公系统.我们要确立发展意识、服务意识,并且必须定期组织培训提高工作技能,熟练掌握如速记、打印、校对、使用照相机、打印复印机、传真、音频设备、投影设备等基本技能.同时具备一定的计算机硬件和软件知识,能进行编辑、表格处理、图像和图形处理,并能编写基本程序.能熟练使用电子邮政系统,进行信息的传递和交换.能适应信息社会对秘书工作高速度、高效率、高准确性的要求,为建立和实施办公信息管理的自动化提供保障.
三、结论
信息办公自动化给高校二级学院行政管理工作带来了巨大了影响与变革.计算机和网络技术不仅给行政秘书的工作创造了前所未有的环境条件,而且带来了技术手段的更新和思维方式、价值观念、生活方式的变化.而这一切的改变都要建立在良好的个人信息素养基础上.作为行政秘书,应正确认识信息办公自动化在高校行政秘书中的地位,在信息办公自动化的环境中解放思想,端正工作态度,与时俱进,不断创新,逐步培养与之相适应的能力.提高工作效率,从而更好的为学院服务.