财会档案检索工具编制方法

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摘 要:

财会档案主要包含会计账簿、财务报表和工资名册等多项财务管理文件,财会档案的专业性较强,主要应用到会计专业和档案管理专业的知识,一般情况下,财会管理部门很少有员工能够掌握两个学科专业知识,这增加了档案管理工作的难度.因为财会部门员工的不专业,财会档案的分类也并不是很吻合实际需要.为此,对财会档案检索工具编制方法进行了分析,并提出了几项常用编制方法.

关 键 词:

财会档案;专业;检索工具;编制

中图分类号:

F23

文献标识码:A

文章编号:1672-3198(2014)18-0126-01

财会档案记录了企业、机关等单位的一系列经济活动.若要实现财会档案的有效应用,必须能够及时按照要求获取相应档案信息.目前,我国大部分单位都存在档案检索困难问题,造成这种局面的原因就是在制定财会档案检索工具体系时,没有采取合理的分类标准.要做好信息检索工作,必须根据管理人员的实际工作需要,科学规划利用多种检索工具,提高检索成功率和检索效率.


1档案检索工具的基本功能和作用

在财会档案管理中,我们经常用的档案检索工具主要应用于查找、报道档案资料.根据财会档案自身信息的特点,以及人们对财会档案的常规需求,可以制定不同的检索工具.

1.1功能

(1)存储信息.档案检索工具可以记录案卷和文件的内容特征与外形,并采用一定的归档方法把这些信息进行合理的划分、排列.

(2)查找信息.当有人需要调用档案信息时,根据查找条件,在已经归类的档案信息中查询相关信息,通过逐级细化,最后确定要找的档案.存储档案信息就是为了方便以后的查找,查找信息是对已存档信息的有效利用.

1.2作用

(1)桥梁.

财会档案馆存储的档案信息数量多,复杂度高,而人们对档案信息的需求也越来越多,这两方面问题都加剧了供求矛盾.要解决这一矛盾,就需要一条纽带连接供与求,使用户需求快速得到满足,从而使财会档案的利用率得到提高.

(2)查找.

身处信息时代,各单位都注意对信息的采集,目前,财会档案信息在数量上来说远远超过以前,要在繁杂的档案信息中快速提取用户需要的信息,必须借助检索工具,检索工具为用户提供一条直接通往档案信息的捷径.

(3)管理.

要开展财务档案业务工作,就必须使用检索工具.使用档案检索工具,方可使员工快速了解档案性质和档案主要内容,对提高工作效率,方便非会计、档案管理专业工作人员工作有重要意义.

2财会档案检索工具种类和编制方法

2.1常见检索工具

要科学合理的管理好财会档案,可能要应用到多种检索工具.选择合适的检索工具,必须考虑到财会档案性质,用户需求特征,以及长期的档案管理经验.以下就是几种常见的检索工具:

(1)按照编制方法划分检索工具类型.

第一,目录.规划档案时,把拥有相同性质的档案划分为一类,并按一定次序排列,生成检索工具.

第二,索引.记录财会档案的档号、存储位置和主要内容,并把这些信息按相应的规则进行排列.

第三,指南.指南其实是介绍档案信息的书面资料,或者查询档案的工具书.它是对档案信息的综合概括.

(2)按照检索范围划分检索工具类型.

第一,一个全宗.介绍与检索对象是全宗的某一部分档案或全宗档案.

第二,若干全宗.介绍与检索对象是某一个档案室或多个档案室的档案信息.

第三,专题.介绍与检索对象为与某一专题有关的档案信息.

(3)按照载体类型划分检索工具类型.

第一,计算机检索.把档案信息存储在计算机磁盘中,运用计算机根据用户提供的关 键 词对档案信息进行检索.这种检索工具检索方式多样,档案信息存储量大,检索效率高.是目前和今后档案检索工具的发展方向.

第二,书本式检索.将档案信息分类,制定目录,将目录记录在纸张中,并制成活页式书籍,便于档案信息的更新维护.

第三,卡片式检索.顾名思义,这种检索工具就是一张记录了档案信息的卡片,卡片上记录的是内容相关的条目.

2.2分析目前财会档案检索工具编制方法

在实际工作中,我们经常需要调用财会档案中的信息.而由于目前我国大多数单位编制财会档案的依据只是财会档案实体分类,它本质上只是按档号制定的馆藏目录,并不一定适合实际工作需要.从检索的角度讲,档号属于层次较低的检索语言,只能解决财会档案分类和排架问题,并不支持实际的信息检索.

例如,当有客户向档案馆求助,请求档案馆查找押金收据.查找流程应该是:首先查找负债类,然后查找应付账款,最后查找押金收据.但在实际操作时,由于编制不合理,导致工作人员需要花费很长的时间才能确定财会档案保存在哪里,或者根本就无法找到,这样就严重影响了工作效率.

此外,很多时候工作人员不能准确的为用户查找到档案资料,主要因为不了解专业术语.因此,档案管理人员除了学习档案管理专业知识,还要对财会档案中常见的专业术语有一定了解.

因此,我们必须深刻理解管理好财会档案的重要意义.在实际工作中,学习更先进的财会档案管理经验,编制科学的财会档案检索工具体系,提高财会档案的利用率.

3制定财会档案检索工具体系的原则

3.1分类法

要缩短检索信息的时间,就必须做好对信息的分类,分类是认识、区分事物的开始.通过学习会计专业知识可知,会计科目与情报检索系统具有相同的分类方式,采用等级隶属的原则对各科目的关系进行描述.体系分类法被广泛应用于情报检索系统,它能把等级概念在知识分类中直接体现出来.体系分类是以学科与专业集中文献为参考依据的分类方式.类是指具有同样特性事物的集合,类可以进行多级划分.例如,数学可以划分为高数、线性代数、几何等;线性代数可以划分为直线、曲线、极限等.通过多级划分,子类隶属于母类,形成严格标准的隶属制度.

财会档案主要记录了资金的流动情况,通过分析会计对象,了解经济管理需求,把具有相同性质的会计对象划分成一类.通过分类,可以把资金分为五类:支出、收入、净资产、负债与资产.按照层层隶属的原则将会计科目进行划分:上级科目统领下级科目,是对下级科目内容的总括;下级科目是对上级科目某一具体内容的详细分析.

3.2主题法

主题检索语言通过词语对概念进行描述,这种检索语言不区分概念间关系,按照语、词、字的顺序进行排列,采用主题法检索工具,能使用户的特性检索需求得到满足.主题目录的优势是不会受到分类体系的影响,不论主题词概念是大是小,都享有平等的排列次序.使用主题检索语言可以避免分类法中大目录覆盖小目录的问题,检索的准确性更高.但是,应用主题检索语言,仍有很多苦难.比如说,编制主题目录的一个难点就是标引,标引需要选用较规范的词语.

3.3两种方法的综合运用

分类法具有较强的系统性,而主题法具有较强的专指性.若要设计一个优秀的财会档案检索工具必须综合利用分类法和主题法,综合两种方法的优势,掩盖彼此弊端.目前应用到财会档案检索工具是对检索法和主题法的综合运用.

3.4做好与财务部门的沟通

要真正做好财会管理工具,编制工作效率高的财会档案检索工具,档案管理工作者必须密切联系单位财务部门,了解财务部门的最新型动态,及时调整档案检索工具,适应用户对财会档案的新需求,保障服务质量.

4结语

信息的价值在于信息的传播与利用,财会档案是一个单位的财富,要让这笔财富增值,就必须提高财会档案的利用率.财会档案管理工作者,必须不断学习,提高自身业务水平,在实践中探索,不断改进档案检索工具,为用户提供便捷高效的服务.此外,我们必须以发展的眼光的看待财会档案检索工具编制问题.结合当代信息技术,把智能化技术应用到财会档案检索中来,不断提高财会档案的检索效率.

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