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国内纺织品检测单位大多已实现检验流程信息化管理,但由于各单位管理模式以及客户群有所区别,很难用一套统一的流程管理.现介绍本单位在建立业务系统流程管理解决问题的方法,仅供参考.
标准库建立
由于纺织品样品多样化,其标准分类复杂.在合同评审标准选用上一直比较困扰,每个检测项目是其重要元素,完全靠人工在检验过程中录入各检验项目,单位、标准数值及判定是否合格风险很大,且工作繁复.所以,我们设计了标准库,抓住标准的主要特性,首先在标准版本有效性方面进行了严格管理,防止使用过期版本.
纺织品种类多样,标准架构描述不统一,我们深入分析项目、考核指标、试验条件等基本元素,形成标准库架构,维护人员按照事先约定的分解架构的方法,将各个检验项目的类别、名称、单位、指标数值、试验方法和试验方法的备注统一录入标准库,由专人复核,保证检验报告中的数值正确无误.
在整个报验环节上,合同评审人员可以通过标准选项目,也可通过项目选标准,工作效率大大提高.他们所录入的数据在整个流转环节上都是共享的,试验人员可参考标准中各个试验条件,审核人员可依据标准库中的指标数值进判定,除文字描述的指标数值外,系统已实现自动判定.
不同的标准中同一个检测项目经常会使用不同的名称,这为检验项目选择和后期检验工作量分析带来了复杂度,为此我们采用建立检验项目别名表的方式.将标准中的项目名称与该表中的项目名称相关联,这样既有利于项目选择,也有利于后期检验项目工作量的统计分析.如填充物回潮率这个项目的别名为回潮率,在报告中将显示填充物回潮率这个项目名称,而在合同评审选项目,或者统计时,我们均可以取用回潮率这个名称.对于回潮率这个项目的统计精确度有了提高,相对于其他项目来说,也有同样的效果.这对我们日常统计检验项目数量、任务分配、仪器试剂采购都有指导作用.
建立项目别名表的另一作用体现在其对价目表的支撑上,纺织品检测由于同一项目有多种不同的试验方法,而不同的试验方法往往采取不同的收费标准,长久以来,我们一直采用价目表与项目相关联的方式,导致后期收费维护工作量较大,现采用项目别名与检测方法关联,用检测方法与项目检测价格绑定,减轻了价目表维护的工作量,最重要的是收费清单准确率大大提高.
样品分样交接
分样与交接也是一直比较困扰我们的问题,每个实验室的分工模式不一致,有的是只要项目分配到试验小组,有的则是项目分派到小组具体人员,还有的实验室中同一个项目由多人合作完成.目前,我们采用项目与小组绑定的方式,由系统自动分配,人工适当调整.分样成功后,系统会自动打印出所有检验项目的条形码,该条形码将贴于样品上,随样品分至各检验部门,在任意环节只要项目有任何改动,则必须通过分样环节重新分样,即告知检验科室合同有更改.接到样品后,由各个试验小组使用扫描,扫描流转单上的条形码,批量扫进系统进行登记.在完成交接后,方能录入检验数据.这一步骤的关键意义在于让样品在整个检验流程中可控,能随时查询样品的检验状态,各小组只能接收属于自己能力范围的检验项目,不同试验小组的录入权限也能限制,防止数据被误操作.这也是为全面开展检验数据由检验人员自己录入做准备.
客户信息库以及主动服务
客户满意度对检测机构来说相当重要,如何为客户提供更好的服务,就要提出客户信息库的概念.以前,合同评审人员只是针对每一份报告录入客户信息,首先录入不规范,多录入空格、写错字等现象时有发生,且不同客户之间的关系无法确认.这既带来了重复劳动,以及不确定性,也给后期查询统计带来了难度.不能准确分析客户的检测项目分布情况,其提供样品合格率等重要信息对于我们检测机构和客户来说都是极大的损失,以致无法分析客户报验的趋势、样品质量问题集中点,无法提供主动服务,而客户也无法从这一方面及时提升自己的产品质量.建立了客户信息库以后,一方面各个客户在系统中有了唯一的身份标识,另一方面,理清了各个厂商与制造商的关系,有利于分析其报验量分布趋势,从而有针对性地提供不同的服务方式.
客户信息库的内容主要包括：客户名称、地址、联系、协议信息、单位抬头、制造商与厂商的关系、联系人、等.这基本包含了报验客户信息的基本要素,合同评审人员选择客户更加便捷、准确.对于客户最急于获取的检验结果,我们通过服务器加密的方式由信息系统在证书审核通过后及时通过邮件发送到客户信箱.客户通过的客户端软件方可打开证书,保证了双方信息的安全性以及保密性.同时,我们在邮件主题中及时提示了客户该份证书样品基本特性、款号、货号等是否有不合格项目等基本信息,在主动服务客户方面又提升了一步.
仪器设备管理
对于检测机构来说,设备管理是一项比较复杂的工作.纺织品检测所涉及的仪器数量达千种以上,而每台设备的维护保养都关系到每一次检测数据是否精确.原来我们的设备管理用Excel表格记录,数据不能共享,且冗余数据较多.如何改善这一状况,减轻设备管理人员的工作量,我们考虑建立了仪器设备管理模块.现在设备出现故障需停用等情况出现时,调度人员能及时知晓,合理安排人员,且该设备在信息系统中将禁止使用人员选用,间接起到提示作用.其间核查等日期均可由系统自动计算,减轻了工作人员排各种检查计划的负担.
数据流转安全性
在整个数据流转过程中,数据安全性相当重要,除前面介绍的各试验小组只能录入各自能力范围以内的项目以外,我们设了三道审核环节,任意一个审核环节发现数据有疑问时,都可以退回给相对应的人员修改,并在流转说明中写明修改原因.在最后一道审核环节发现的问题则需要记录修改字段,以用于后期统计修改较频繁的内容,主要用于以后发现问题,及时改进.
如何充分利用信息系统获取量化指标也是我们考虑的重点,用信息技术手段管理流程涉及到多部门自身利益,难免会有冲突.如时间节点如何确定,各个基本表格数据基本维护权限如何划分,现采用谁使用谁维护的方法,但需有人复核,并且记录修改痕迹.时间节点方面本部门占用时间计算是由本部门开始接样时间,截止到下一个环节工作人员接样的时间,这样不会产生两个环节交错时间.如再进一步细分,需记录样品开始检测时间和完成时间、数据录入时间等,因为每个试验部门内部分配样品模式不同,如何量化工作量还需进一步研究.
以上是本单位在信息系统改进中一些问题的解决思路及方法,总体来说,目前的信息系统能够支撑我们整个检验环节,在不断地实践中,我们发现还有许多待改进之处.谨以此文抛砖引玉,欢迎大家批评指正.
（作者单位：上海市纤维检验所）