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摘 要 :随着电子技术的飞速发展,档案管理的信息化成为档案工作现代化的必然趋势.结合学校档案工作实践, 实现档案管理信息化从以下四方面入手.①建立完备的信息管理系统,实现计算机及其网络在档案部门全覆盖.②建立学校档案信息管理中心,以利于各类档案的统一管理.③在档案管理中贯彻辩证法原则,处理好个体与整体、动态与静态、多与少的关系.④重视档案信息库的安全工作.我们要发挥档案管理数据化的优势,建立安全有效的信息管理系统,使传统的档案管理工作在电子信息平台上开创新局面.
关 键 词 :档案信息化管理;学校
随着电子技术的飞速发展,档案管理的信息化成为档案工作现代化的必然趋势.档案管理信息化是指通过计算机的传输、存储形成的电子文件归档,并遵循档案管理的基本原则进行收集、整理、保管、利用和统计,通过科技手段和先进管理方法高效率、高速度、高质量地完成档案管理工作.实现档案管理的信息化,可以从以下几方面入手.
1.建立完备的信息管理系统,实现计算机及其网络在档案部门全覆盖
要为档案工作发展提供快、准、全的信息平台,计算机是一个强有力的工具.因此,建立学校完备的信息网络系统是实现档案管理现代化的前提.电子档案的建立,使档案储存与传输不受时间、空间和人力的限制,科最大限度开发档案资源,并科实现档案资源共享.电子档案所具有的存储量大、占据空间小、易于游览查询的特点,使档案信息的利用快速、便捷、高效.
2.建立学校档案信息管理中心,以利于各类档案的统一管理
要加强人才培养,建立现代化的高素质、信息化的档案管理队伍.档案管理人员要不断学习.更新知识结构,不断适应瞬息万变的科学技术发展趋势.掌握最新信息,实施最新管理技术,应对学校教学档案管理、学生档案管理、人事档案管理等各种具体领域出现的新问题、新情况,利用电子信息技术开创学校档案管理的新路径.要逐步健全和完善档案管理业务流程和技术规范,细化电子档案管理的具体环节和步骤,制定必要的安全措施.
3.在档案管理中贯彻辩证法原则,处理好个体与整体、动态与静态、多与少的关系
每一个具体档案是个体,体现本身的个性,但无数个体组成整体才能体现档案的整体性,在整体中才能实现档案管理信息化、网络化,因此,在管理工作中既要重视个体的具体性,又不能忽视整体的普遍性.在收集、立卷、编目、检索中处处体现个体与整体的统一.
在引进信息技术后,每份档案、每一类档案在平时只能体现静止性,存储与静止的光盘或其他电子载体中,但一经利用,档案内用就体现动态性,成为活的资料,为学校各项工作服务.我们一定要珍视档案内容的动态性,动、静结合,动静互动,将档案内容作为活资料利用起来,为学校教学工作、学籍管理、人事管理、财务管理等具体工作服务.同时,档案的动态性有体现于档案具体内容的不断更新、修订,以最新的内容为时间工作服务.总之,档案信息是动态和静态的结合和统一,动态是绝对的,静态时相对的,我们要发挥档案资料动态的特性,为不断发展的教学工作学校管理工作服务.
在档案管理工作中,有要处理好多与少的关系.有人认为建立了电子档案,储存量大大增加,所占空间不断缩小,因此存储内容多多益善,无选择地大量存储资料,只是一种误解.在保存内容上,要坚持质量与数量统一的原则,处理好多与少的关系.既要系统全面、完整地存储一定数量的信息资料,又要有选择性经过去粗取精、去伪存真的一番选择功夫,摈除其无保存价值的资料,既不失全面、完整性,又贯彻少而精的原则,储存有长期保存价值、对今后工作有借鉴、指导作用的信息资料.为学校各项工作服务.
4.重视档案信息库的安全工作
在互联网日益普及的今天,网络已成为各项工作不可缺少的信息平台档案工作也增加了新的内容.今天的档案管理安全工作,除了档案信息库的安全保密工作,存储数据库的安全成为重点.档案信息系统包括各种信息的数据化、存储电子管理、查询的利用资料的信息化.数据库极易受到来自外部的和来自内部的攻击行为的侵犯,没有加密的信息库如同未上锁的保险柜,其内容随时可能被人窃取或篡改,因此,信息数据库的存储安全成为档案信息安全的核心.学校信息库应引进先进的反、反拷贝技术,或数据库加密储存,使信息即使被窃取,档案信息内容也无法破译.同时,做好数据备份,做到有备无患,除此之外,信息管理人员安全意识的提高,也是确保档案安全管理的重要一环.防内为主、内外兼防,构筑全面高效的安全防护系统,是实现档案信息数据库安全运行的关键.
我们要发挥档案管理数据化的优势,建立安全有效的信息管理系统,使传统的档案管理工作在电子信息平台上开创新局面.编辑/王敏