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摘 要：阐述了上海海事大学图书馆科技查新工作发展现状,通过对2007-2011年上海海事大学图书馆科技查新项目相关资料,从查新项目的查新目的、检索范围、项目来源、院系分布、委托单住、查新项目月工作量分布等方面进行统计分析.从提高查新服务能力和拓展查新业务等方面为查新工作提出建议和对策.
关 键 词：科技查新；查新项目；统计；分析
中图分类号：G252.62文献标识码：A文章编号：1008-0821（2012）07-0117-05
科技查新是指具有查新业务资质的查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容,按照《科技查新规范》进行操作并做出结论.在课题立项阶段,科技查新报告可以帮助科研人员准确选题,为科研人员的科技创新活动提供丰富的参考文献,可以判断所选申报项目是否具有新颖性,防止重复研究,提高立项成功率.在课题结题和报奖阶段,可以为项目成果的鉴定、评估、报奖等提供成果新颖性的文献依据,提高科技成果鉴定、评估、奖励等的客观性和公正性.科技查新作为一项深层次的情报咨询工作,对规范我国的科技活动、客观评价科研项目起到了重要作用.本文仅对上海海事大学图书馆近五年来的科技查新工作现状和存在问题进行深入分析,探讨提高查新服务能力和拓展查新服务业务的对策.
1.上海海事大学科技查新服务的现状
上海海事大学图书馆于2005年开始筹建科技查新工作站,经过几年的筹备.2009年1月21日,上海海事大学被设立“教育部部级科技查新工作站（G12）”（以下简称查新站G12）,致力于为各高校、科研院所、企业等提供科研项目立项、成果鉴定、项目评奖等相关科技查新服务.查新人员由具有港口、航运、物流等相关学科背景的20人组成,85%具有研究生及以上学历,全部拥有教育部/科技部的查新员资质,并经Dialog国际联机检索机构培训,获得国际联机检索证书,具有多年的科技查新经验（见表1）.
2007-2011年间上海海事大学图书馆共完成查新报告2190项.在其发展过程中,前面4年完成的查新报告逐年呈直线增加,在2007年51项的基础上每年平均增加近200项（见图1）.2010年完成的查新报告数量最多,为当年上海市高校查新站第一,其712项查新报告中有70项为查新员在上海图书馆上海科学技术情报研究所挂职期间完成.2011年我校图书馆在重视科技查新的基础上,尝试开拓其他情报咨询服务,查新数量增速有所下降.
2、基于项目统计的科技查新工作分析
2.1数据来源和分析方法
以2007-2011年上海海事大学图书馆存档的科技查新报告、查新委托书等内容为原始材料,按照查新项目的查新目的、检索范围、项目来源、院系分布、委托单位、查新项目月工作量分布等进行分析.
2.2查新项目的查新目的
科技查新为科技成果的立项、鉴定、评估、验收、奖励等提供客观依据,按照查新目的对受理的查新项目进行统计（见表2）.
由表2可以看出,我校图书馆承担的查新项目以科研立项和成果鉴定居多,分别为1168项和892项,两类查新数量合计占总数量的90%.奖励申报和博士论文开题结题次之,为95项和33项,专利申请查新几近空白.2010年、2011年的成果鉴定查新数量比2007—2009年增长了近1倍.成果鉴定查新数量的稳步增长说明查新用户逐渐认识到科技查新在成果定位、专家评议方面的作用,对项目结题验收时进行查新的意识不断增强.科研立项类的查新项目占据的份额最大,这与科研机构对立项前的查新工作越来越重视以及我国从国家到地方加大科技研发投入等是分不开的.立项查新不但能避免科研经费的重复浪费、节约科研资金、缩短科研周期,还能帮科研人员明确研究项目的研究现状.便于项目的成功申报.
3.3查新项目的检索范围
按查新项目的检索范围对委托查新的科研项目进行统计（见图2）,可知,5年内共完成国内查新1061项,国内外查新1129项.从图中可以发现,2007年、2008年国内外查新分别占92%、63%；2009年国内外查新比例降低至45%,2010-2011年查新数量有明显的增长,并且稳定在600项以上.虽然国内外查新的数量逐年增加,但目前国内外查新的比例不高.进一步分析可知,国内查新主要为社会科学类课题和“适用课题”,部分中小企业由资金限制和项目级别的原因也只选择进行国内查新.国内外查新项目大多数来源于高校和大型企业,课题来源主要是国家自然科学基金委、国家科技部、教育部、上海市科学技术委员会等.其中,高校承担了国家大部分的前沿基础科研项目,而企业重点倾向于科研成果的实施和应用研究.
2.4查新项目的来源
完成的查新项目中,校内查新1327项（60.6%）,校外查新863项（39.4%）.其中2007年完成的查新项目主要为校内查新（98.1%）；2008年、2009年完成的校内查新项目为校外查新项目的2倍；2010年完成的712项查新项目中,校内查新项目和校外查新数量基本相当；2011年完成的校内查新项目数量继续增长,达389项（58.7%）,校外查新数量稍有减少,为274项（41.3%）（见表3）.从表3可以看出,上海海事大学图书馆的查新用户以校内为主,主要服务于学校的科学研究和学科发展,但由于其拥有丰富的港口、航运、物流等相关学科的文献资源,以及具有相应的专业背景的查新人员,自2007年以来,十分注重为相关特色行业提供查新服务,在业界开展了一定的营销和推广,进而提高了查新站c12的知名度,查新总量和校外查新数量实现了大幅上升,且受到行业用户的高度认可.
2.5校内委托查新院系分布
通过对查新委托人所在院系进行统计,分析各学院在学校科研中地位,从而为把握学校学科科研的发展方向提供事实依据.2007-2011年共完成校内查新项目1327项,其中行政及其他人员委托的查新项目按内容所属归于相应学院,查新项目按学院进行统计（见图3）.从中可以看出,校内查新实现各学院全覆盖.从查新数量上看,各学院的查新数量都逐年快速递增.主要是由于2009年以前,查新站G12尚未获得查新资质,校内科研人员只能到校外查新机构办理委托,自2009年建站以来,为校内科研人员科研过程中进行查新提供了便捷渠道,查新质量赢得校内科研人员的肯定的同时,科研管理力度和科研人员的创新意识均显著增强.从图3可看出.校内查新数量较多的学院依次是：商船学院195项（14.7%）,经济管理学177项（13.3%）,物流工程学院167项（12.6%）,信息工程学院164项（12.4%）,文理学院125项（9.4%）.这些数据可以从侧面反映出我校科研成果发展情况.2011年,我校共有32项国家基金项目立项,排在前五的分别是：文理学院7项、商船学院和海洋材料科学与工程研究院各4项、信息工程学院和科学研究院各3项.这些科研成果主要分布在以上几个查新较多的学院.进一步分析可知,上海海事大学港口、航运、物流类学科的查新数量最多,体现了学校在船舶与海洋工程、交通运输工程、航运经济管理等传统优势学科建设和科研工作.海洋学科与工程学科的查新数量也有了飞速的发展.这与我校成立了海洋环境与工程学院和海洋材料科学与工程研究院,加大对海洋相关学科方向的科研投入密切相关.
3.6校外查新委托单位分布
对校外查新委托单位的分析.可以了解委托单位的分布现状以及查新需求,并从侧面反映出查新站G12在社会上的知名度.现对根据2007-2011年受理的校外查新项目第一委托单位进行统计（见表4）.目前查新站G12的校外查新委托单位来源于中国24个省份及中国香港地区,查新服务在社会上已有一定的影响.从统计数据可以看出,高校单位的查新项目数量占到校外查新项目总量的60%左右,大部分来源于行业内高校委托的相关课题,查新站G12通过行业协会网站、期刊等媒介发布科技查新通知以及参加相关行业会议的宣传效应全面凸显.而其他课题的校外查新不多.其原因是很多高校图书馆设有查新站,导致了高校用户的分流.自2008年起委托我校查新的校外单位迅速增多,2010年的校外查新单位达到221个.企业、科研院所等其他单位主要为港口、航运等行业特色鲜明的相关单位,如上海国际港务（集团）股份有限公司（32项）、上海振华重工（集团）股份有限公司（25项）、中交上海航道勘察设计研究院有限公司（18项）等.总体来看,高校用户委托我校办理查新业务的数量比企业、科研院所用户委托的数量相对较多,查新站G12在行业科技发展中的作用及在社会上的知名度还有待提升.
3.7查新项目月工作量分布
根据每月完成查新项目的统计分析,可以从一个侧面了解查新工作的基本情况.现对2009年查新站G12建站以来完成的查新项目进行月统计分析,对部门合理决策工作计划更有参考性.由于每份国内查新报告和国内外查新报告的完成时间不同,将国内查新折合成半个国内外查新,按每月完成的国内外查新数量进行统计,可以得出2009—2011年平均月查新工作量分布情况（见图4）.图中可以看出,每月的查新工作量有较大波动,但也有一定的规律可循.从月查新工作量分布来看,有明显查新工作严重超负荷的集中时间段,如3月、4月、8月、12月.因为每年3月都是国家自然科学基金、高等学校博士学科点基金集中申报时间,4月是上海市级科研项目立项以及行业成果奖励申报高峰期,8月的查新课题主要来源于相关行业机构的成果鉴定课题,12月的查新数量逐年持续攀升,查新任务最重,主要为校内各类立项和结题验收课题提供查新服务.寒暑假（1月、2月、7月）期间同时是各类各级项目申请或验收“低谷”,用户委托的查新数量不多.每年的10月和11月查新工作量相对较小,适合集中开展图书馆其他重大咨询和研究任务.
3.建议与对策
随着用户专业化、个性化专业信息需求的不断增长.加大查新服务能力和拓展查新服务显得尤为重要.通过上述分析,针对图书馆查新工作的现状及查新工作中的具体问题对新形势下的科技查新工作提出以下建议.以期适应科技查新工作的发展趋势,同时为其他查新机构今后开展工作提供借鉴和参考.
3.1加强查新员队伍建设
未来科技查新机构的竞争,终究是人才的竞争.查新机构要保持强有力的发展,关键在于拥有一批优秀的查新员队伍.因此,要加大人才培养力度,充实和提高查新人员的专业技术水平和业务技能.通过查新相关培训、查新研讨会及行业会议进行学习交流,提升查新工作能力.在日常查新过程中,定期组织查新质量讨论会,并邀请科技查新专家来对查新员进行指导.同时把继续教育纳入部门的发展规划之中,为查新员提供系统的继续教育机会和多样的继续教育方式,如我校图书馆现有3名查新员攻读在职博士研究生学位,2名查新员在国外咨询公司进行了为期半年的培训交流等.查新机构还需紧跟社会科研活动的动向,及时引进相应学科的查新人员,扩大查新员队伍.
3.2加大营销宣传,提高社会知名度
科技查新机构要想在市场经济条件下可持续发展,必须加大宣传营销,提高社会知名度.可以依靠报纸、杂志、互联网、微博等多种媒介,广泛开展科技查新宣传.通过宣传增强科研与技术创新领域对科技查新的认知度、认同感和重视程度.利用各种渠道大力宣传查新工作在科研管理、企业技术引进与创新中的作用,让更多潜在用户了解科技查新的意义与作用.通过参加学术交流、科技论坛、专题研讨等与相关行业部门合作,建立战略合作联盟等为其科研部门提供查新服务.我校图书馆近五年来校外科技查新的数量不断增长,与我校查新人员及时关注行业内科研动态,以及通过参加港口、航运、物流类科技会议和展览进行营销是分不开的.
3.3拓展查新业务范围及深度
科技查新不仅局限于为科技成果的鉴定、评估、验收、转化、奖励等提供客观的文献依据,立足科技查新可以对信息进行加工分析,为委托查新单位提供多领域高层次服务.目前高校查新站提供的查新报告类型也比较单一,需在当前的基础上,拓宽查新业务范围及深度,构建完善的查新服务体系,满足不同科研单位的查新需求,如在目前科技查新的基础上,针对重大科
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技专项的查新,主动利于查新资源优势为企事业单位提供个性化的服务.如开展课题跟踪、定题服务、竞争情报、专题情报等增值性服务.以满足高端用户的需求,同时提升查新机构自身的服务能力,使科技查新工作为更快地出科技成果、提高科研水平、加速科技发展作出更大的贡献[6].如2010年查新站G12派4位查新员在上海科学技术情报研究所进行了为期3个月的培训,学习国家一级查新机构科技查新服务模式、服务重点和开展情报分析服务的经验,提高了查新员业务能力,对我校查新站满足不同层次的查新服务需求奠定了坚实的基础.3.4建立查新高峰应对机制
国家、省部级科研课题立项、鉴定、报奖的受理时间都有一定规律可循,建立灵活的查新高峰应对机制有助于保障科技查新质量,有效克服时间紧、任务重的困难.因.此,要提前与科研管理部门沟通,尽早发布查新通知让查新项目负责人提前准备.查新站G12在查新高峰前会召开查新动员以及对查新过程中可能会出现的问题进行分析,确保查新报告质量.通过制定合理的激励措施提高查新人员的工作热情,充分调动查新员积极性,同时联系校内勤工助学学生协助进行查新材料的整理,减轻查新员的负担,有利于保证在查新高峰期保证查新质量.
3.5重视专利查新
专利查新可以避免重复研究、加快专利申请进度、评估企业专利技术、防止侵权或保护自身利益,深受企业青睐.查新站G12近年来积极派送资深查新人员参加专利查新、专利分析等方面的培训和学术交流,并尝试与企业合作,为企业专利技术开发提供专利查新服务,已初步取得一定成效,但尚处于起步阶段.建议在今后的工作中,一方面加强企业产品和专利申请查新重要性的宣传力度,让专利申请人引起重视,深化对专利查新的了解；另一方面重视查新员的专利能力的提升,熟练掌握专利知识及相应的法律知识,为开展专利查新服务奠定基础.
4.结论
科技查新作为一项新生的信息服务行业,还处于不断发展阶段,需要进一步完善和创新.本文采用项目统计的方法分析了上海海事大学图书馆科技查新的发展现状,并对如何改进查新工作做出了深刻的分析.在市场经济的巨大浪潮冲击下,新时代的查新服务工作面临着诸多的挑战,应充分紧跟国家和政府的科技政策,进一步加强查新人员队伍建设、拓展查新业务及扩大市场影响,提高查新机构的竞争力,实现自身的健康持续发展.