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摘 要电子提单管理系统是基于SAPR/3（简称ERP）系统平台,利用ABAP开发工具将无线射频识别技术（RFID）与ERP系统集成的一套凭卡开单、凭卡验票、安全管理、流程管理、应急和客户服务等功能为一体的系统.该系统结合销售企业特点设计了会员卡、配送卡、普通卡,并针对不同业务类型设计了不同的功能流程,在直销、批发、仓储、配送等各种业务环节得到广泛应用.上海石油分公司通过该系统的使用,甩掉了沿用几十年的纸质提单,实现客户销售、加油站配送等业务的提单电子化,减少了过程单据打印成本,实现了以信息流代替单据流,实现了物流、资金流和信息流的三流合一,不仅优化了业务流程,提升了客户服务水平,而且还取得了良好的经济效益和社会效益.
关 键 词电子提单；ERP系统；提单卡；应用
中图分类号：TP2文献标识码：A文章编号：1671-7597（2013）17-0089-03
1电子提单应用的优越性
按照中石化的要求,上海石油分公司首批上线使用电子提单系统,摆脱了原来落后的手工方式,业务处理有了质的飞跃.
1.1电子提单是建立公司形象的辅助工具
电子提单实现了客户购油、提油、对帐信息的查询,极大地方便了客户,树立了中石化负责任,重效率的企业形象.同时,由于采用电子提单后,客户购油、提货都更加方便快捷,并收集到了客户档案的准确信息,营销策略更具有针对性,提高了客户对公司的忠诚度,体现了以客户为导向的服务理念,同时又提升了ERP的功能应用.
1.2电子提单是降低业务风险的技术保证
电子提单通过RFID硬件加密、联机认证及电子提单应急备份技术的实施,由于在企业内部封闭运行,因此保障了交易环节的安全可靠,而且因其交易安全、操作方便,增强了业务交易的安全性,杜绝了伪造提单、冒用提单的风险,避免不必要的经济损失和经营风险.
1.3电子提单是提高工作效率的有效手段
电子提单系统在客户服务方面,由于替代了纸质单据,节省了司机在配送单据新增、调整、删除时往返开票点的繁冗手续,节省了配送成本,减少了销售企业单据传递的环节,方便了客户；在公司内部管理方面,由于油库验单、发货操作一气呵成,并和自动付油系统进行了紧密集成,实现了卡在油库验票、发油、出库等环节的使用,大大简化了操作,提高了工作效率.
正是有了以上这些优点,再加上我公司拥有可靠的信息技术保障力量,在此背景下,电子提单的成功上线就顺理成章了.
2电子提单的应用原理
2.1电子提单简介
电子提单系统使用非接触式射频卡,有读卡器、键盘、卡片三部分组成,读卡器及键盘通过口或者USB口连接计算机,数据库为全市集中模式,客户端通过专线、宽带VPN、拨号VPN等方式访问数据库,卡片中只保存ID号,不保存任何业务单据信息,业务单据信息只保存在ERP系统数据库中.卡片以省市公司为单位进行管理,卡的根密钥由中石化统一管理,统一了卡的设备标准和界面.
电子提单系统主要实现业务处理和卡片管理两个方面的功能.电子提单的业务处理功能通过和二次物流优化系统、ERP系统在底层紧密集成、最终通过相应的业务操作实现,是ERP系统MM/SD模块的增强应用,利用SAP的ABAP开发平台,在ERP系统中实现相关的业务逻辑,通过增强开发开票、验票、发货过账、后台打印等功能,并集成卡管的相关功能,实现了电子提单的业务应用.而完善的卡片管理功能,可以实现对制卡、发（领）卡、卡流通、卡回收等整个生命周期的全过程监控,可以实现卡挂失、解挂、冻结、解冻、修改、重置等特殊业务的处理,通过详尽的状态标识和日志记录可以对卡片流转过程进行严格监控,为卡系统的安全、稳定运行提供前提保证.
目前上海公司使用电子提单卡片有3种：会员卡、配送卡、普通卡.会员卡采用金色背景、配送卡采用银色背景、普通卡采用蓝色背景.3种卡的使用方式也不尽相同：
1）普通卡：主要使用对象是一次性临时客户或销量较小的终端客户.
2）会员卡：主要使用对象是有长期业务往来并建立起信任关系的客户.
3）配送卡：根据我公司实际运用情况,配送按照车辆制卡,来满足实际业务中销售、内部转仓、小额配送等业务运作需要.
其中普通卡和会员卡是为客户自提所用.
电子提单应用范围的油品,品种包括90号汽油、93号汽油、97号汽油、98号汽油、0号轻柴油、0号低硫柴油、-10号轻柴油.
提货地点包括杨浦油库、闵行油库、高桥石油站和南门油库.
提货方式为和客户自提.
2.2电子提单系统的流程化运作
2.2.1普通卡业务运用流程
1）流程描述.开票点开票员在ERP系统进行正常开单处理,待单据开具完毕之后,通过电子提单系统将该所开具ERP代保管交货单与普通卡进行关联,与此同时客户设置自己的及其他验证信息,关联成功后,客户就可以凭卡去油库提油,油库验票员在ERP系统中调用验票程序,根据客户所提数量进行发货,并打印发油凭证.
2）操作流程示意图.实施电子提单的操作流程如图1所示.
2.2.2会员卡业务运用流程
1）流程描述.会员卡的主要使用对象是有长期业务往来的关键客户.这部分会员客户通过ERP客户代码与会员卡建立关联,卡启用时要求会员客户设置及验证信息.客户购油时,开票员根据实际情况在ERP中开单,待单据开具完毕之后,会员客户可以随时拿卡去油库刷卡提油.会员卡支持一个会员客户拥有多张卡片,并且针对该会员客户的每张卡都可以根据需要设置不同的.
2）操作流程示意图.实施电子提单的操作流程如图2所示.2.2.3配送卡业务运用流程
1）流程描述.配送卡的主要使用对象是配送车队的车辆或是司机,配送卡可以支持按车辆或司机制卡.目前我公司是按照配送车队进行“一车一卡”的制作.这部分卡在制卡等操作完毕之后,必须执行启用初始,初始时需要该车辆的司机设置启用来保证安全性.主要涉及的日常业务往有两类：①库站转仓、库库转储；②客户等业务.
司机或是车队相关负责人不必每天去开票点拿任务,只需要通过查询或是其他方式了解当天的任务,司机可凭卡直接去油库提油发货,减少了中间繁琐环节.
2）操作流程示意图.实施电子提单的操作流程如图3所示.
3电子提单的应用实施
上海公司于2007年上的是电子提单系统接口版,是在业务二期系统基础上开发的,与ERP系统的集成需要做一定的开发；2009年的ERP系统集成版,是完全建立在ERP系统平台上的,所有电子提单的操作均在ERP系统,所有操作和运行更加方便和安全.电子提单系统我公司运行多年来,经历了上线、运行、升级、再运行的过程,该系统一直运作良好,效果令人满意.
3.1接口版电子提单系统的应用实施
接口版电子提单系统的实际运行时间为2007年2月-2009年12月,在这期间,接口版电子提单系统运行平稳,未发生影响公司业务流程的事故.经过培训后卡管、开票员,和油库验单员,都熟练掌握电子提单系统的各种操作技能,使公司从纸质提单平稳过渡到电子提单.
由于之前外库尚未上线电子提单系统,而外库提单和内库提单一起出现在卡单关联界面,对此我们采用开发的一个小程序：屏蔽掉所有外库的提单,使得卡单关联界面只出现内库提单；所有内库提单按照提单进行排序.这样一来保证了卡单关联的正确性而不至于出差错,并且提高了工作效率.
3.2ERP集成版电子提单系统的应用实施
接口版电子提单经过运行和实践,积累了应用经验和新的需求,我们于2009年12月完成了电子提单系统的接口版到ERP系统集成版的升级,集成版比接口版更方便,更系统,而且与油库的自动付油系统进行集成,保证了油库出油的自动化和安全性.
根据我公司业务流转的实际情况,在系统升级时关注了与电子提单提升项目相关的功能需求.
3.2.1配送卡刷卡验单界面,要求按照趟次排序
配送卡刷卡验单界面,要求按照物流配送趟次排序,具体分为以下两种情况.
1）对于每天正常的配送任务,按照配送系统导入ERP中的趟次从第一趟到最后一趟的顺序进行排序.
2）对于临时新加的配送任务,要求按照所加任务的趟次显示在原顺序此趟次的前面.
3.2.2会员卡刷卡验票界面显示修改需求
在会员卡刷卡验单界面,要求按照开单时间从早到晚的顺序排序,最新开的单,显示在最后一行,以减少代保管的时间跨度,避免客户总是按照后开提单进行提货,而使得早开的提单老是沉淀下去,其运行效果不错,特别是对那些开单量极大的会员客户来说更是方便,客户心中有数,此需求的目的实际上是有利于我公司业务发展,同时又保证了客户的利益不被损害.
3.2.3在刷卡验单界面要求输入铅封号
由于管理需要,我公司要求在刷卡验单界面能够手工输入每笔过账信息的铅封号,具体要求如下.
1）铅封号在刷卡验单界面,由油库验票人员手工输入.
2）目前我公司的铅封号为1位字母4位数字的5位字符,今后字符的长度,不会有太大变化.
3）此铅封号能够在出库单上打印,打印程序由我公司ABAP进行修改.
4）铅封号信息不要求传入自动付油系统中.
实际运行状况：目前来看,车队和客户已熟悉铅封号施封流程,满足业务管理,和发油的安全保障.
3.2.4电子提单与自动付油的接口.
我公司有4家油库,都使用自动付油付油系统,升级后实现了电子提单系统与自动付油系统的集成,满足自动付油系统操作中的特殊的功能需求如下.
1）要求传输卡的芯片号到自动付油系统中.电子提单与自动付油系统集成后,将卡的芯片号传入自动付油系统,不影响原自动付油系统的流程,同时要求电子提单产生提油传入自动付油系统.
2）在ERP刷卡过账成功后,将付油信息传入自动付油系统,能确定信息传入自动付油系统的传输成功.
3）保证在ERP系统中做“发货过账”操作时,由于网络等问题在ERP中未完成过账的单据,付油信息不传输到自动付油系统中.
4）通过自动付油系统的控制,同一张卡在一笔付油没有完成的情况下,不能新建此卡的第二笔付油信息.
从实践的运行状况看,电子提单与自动付油系统集成数据传输很稳定,未发现任何问题.
4电子提单的应用效果
在开票点的应用效果：没上电子提单之前,由ERP操作进行开单,但是提单必须纸质打印出来,开票员每天打印上百张,最多是要千张以上,劳动强度大；打印后,客户必须亲自上门提取纸质提单,携带有时也不方便,丢失了的话麻烦很大,客户对此抱怨挺多,这些因素影响了公司对外扩张业务的进程,不利于公司业务的开展.2007年上了接口版电子提单,开票员要求操作接口版电子提单系统和ERP系统2个系统,卡单关联需登陆接口版电子提单系统,读取订单,并对普通卡号和订单作一一关联,普通卡客户只需拿卡时输入即可,如果是会员客户,那更无需到开票点,该提单已经进入会员卡,开票员普遍反映操作比以前方便多了,安全性也更高了；接口版升级成集成版后,开票员只需操作ERP1个系统,卡单关联需执行ZEDXSK电子提单销售开单,刷卡后输入客户编码,后输入订单信息并点“开票”,保证了开单和卡之间的准确性,ERP集成版电子提单比接口版更加便捷.
在油库的应用效果：没上电子提单之前,油库发货员根据纸质提单进行发货,这时容易发生错提、漏提等现象,甚至不同油库之间的混提都会发生,不仅造成了发油的混乱,统计数据的错误,而且严重造成了公司的经营风险.2007年上了接口版电子提单后,做发货过账是先通过接口版电子提单系统读卡,通过连接然
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后在ERP系统做发货过账,这样的操作规避了经营风险,但是便捷性还谈不上；接口版升级成集成版后,则是直接读卡在ERP系统显示,然后做发货过账,同时要求输入铅封号,并与自动付油系统集成,这样不仅简便了发油过程,节省了发油时间,而且更加保证了发货的安全.总体而言,电子提单的实施效果都非常成功,便捷性、安全性大大提高.从公司领导到销售客户、从开票员到油库发货员,都对电子提单的运行感到满意,电子提单不仅提高了公司的业务操作效率,简化了业务操作流程,更重要的是业务经营上的安全得到了充分的保障.