ISO模式下高校图书馆地方文献编目质量监控

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[摘 要 ]海南大学图书馆为保障特色资源建设质量,在实施全面质量管理的程序中,特将地方文献编目纳入质量管理体系文件,并严格按照质量管理体系文件要求进行质量检查、跟踪纠错.地方文献编目工作始终受到质量管理机制的监控,使编目流程、编目数据不断向着规范化、标准化持续改进.通过地方文献编目质量的持续改进机制,以ISO标准提升图书馆服务,实现高校图书馆地方文献服务质量和服务能力的持续提高.

[关 键 词 ]高校图书馆全面质量管理地方文献编目质量监控

[分类号]G250

1　前言

地方文献就是内容上具有地方特征的文献.海南大学是海南省唯一的一所综合性大学,收藏海南地方文献有着得天独厚的地理优势.海南大学图书馆成立了海南省历史文化研究基础、海南地方文献部,全面收集记录着海南及其南海地区自然、历史、社会现象以及该地区人士所著述的一切文献,即地方出版物、地方人士著述和内容述及本地的出版物,系统地开展海南地方文献研究工作,加快海南地方文献建设步伐,高标准建设海南地方文献中心.

海南大学图书馆从2005年3月6日开始正式实施全面质量管理(Total Quality Management,TQM),经过三年实践,各项读者服务工作在全面质量管理的推动下已打下坚实基础,各项专业与读者服务技能得到有效提高.本文将以海南大学图书馆地方文献的编目、标引工作为例,探索ISO模式下图书馆地方文献编目质量的监控.

2　建立高校图书馆质量管理体制

2004年7月,海南大学图书馆开始引进全面质量管理,对全馆人员分批进行TQM培训.海南大学图书馆根据ISO(International Standard Organization)9000族质量管理体系和图书馆未来发展方向,确定远景发展目标,在制定总体目标和质量方针的同时,分别按相关职能与层次分解质量目标,确定质量体系要素、质量手册、程序文件和工作手册的编写,确定运作所需的业务流程和工作规范等,制定确保这些流程有效运作和控制所需要的准则与方法,并建立渠道以得到足够信息,实现过程监控,为图书馆实现远景规划提供基本保证.

《海南大学图书馆编目部工作手册》(以下简称《工作手册》)、《海南大学图书馆地方文献分类细则》(以下简称《分类细则》)和《海南地方文献中心作业指导书》(以下简称《指导书》)中除了对编目工作目的、职责范围做出相应的规定外,还对地方文献工作流程、工作目标与质量检查相关文件、监视和测量等做出了详细规定.

3　ISO模式下高校图书馆编目质量监控机制

为了确保ISO在编目环节中的有效运行,使编目、标引质量得到实质监控,海南大学图书馆分别在质量管理机制、过程规范控制、ISO规范等方面进行了积极探索.

3.1编目工作的质量管理机制

为了保证图书馆编目、标引工作的质量,海南大学图书馆分别在《工作手册》、《ISO程序文件》中对数据质量提出了7点具体要求：①遵守分类、主题规则及著录规则与著录格式,做好文献编目工作；②正确使用机读目录格式,不得自行其是,以保证数据格式协调一致；③分类与主题标引准确；④名称检索点规范化；⑤套录数据源的数据,必须与著录实体认真核对；⑥著录文字要简明、通顺；⑦数据录入要准确、无误等.这样,海南大学图书馆利用全面质量管理对编目、标引工作建立了一套质量管理机制,实现了与专业技术工作的有效衔接.

3.2编目、著录质量规范

在实施全面质量管理过程中,海南大学图书馆规定：中文文献著录以《CALIS联机合作编目手册》(上)为著录依据,以《中文图书著录的补充规定》为补充依据,以《中国机读目录格式》、《普通图书著录规则》为参考；外文文献著录以《CALIS联机合作编目手册》(下)为著录依据,以《海南大学图书馆外文图书分编补充规定》为补充依据,以《西文文献著录条例》(修订扩大版)为参考；中、外文献著录原则上采用详细级次,奠定了实现书目数据标准化、规范化的基础.

3.3地方文献编目质量的基本内容与要求

由于TQM的目标是以读者满意为关注焦点,那么,ISO在编目、标引质量环节中除了各种规范性文件以外,还分别就如何提高编目质量、方便检索等提出了详细要求.

地方文献的编目、标引与中文图书一样必须按照必备字段、必选字段、可选字段、详细字段等不同层次要求严格执行；文献分类则以《中国图书馆图书分类法》(第四版,以下简称《中图法》)及《CALIS联机合作编目手册》为依据.与此同时,TQM要求在进行著录和标引过程中尽可能地规范与统一,为保证本馆地方文献分类的准确性、连贯性、一致性,专门制定了《分类细则》,作为海南地方文献分类的依据.

4.ISo在地方文献编目环节的运行与监控措施

海南大学图书馆结合本馆的具体实践,规定地方文献编目流程为：盖章→帖条码→总括登账→编目标引→审校→打印分类账、明细账→地方文献室环节.同时,利用TQM对地方文献编目环节进行了规范和监控.

4.1地方文献编目著录过程的质量控制

《分类细则》中对影响地方文献编目质量的数据进行如下补充：

《中图法》不注明依“依中国地区表分”、“依中国民族表分”的类目,类号后不再加(266)、8 L(黎族)、16(苗族)、13(回族)等类号.如《冯白驹传》入K825.2,不入K825.2(266)；《黎族织贝珍品龙被艺术》入J523.1,不入J523.181.

《中图法》注明“依世界地区表分”、“依世界地区表分,再仿××分”的类目,依《中图法》有关规定分类.如《人造花大王――欧宗清》(欧宗清为泰国籍海南华侨企业家和社会慈善家)分入K833.365.3.

《中图法》注明“依中国地区表分”的类目,按下列规定取相应分类代码.

66――内容含海南整体或大部分地区属性的类目,含“海南”、“海南省”、“海南岛”、“琼崖”、“琼岛”、“椰岛”、“琼州”、“珠崖”、“海南行政区”、“南海诸岛”、“西沙群岛”、“西沙岛”、“南沙群岛”、“中沙群岛”等字词.如《海南岛北部地震研究文集》入P316,266－53.

661――海南省政府所在地,含“海口”、“海口市”、“椰城”等字词.如《海口年鉴》入Z526.61.

对海口以外的海南文献采取以下方法：663SY――地级市三亚市,“SY"为“三亚”首字拼音简称,含“三亚市”、“三亚”、“鹿城”、“崖州”、“崖县”等字词的文献,如《三亚市志》入K296,63SY；664QS――海南省历史上存在的县级市琼山市、琼山县,含“琼山”、“琼山市”、“琼山县”等字词的文献,如《民国琼山县志》入K296,64QS；664DZ――县级市儋州市,含“儋州市”、 “儋县”、“儋耳”等字词的文献,如《儋县志》入K296.64DZ；以下类似.

《中图法》已设专类的类目,直接分入专类.如《传统琼剧剧目精选》入1236.66；《琼剧文化论》入J825.66.

《中图法》注明“依世界地区表分,中国再依中国地区表分”的类目,应在《中国地区表》的相应类号前加“2”.如《海南岛气候》入P468.266.

《中图法》注明“依中国民族表分”的类目,依《中图法》有关规定加81(黎族)、16(苗族)、13(回族)等类号.如《海南岛黎族社会调查》分入(288.1.

《分类细则》最后还包括两部分附录,分别是可依《中国地区表》分的海南文献类目、可依《中国民族表》分的海南文献类目,对地方文献的标引做了进一步的规范管理.《工作手册》附件第四部分中对分析著录的选取做了规定：一书除主要内容外,还包括原为单行出版的著作,或者有篇幅很大或较为重要的附录,或者内容中有涉及海南、南海诸岛的章节,应做题名分析著录.利用高校图书馆全面质量管理,有针对性地进行地方文献建设.

4.2严格执行地方文献编目监控和测量

高质量的地方文献编目数据能够提高读者检索效率,使地方文献馆藏资源得到最大限度的开发和利用,同时影响着地方文献书目数据的交换和共享,关系到整个文献管理系统的运行.

基于此,《工作手册》对数据质量要求做出明确规定：①遵守分类、主题规则及著录规则与著录格式,做好文献编目工作；②正确使用机读目录格式,不得自行其是,以保证数据格式协调一致；③分类与主题标引准确；④名称检索点规范化；⑤从数据源套录的数据,必须与著录实体认真核对；⑥著录文字要简明、通顺；⑦数据录入要准确、无误等.

《指导书》明确指出：对海南地方文献中心的工作程序的实现能力进行确认,确保海南地方文献中心的服务质量满足读者要求,并进行有效控制.其范围适用于海南地方文献中心的文献收集、收藏、整理各项读者服务活动、服务过程、海南地方文献中心各研究室所开展的研究活动以及各项不合格读者服务结果的控制.

图书馆质量管理办公室(以下简称“质管办”)负责监视和测量海南地方文献的收集、整理、加工、收藏和文献保护.依据《质量管理办公室工作手册》规定：质管办负责图书馆QMS(Quahty Managemem System,质量管理体系)有效和正常运行；负责编目工作的定期服务质量和工作质量抽检,对测评结果进行审核并协调处理相关问题等.从2005年1月到目前为止,图书馆已经对编目工作进行了11次质量检查和8次优质服务的评选,为ISO在地方文献编目环节的有效运行与监控建立起一套完善的监督、检查、奖惩机制.

5　持续改进是ISO全面质量管理的永恒主题

海南大学图书馆通过自我检查(三方质量审查机制的内部审核机制)和外在反馈机制来努力将差错率降到最低等,以实现缺陷预防和质量持续提高.

5.1建立严格的地方文献编目质量审查程序

TQM在编目质量审查中,套录数据前应对所套录的数据进行认真审核,不可盲目套用；编目过程中需与书目库中同类文献的编目记录比对,避免著录、标引不一致的情况；每一条编目记录入库前还要经过多次校对和审查.

《指导书》对地方文献工作做出了质量规定：①通过质量管理方针的建立和实施,对持续改进做出正式承诺；②以满足读者需要为本中心质量管理之关注焦点,并成为本中心持续改进的目标和方向；③内部质量审核中出现不合格服务时,本中心采取纠正措施,予以改进；④如果出现被读者投诉、口头抱怨等严重不合格服务时,本中心采取纠正措施,予以改进；⑤日常工作中注重工作规程的制定和执行,作为本中心质量管理中的预防措施.

5.2建立地方文献编目质量跟踪反馈制度

图书馆应该建立和完善编目工作质量信息反馈制度,防止不合格服务行为的发生,为持续改进指明方向.《工作手册》规定在著录中出现以下情况之一为不合格记录：①缺少一个或一个以上必备字段；②缺少两个或两个以上必选字段；③必备子字段中出现三处以上错误(包括字段间的对应不一致、字段可重复性的错误、子字段顺序错误、指示符错误等)；④出现重复数据；⑤出现直接影响查重结果的错误(如ISBN号输入错误、题名输入出现错漏字等).

所有以上持续改进措施的实施与目标的实现,都紧紧围绕如何提高读者服务质量与水平,满足读者的文献信息需求,质量管理的目的与原则以读者的满意为关注焦点.同时,在持续改进过程中,如果编目审查中出现整改或不合格项时,均由质量管理办公室进行跟踪、改进编目工作；如果相关质量管理文件不能适应形势的变化,相对落后时,需实时修订质量管理文件,保证地方编目质量的持续改进与提高.

6　结语

海南地方文献的内容涉及本区域的历史、地理、政治、经济、语言文字、民族宗教、自然资源、水文气象、各种产业、生活习俗等,且表现于各种记载形式,大量的海南文献和地方史志资料为研究海南地方史提供了基础资料.海南大学图书馆计划用三年时间建成一个具有一定收藏规模和研究能力的海南地方文献机构,收藏、积累海南地方文献能为海南大学及海南地区文化教育和科学研究事业的发展提供丰富的文献资料.

自2005年全面实施IS09000质量管理体系以来,海南大学图书馆质量检查和质量规范已贯穿、深入到全馆每个部门和所有场所.为了保障特色资源建设质量,在实施全面质量管理的程序中,特将地方文献编目纳入质量管理体系文件,并严格按照质量管理体系文件要求进行质量检查、跟踪纠错.地方文献编目工作始终受到质量管理机制的监控,使编目流程、编目数据不断向着规范化、标准化持续改进.目前,已开展了以海南记忆网为主线的海南旅游资源库、海南黎族数字资源系统、张云逸专题资源库等地方特色资源数据库建库,海南&

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