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总结是机关常用的一种公文,有的书上称为“总结报告”,有的叫做“经验总结”.
在变革社会的实践中,当工作、学习、生产或者政治、经济、军事活动告一段落的时候,为了发扬成绩,吸取经验教训,以利再战,就得对前段的实践作些分析和研究,做个总结,或向上级汇报,或向下级报告.
总结的种类很多:按性质分,有工作总结、学习总结、思想总结、劳动总结等；按范围分有单位总结和个人总结；按时间分,有年度总结、季度总结、月份总结；按内容分,有全面总结、专题总结等.
下面综合简介几种常用的总结:
(一)经验总结:主要是总结某条战线,某个单位和个人在学习、工作和生产建设中取得的带规律性的新经验,用以指导面上的工作,所总结的内容要新鲜,要具有较普遍的指导意义.
(二)工作总结:主要总结工作中的成绩和缺点,找出经验和教训.对上级来说,它主要是汇报情况,请求上级指导；对本单位来说,它主要是肯定成绩,找出差距,明确今后的努力方向.
(三)综合总结:如年终总结,季度总结,月份总结.内容要求比较全面、详尽,但还是要注意突出重点,防止面面俱到.
(四)专题总结:对某次活动,某项任务和某件工作进行专门的总结,它偏重于总结经验,在这一点上和经验总结相似,但其内容更专一.
(五)个人总结:着重总结个人在学习、工作和生产中的情况,如学习小结,思想小结等,要抓住自己体会最深的一个问题来写,从中得出经验教训,使别人受到启发.
总结一般要求有以下几项内容:
(一)总结的名称,相当于一般文章的题目,要按照公文标题的格式制作,一般由作者、事由和文件名称组成,可以在前面加上总结的时间,使人一目了然,也便于公文来往登记.如:××单位××年度关于某一方面工作的总结.
(二)正文:大致包括下面的内容:1.基本情况,工作的时间、地点、背景、过程,以及取得的主要成绩等,简要地写在开头.2.主要作法和经验,这是总结的主要部分,要写得具体,从中引出规律性的东西.3.结尾:指出存在问题和今后努力的方向.
(三)落款和日期.有的落款在标题下,那就写明总结日期就行了,不要重复.
总结常见的结构有:
(一)条文式:即用一二三四条例的形式,把要说的问题一一说清楚.
(二)小标题式:把工作中摸索到的经验,分成若干小标题来写,一个小标题就是一条经验.
(三)全文贯通式.一气呵成,不分一二三,也不分小标题,只用分段来表示层次.
采用哪一种格式,要根据内容而定,一般来说,经验总结,专题总结多采用小标题,综合性的总结,多采用条文式的,篇幅较短的如个人学习小结等,多采用全文贯通式的.
总结格式虽然比较固定,但要写得好,还必须下一番苦功.
(一)不要贪大求全,生搬硬套.特别是专题总结和经验总结,更要把口子收小一些,这样容易写得集中,写得深.不要什么文章都摆开架势:一、学好文件提高认识；二、加强党的领导；三、大搞群众运动；四、充分注意政策；五、关键在于有一个好的领导班子.每个小部分都可以做一篇文章,题目太大,不容易写好.也不要把所有的成绩都罗列进去,生怕漏掉一点.还有些总结喜欢搬用别人的一些现成的经验,什么典型引路,解剖麻雀等等；或套用一些现成话:什么不学不知道,一学吓一跳；不比不知道,一比吓一跳；不想不知道,一想吓一跳之类.
(二)要有针对性,突出重点,写出特点.一份总结,总要提出问题,分析问题,解决问题,否则就没有意义.一般化的总结,今年可用,明年也可用,改动一下时间和数字就交差,更没有意思.所谓针对性就是针对当前现实生活中提出的问题,通过所总结的经验,给予回答.那就不能一般的泛泛而谈,必须抓住特点,突出重点,写出它和别人不同的地方来,写出今年与去年不同的特点来,这样总结才有深度,才能解决问题.
(三)注意政策、讲点辩证法.同志说:所谓经验,就是实行政策的过程和归宿.一项经验推广出来,就是一项无形的政策.写经验总结,必须充分注意这一点.
讲点辩证法,就是不要把话讲得太死.注意一种倾向掩盖另一种倾向.不要强调了一个方面而忽视了另一个方面.总结工作,既要看到成绩,也要看到缺点,有经验也有教训,但不“平分秋色”,两方面都应该有所侧重.
(四)语言要朴实,准确,注意分寸,用词要认真斟酌,不要太花俏.总结可适当提炼一些条理化的语言,如大庆的三老四严,合作化中的四对比、五算账,近期的四个坚持、五讲四美等,但不能滥用,什么六字经七字经、有些变成了玩弄概念和文字游戏.
(摘自《语文月刊》1984年第11期)