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摘 要：由于会计信息处理方式和方法的计算机自动化,使得会计业务处理程序和工作组织发生了根本性质上的变化,并由此引发会计信息系统内部控制体系也出现了一些新的特点和变化.本文从计算机会计信息系统内部控制特点出发,针对其内部控制体系的新特点新变化,就如何建立、加强和完善计算机会计信息系统的内部控制提出了建议.
关 键 词：计算机会计；内部控制；信息系统
中图分类号：F23文献标识码：A文章编号：1001-828X（2013）02-0-01
一、计算机会计信息系统内部控制的主要内容：
(一)一般控制
一般控制又称管理控制,是指对计算机会计信息系统的组织、开发、应用环境等控制.其目的是建立对计算机信息系统活动整体控制的框架,并对达到内部控制的整体目标提供合理的依赖程序.计算机会计信息系统一般控制主要包括系统的组织与管理控制、操作控制、系统安全控制、系统开发控制和系统维护控制等相互配合的系统运行环境方面的控制.
(二)应用控制
应用控制是系统会计应用方面的具体控制,即为适应会计处理的特殊要求而建立及实施的控制.应用控制在一般控制的基础上进行了一定的深化,可以在一般控制基础上,直接深入具体的业务进行处理,从而确保全部的经济业务都经过授权和记录,并进行完整、准确和及时的处理.应用控制主要包括输入控制、数据采集控制、数据输入控制.
二、计算机会计信息系统内部控制特征
(一)内部控制的措施和方式发生了变化
首先,手工操作下的一些内部控制措施在计算机会计信息系统下已经没有存在的必要.如编制科目、凭证汇总表、核对总账、明细账等.原因在除非计算机病毒侵袭和非法操作,自动汇总一般不会出现差错.同时由于计算机会计信息系统下的内部控制的形式已由原来的制度控制变为制度和程序软件控制,也导致传统手工会计环境下的内部控制的人员牵制制度的重要程度下降.其次,计算机操作人员在录入数据后系统会自动生成核算结果并形成操作记录,替换了大量原来核算过程中必须进行的核对工作环节.工作结果的有效性取决于程序本身的素质,如果程序存在差错或者失灵,会导致系统在特定方面发生错误或者产生违规的行为的可能性加大.一般说来,计算机会计操作相较于手工会计操作,其内部控制已由单纯的管理模式转向管理、技术一体化的综合控制模式.
(二)内部控制的内容有所增加
计算机会计系统的应用,使得内部会计控制的范围更广.首先,会计部门内部单纯的核算部门被取消,增加了计算机操作、维护、分析设计等相关岗位.其次,计算机会计信息系统数据文件的存储介质的保管、备份恢复和针对计算机病毒的防范工作成为内部控制的重要内容.
(三)内部控制的环境发生了变化
首先,会计业务和财务数据经计算机处理后,企业会计核算的环境发生了很大变化.会计部门的组成人员在财务、会计专业人员的基础上增加了计算机数据处理的管理、研究人员,其内部控制重点也由传统的财务部门转移到电子数据处理部门.其次,会计部门也可以通过计算机进行手工会计无法处理的销售预测、人力资源规划等更复杂的业务,而这些工作也逐渐从原来的多个人员甚至多个部门转移到单一部门完成.这也衍生出了一条原则,凡是能采用计算机控制的就一定能用计算机控制,因为机器更严格可靠,所以应尽可能减少人工控制.
三、计算机会计信息系统内部控制存在的问题
计算机会计信息系统是一个技术性强,工作原理和程序复杂的系统,它虽然能很好的执行一部分内部控制工作,但在使用过程中仍然存在许多问题.
(一)计算机会计信息系统内部控制模块功能不强
相对能查出许多问题的传统的手工审计方法,计算机会计信息系统的内部控制功能还不够强大,因为计算机系统更多提供的是帮助查询分析,而不是独立内部控制功能.例如比较常见的专项资金转移问题,计算机会计信息系统内部控制功能无法辨别是真正使用还是挪用的.在某些政府与非营利组织的暂收暂付款项中,计算机软件也无法分辨清楚哪些是收入,哪些是支出以及政府债务.
当前的计算机会计信息系统里面的财务信息,细化方面尚有诸多不足之处,比如摘 要等明细内容没有录入或者录入不全,上的各种要素大多数没有录入数据库,还需要纸质的账本来进行核对凭证,这是制约计算机会计信息系统内部控制有效发展的根本因素之一.
(二)安全性、数据保密性差
财务数据的安全保密性好与否,很大程度上关系着企业自上而下的发展,但这也往往是计算机会计信息系统开发商与企业使用者所忽略的地方.计算机上的数据保存介质多以硬盘、光盘、移动磁盘、网络存储为主,相较于手工条件下记录的数据,其优点是易于携带,占用空间小,方便复制和修改.缺点是修改不留痕迹、难以像签名盖章那样证据化操作,没有严格的针对措施很难及时发现或防范,同时计算机数据的一系列存储载体易受病毒侵袭、系统瘫痪等问题的困扰,难以恢复原有数据.另外,仅仅依靠输入、指纹识别等权限识别功能进入系统时,不能起到真正的数据保护作用.
(三)对计算机会计信息系统操作人员业务素质的全面性要求较高
计算机会计信息系统内部控制不单要求操作人员具备手工审计所需要的知识,还要具备计算机操作所特有的素质.在手工审计的基础上,操作人员在内部控制时不但要懂内部控制手段方法、相关法律政策、财务数据分析、逻辑思维能力等专业知识和相关素质,还要配套一定的计算机业务水准,包括windows、office、网络操作等基础知识,深入审计时还需利用数据库编程语序进行查询分析的能力.同时,英语也是专业使用者应具备的重要部分,因为对系统进行深入解析时,需要研读的机器汇编语言大部分是由英语编写的.由于我国计算机会计信息系统与其内部控制起步较晚,操作人员整体素质尚不能适应当前需要.四、强化计算机会计信息系统内部控制制度建设的具体措施
(一)建立规范、现代化的计算机会计信息系统内部控制的管理制度
1.严格计算机网络使用及相关设备的管理
将计算机接入网络分成政务内网、审计专网、因特网接入三个网络,明确相关岗位的职责与权限.确保各个网络间不冲突、不影响,安全稳定的使用计算机网络.同时在保证设备按时更新的同时,设置使用年限,定期对计算机网络设备进行安全维护更新.并按照工作岗位不同需求来配备不同人员,以期提高设备的使用效率.
2.建立审计退出制度
针对计算机会计信息系统使用单位的实际情况进行评估,对使用要求高、起点高而难以操作以及制度层次高但缺乏相关配套指南或细则,限制其作用发挥的计算机会计信息系统,应建立审计退出机制,将不符合实际使用情况的制度暂时退出,待修改完成后再行启动.
(二)明确职责分工,强化控制权限
根据财政部规定,会计岗位应划分为会计主管、会计核算、会计稽查、出纳、会计档案管理等.计算机会计信息系统上线后,应适当调整其会计岗位,包括计算机会计信息系统管理、系统维护、系统操作、出纳、会计档案管理等,并结合本单位所使用的会计软件系统内部业务流程和模块功能进行相应设置.各岗位范围明确后,建立岗位责任制,根据职责分离原则分配岗位,保证各司其职,同时还要有人检查工作.
明确职责分工后,还应设立一套有监控机制的权限管理制度,除计算机会计信息系统的管理人员外,不允许其他岗位的会计人员直接开机调出文件进行操作,不得随意删除数据、原程序,计算机会计信息系统管理人员有权设置每个人的操作权限,有权监控每个人的操作内容等.同时实行多重运作,至少包括开机,系统启动,操作人员个人三重,保证定期更换,防止财务机密泄漏与利用计算机作案等.
(三)建立通过实践评估计算机会计信息系统内部控制的体系
实践是检验真理的唯一标准,对于计算机会计信息系统的内部控制来说,通过实践的检验,可以确立其能力与水平的高低.首先,应该建立计算机会计信息系统的实践基地,将中低水平的会计信息系统的操作人员集中送往此处培训,提高其工作素质.其次,在实际工作中,通过实践检验出来的,不能胜任计算机会计信息系统的操作人员,应实行坚决的淘汰机制,将达不到操作标准的人员送往实践基地进行培训,直到满足工作需求为止.最后,应形成实践交流体系,各单位各系统之间应该多交流多讨论多思考,去伪存真,以期迅速提高计算机会计信息系统内部控制的水平.
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