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摘 要：随着信息社会的不断发展,企业也越来越重视文书档案立卷归档管理.电力企业掌握大量数据资料和信息,相关部门应该充分认识到新时期文书档案立卷归档的新要求,采取措施推进电力企业的信息化建设及发展.本文便对电力企业文书档案立卷归档的创新与优化措施进行了探讨.
关 键 词：电力企业；文书档案；立卷归档；创新优化
在信息化社会中,电力企业为提高内部现代化信息建设,其对于文书档案立卷归档工作的重视逐步提高.电力企业在进行文书档案的立卷归档时,要区别不同档案的价值,保持文件原貌和相互之间的联系,按照规范的格式统一保管.随着社会信息化程度的不断加深和企业信息化建设内涵的持续丰富,电力企业对其文书档案的立卷归档提出了新的要求.因此,电力企业要采取科学合理的措施对立卷归档工作进行创新与优化,进一步健全企业文书档案管理网络体系.
1加强立卷归档管理队伍的素质建设
电力企业要认真开展岗前培训和在岗继续学习工作,定期组织员工学习文书档案管理的制度规定、业务知识及技能,确保文书档案管理人员全面掌握档案管理要求、熟练应用电力企业档案管理信息平台系统.此外,文书档案管理人员要树立的责任意识、风险意识和创新意识,充分认识到企业信息管理的重要性,在日常管理工作中做到防患于未然,与时俱进,了解最新的文书档案管理知识,不断创新管理流程,提高立卷归档工作的整体水平和效率.
2健全文书档案立卷归档管理机制
电力企业应该制定严格的文书档案立卷归档管理制度,对文书档案立卷归档全过程中,各级业务岗位的目标要求、职责任务、工作程序、工作标准等作出具体明确的规定,形成“目标清晰、职责明确、流程严谨”的工作机制.企业应对档案管理职责、归档要求及标准进行书面制度制约,按期完成企业科技、会计、实物、电力营销、工程建设等各类档案的收集、整理、保管、审核及开发利用工作,使企业各类文书档案得到充分利用和安全保护,充分发挥其应有的经济价值与社会价值.此外,要建立员工绩效考核制度和奖惩制度,对员工的工作进行全面评估,深入剖析问题,督促员工发扬工作优势,及时弥补不足.
3严格执行文书档案立卷归档的规范要求
电力企业文书档案管理人员要严格按照立卷归档的规范要求开展工作.立卷工作应平时就注意各项文件资料的搜集和分类整理,性质、内容、保存年限等方面不同的文件应该分别整理,每份卷案应注明标题、内容、编码,立卷时要保持文件的原貌和文件之间的有机联系,保证文书档案的完整性和有效性.需要归档的文书档案必须存放在相关部门的专门存放地点,为保证案卷质量,所有文书档案必须使用统一的格式,全部案卷整理完毕后,移交档案室,管理人员要进行清点确认,保存过程中要严格防止受潮、失火、损坏等问题的发生,完善档案的借阅和复制管理.以此来确保企业文书档案的完整和有效.
4改进立卷归档工作流程
合理规范的立卷归档流程有利于保证档案的完整性和档案保存的有序性,提高档案管理及利用的效率.电力企业要重视文书档案管理工作流程的创新与优化,调整文书档案管理过程中的目标任务、人员配置和工作标准,取消不必要的多余环节,适当合并重复、相似的程序,完善特别重要的步骤,增加缺失的流程.将工作流程中的各项工作职责落实到个人,督促管理人员完善自我工作,提高各环节的连续性和高效性.
5加强数字化文书档案建设
当今社会网络化程度不断加深,企业文书档案的管理不应该只局限于书面资料.电力企业要重视企业文书档案立卷归档工作的网络化管理,不断加强数字化文书档案的建设.立卷归档人员不能忽视各类电子文件的录入、收集和整理,并将档案信息保存至闪存卡、光盘、移动硬盘等存储设备中.企业要大力引进专业性能较高的档案管理设备,定期对计算机及其系统和档案管理系统进行检查,及时发现数据安全隐患,一旦发现计算机故障、档案系统漏洞或等问题,要及时修复、杀毒和更新,有效保证系统的正常运行,从而确保电子档案的有效利用和安全储存.电力企业文书档案立卷归档数字化管理的实现,有利于推动企业信息化建设的发展.
6结束语
综上所述,为了进一步适应信息化社会的发展需求,电力企业要与时俱进、积极采取有效措施对企业文书档案的立卷归档工作进行创新与优化,全面提高管理水平和效率,使企业文书档案得到充分利用和安全保存,促进企业的现代化信息建设进程.