对高职院校行二级学院政秘书工作的现状的

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[摘 要 ]行政秘书在高职院校的二级管理中是必不可缺少的,针对二级学院的行政秘书的工作现状,文章从工作职责入手,分析了秘书工作涉及的工作范围,工作中存在的问题,最后提出了如何做好行政秘书的几点合理化建议.

[关 键 词 ]二级学院;行政秘书;工作现状;素质

中图分类号:G64

文献标识码:A

文章编号:1006-0278(2013)04-202-01

行政秘书在高职院校的二级管理中是必不可缺少的,行政秘书的工作内容以学院运转为主,工作内容多样且繁琐.行政秘书在二级学院的管理工作中起上传下达的作用,是连接二级学院、教职工和学生的桥梁.随着高职院校教学改革的深化,二级管理的逐步出现,会产生各种各样的矛盾,行政秘书看似平凡而琐碎的工作在这个时候起着至关重要的作用.

一、行政秘书的工作职责

高职院校行政秘书工作范围宽广,涉及事务繁杂琐碎.主要有以下五个方面:

(一)日常行政

学院对内、对外文稿(如二级学院工作计划和总结、各类通知和申请报告等)的起草和上报;学院会议内容的记录和整理;学校各部门文件的收发和归档,教职工个人资料的审核和保管;固定资产管理、办公设备维护、办公用品的采购等.

(二)行政沟通

联系学院领导与教职工、领导和领导、学校各职能部门之间的工作,承担学院的公关和接待事务等.

(三)财务报账

承担学院活动,日常办公、教职工培训进修、教学科研费用等支出的报账.

(四)人力资源

学院教职工的情况、年度考核评优、职称评定,协助学院领导编制学院行政组织架构,如岗位设置、岗位职责、人才招聘计划等.

(五)科研项目的申报

负责协助学院领导组织教师报科研项目,如教学成果、精品课程、教学立项、优秀公开课.

综合以上的工作要求行政秘书在日常工作中必须有强烈的事业心和高度的工作责任感,认真仔细,作风正派、忠于职守、无私奉献.

二、行政秘书工作存在的问题

(一)高校对行政秘书队伍建设不够重视


一部分人对行政秘书工作缺乏正确的评价和认识,轻视行政秘书在二级学院正常工作秩序中所发挥的重要作用.错误的认为行政秘书只是打杂的;在职称评定、干部聘任、利益分配等方面都受到相对不公正的待遇;加之行政秘书平时工作繁杂、任务重、责任大,付出的劳动得不到应有的理解,由于工作繁忙,特别是当前很多高职院校实行“定岗定编”的岗位设置,紧紧地把行政人员绑在了工作岗位上,实行坐班制.这些原因最终导致行政秘书缺乏职业认同感,造成行政秘书工作积极性不高、心里不平衡、思想压力大,很多人不安心行政秘书岗位,人员变动频繁,行政秘书队伍呈现不稳状态.

(二)高校教师不愿意担任行政秘书

由于行政秘书从事的工作大部分都是幕后工作,具有一定的隐蔽性、重复性和机械性,根本没有多余的时间去进行教学工作和科学研究,而且工作时间远远超过正常的上班时间,经常会为了准备会议资料、完成某项任务,联系各项事务来加班,而这些行为都是个人自发的,这些因素决定了很多教师不愿意担任这项工作.

(三)行政秘书工作缺乏活力

行政秘书工作看似简单,其实千头万绪,非常繁重而细致,在学校行政管理中处于桥梁和纽带作用,上听命与二级学院领导和各二级单位的领导,下服务于广大教职工和学生,常常会处于各种具体繁杂事务的“纠缠”中.许多高职院校对行政秘书重使用、轻培养,导致其知识更新少,现代信息意识薄弱.面对突飞猛进的知识经济时代和高职院校的迅速发展,行政秘书在相关管理方面的系统培训观念不能及时更新,大大制约了行政管理能力,工作效率大大降低.

(四)行政秘书专业素质不高

高职院校行政秘书队伍素质普遍偏低.第一:现在社会的就业压力巨大,使得先就业再择业成为一种普遍的社会现象,很多毕业生毕业后不得已先从事行政秘书的工作,却从来没有从心底里想从事这项工作,而是当作择业的一种权宜之计,因而不能静下心来做这些繁杂琐碎的行政工作;第二,大部分从事这项工作的人不是专业出身,由于专业背景不同,存在相应的局限性,行政秘书更多的是从事文字处理、信息交流工作,学历高的人不一定就能做的很好;第三,政治和理论修养也存在一定的差距,由于行政秘书工作的特殊性,要求行政秘书必须具有一定的理论和政治思想觉悟,然而现在大部分高校的行政秘书人员都没有经过业的培训,以至政治和理论水平不高.

三、做好高职院校行政秘书工作的建议

(一)学习管理知识

行政秘书在二级学院从事的是一般管理岗位.管理是一门科学,也是一门艺术,这就要求行政秘书必须不断学习管理学知识,掌握国内外先进的管理方法和理念,与时俱进,才能保证才从事秘书工作时卓有成效,事半功倍.

(二)重视行政秘书的继续再教育

在行政秘书培训方面,学校要加大投入力度,不断的为秘书提供知识更新的条件,并经费上和政策上保证落实.制定切实可行的中、长期培养计划,多渠道、多形式加强秘书基本素质的培养,提高其理论水平和专业素质.除此之外,还应鼓励行政秘书利用业余时间自学一些与自己专业工作关的学科知识,多学科、多角度、全方位地提高认知能力和管理水平.

(三)激发行政秘书工作的积极性和主动性

秘书工作的开展需要各部门领导和同事的关怀和支持,二级学院领导要主动关心行政秘书的工作和生活,在职务晋升、奖金发放、职称评定方面,要建立相应的奖励激励机制,通过多种渠道解决行政秘书的思想负担,让其没有后顾之忧,安心工作.同时,二级学院要充分肯定行政秘书的地位和作用,对于业务水平高、责任心强、工作业绩突出、管理经验丰富的行政秘书,二级学院要在适当的时候,给予一定的精神激励和物质支持,充分调动行政工作积极性和主动性,激发秘书的工作热情,促使其开拓进取,与时俱进,大胆创新,为高等教育事业的发展和改革,奉献自己的聪明才智.

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