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摘 要：在设计院的建设和管理中,越来越离不开与计算机及网络息息相关的信息化技术的支持.信息化不仅能改善设计院经营能力,还能提高其处理和运用信息的能力.本文旨在介绍设计院信息化建设的优势、发展及未来展望.
关 键 词：设计院信息化建设优势发展展望
中图分类号：TP31文献标识码：A文章编号：1672-3791（2014）04（c）-0022-01
市场竞争已经越来越激烈,在这样的大环境下,企业的管理经营理念需要迅速转变.为了提高工作效率,利用先进的计算机技术,加强信息化建设,升级日常工作模式已经迫在眉睫.
设计院通过开发信息资源,加以广泛利用,使设计院在设计、管理、决策等方面的能力得到提高,从而获得丰富的经济利益,提升自身在市场中的竞争力.这是设计院信息化建设的宏观概述,而一些具体的优势和发展,下面将一一阐述.
1设计院信息化建设的优势
1.1信息化建设提高了设计工作的效率
设计工作一般涉及许多不同专业,需要相关专业人才之间的高度配合.在任务分配时,又会规划出不同的工作组,最后细化到每个人的工作任务.在这个过程中,高效、通畅的交流就显得至关重要.计算机网络实现的信息化摆脱了传统交流方式的束缚,加强各方的交流,让设计工作高效、出色的完成.
1.2信息化建设降低了设计、开发工作的成本
在设计工作中,一般需要打印大量的图纸,反复的修改、讨论中,造成了大量打印资源的浪费,设计开发的成本也随之加大.利用计算机、网络的修改和传输,不仅方便大家的交流,也节约了成本.
1.3信息化建设方便设计成果的管理
随着时间的推移,大量的设计作品诞生,利用纸质保存相关的图纸和资料,不仅需要大量的打印资源,还会占用极大的储存空间.在需要查阅过去的相关设计成果时,也会浪费很多的时间.利用计算机或网络储存,能随时随地下载查阅,也不需要担心重要文件的遗失.这一部分可以参考许多企业和事业单位将档案管理信息化的做法.
1.4信息化建设保障设计工作的安全性
在设计工作中,部分敏感信息在传递过程中经常遇到诸多不便,在设计院的日常管理中,许多的绩效评价、客户信息等也需要一定的保密措施.信息化建设解决了工作人员可能遇到的种种问题,提升了信息的保密性.
以上这些只是信息化管理优势的一部分,还有像方便全面地了解设计进度,把握工作效率情况等方面,信息化管理的优势也十分明显.总之,信息化建设完全满足设计院的诸多需求,降低成本的同时又提高工作效率.
2设计院信息化建设的发展
目前,各邻域的发展程度不同,各个设计院信息化建设的脚步也不同.但其宗旨都是建设高效的信息网络.以下是信息化建设作为基础的三个方面.
2.1硬件建设
硬件是支撑信息网络的物质条件,包括计算机、服务器、机房等.在硬件建设中,需要针对设计院各部门的工作要求,设计详细的建设计划.建立计算机局域网络是后面工作的基础,整个网络通过交换机以较高的速度到达桌面,方便员工日常工作.然后,接入高速的光缆专线链接外网,在内、外网之间设立防火墙隔离,保障网络安全.建立设计院自身网站,塑造公司形象,方便院内工作信息的分享,也架起与外界的联系.
2.2软件建设
设计是一个智力高密集型工作,对其的管理需要较多的辅助手段.选择一些通用的平台来编辑应用软件,可根据自身的需求来设计,也能在适当的时间进行修改、扩充.下面是比较实用的两款系统.
办公自动化系统（OA）是一种新型的办公方式,在信息化建设的基础上,将现公与计算机、网络连接起来.自动化办公将设计院中每个部门连接起来,人们不仅仅是利用计算机进行简单的文字处理、制作电子报表等办公活动,而是在信息共享的基础上了解设计院中各个部门的工作动态,以达到跨越时间、地点的信息交流工作.目前,在自动化办公系统这个平台上,公共信息、个人管理、资源中心、系统管理等几个部分发展较完善.公共信息上主要是一些公告通知、院事动态；个人管理主要是员工信息的公布,包括个人、个人工作目录、日程安排等；资源中心包含设计院中的一些专题资料、设计院管理办法、日常工作的标准规范、软件下载、期刊杂志等；系统管理则有用户管理、权限管理、组织管理等几个部分.这些部分虽然还不算全面,但很实用,稳步建设下将推动设计院健康的发展.
项目管理系统的发展在设计院的正常运行中也发挥着越来越重要的作用.整理设计院内的大量数据信息,集合起来成为完整的数据库.设计人员在项目管理系统这个平台上,利用数据库中相关信息,从立项开始,控制设计全过程.同时,在这个平台上设置权限配置,方便任务分配,在复杂的设计工作中,提升效率,保障任务分配物的准确性.设置反馈和评价的功能,方便交流和批示的同时,为日后的工作绩效提供了参考依据.
2.3培养信息管理专业人才
信息管理专业人才是指能运用信息技术,为设计院中信息化建设提供技术支持的专业服务性人才.主要由管理人员、硬件操作人员、软件操作人员、辅助人员的组成.他们负责设计院信息设备、系统正常和安全地运行,根据反馈出的问题及时修改.通常,设计院会为这些计算机专业人才提供设计工作的相关培训,提高他们在工作中效率,以便于满足设计工作中对于信息系统更高的要求.设计院也会对这些相关人才授予明确的权限,定时考核期工作.
3设计院信息化建设的展望
计算机技术日趋成熟,信息化的管理已经越来越多地应用于设计院的管理中.在目前来看的,信息化基础建设已经慢慢普及,给设计院的工作提供了诸多便利.但是,在建筑、金融等行业,其信息化进程中都发现了潜在的风险,我们不得不考虑在设计院信息化建设中的风险性.例如,在实施信息化的同时就改变原有的设计院结构,需要花费人力物力来组织；形成新的规章制度会耗费员工大量的时间来适应；权利的重新分配必定会造成利益冲突,阻碍信息化建设的稳步完成.这些风险性在许多企业的信息化建设道路中都得到证实.另外,信息化是一个长期投入的过程,投入大量人力物力.然而,考察许多单位时发现,在落实信息化这一科学的管理方法过程中,结果并不理想.计算机网络并没有被充分利用,大多只流于形式.
考虑到信息化建设中的各方因素,设计院的需要制定一个切实可行的建设方案.组建专业的建设团队,合理分配各方面的资源,将信息化建设作为一个循序渐进而又坚持完成的目标.正真做到链接起设计院的内、外部,成为组织起设计院的大脑中枢,贯彻科学、现代化的管理手段,优化设计院的各项工作.