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随着现代科学技术的进步,记录信息的载体正向高科技、多媒体的趋势发展,由此形成了大量的声像档案.但目前声像档案管理普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题,已经严重滞后于档案工作的整体发展水平.因此,如何保存利用好声像档案给广大的档案工作者提出了新的课题.
1声像档案管理工作中存在的共性问题
声像档案资料的形成、收集、整理、保管、利用是一个系统工程,任一环节存在问题,都有可能影响管理质量.当前声像档案管理过程中存在以下共性问题：
1.1声像档案归档意识不强.摄录人员决定着声像档案的数量和质量.目前声像档案管理中,部分摄录人员对档案的认识限于传统的上级来文、红头文件,根本不知道他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带属于声像档案的范围.误以为处理这些声像资料属于个人行为,谁拍的照片就归谁,发完新闻、信息就算完了,这就造成部分声像档案长期在个人或科室内保存,不移交档案室或档案馆统一保存,造成了声像档案的失控或流失,致使单位档案的不完整齐全,严重影响了声像档案的长久保护和开发利用,为收集整理工作带来了困难.
1.2声像设备的利用效率不高.各单位声像设备的配备都上了一个新台阶,基本上每个部门都有数码照相机,有些部门有数码摄影机,设备配备比较强.但很少有单位制定声像设备管理制度,明确声像设备的使用要求,致使有的设备闲置,有的设备存放在科室或个人手中,没有合理利用,有的设备使用人员不明确或频繁变动,造成一些重要活动没能及时摄录,相应声像资料没能及时形成.
1.3声像档案的管理制度不全.管理制度的健全完善是声像档案管理的基础,但实践中还存在着声像档案归档范围不明确、移交机制不顺畅、集中管理制度不健全、归档技术标准不明确、保管环境不符合要求等问题.
2改进声像档案管理工作的措施建议
2.1提高声像档案归档意识.声像档案同其他门类档案资料一样,能否收集齐全完整关键在资料形成部门和资料形成人员.建议加强声像档案移交归档等规定的宣传,各部门、摄录人员树立强烈的声像档案归档意识和利用现有声像设备促进声像资料形成的意识,这是做好声像档案收集工作的前提.
2.2提高人员档案管理能力.一次主体活动中声像资料很多,一般的摄录人员可能对哪些资料能更好地反映活动主体不太明确,但专职档案管理人员需要有较强的甄别能力,需要能指导相关人员从众多的声像资料中整理出重要的能准确反映活动主体的资料.
2.3明确声像档案归档范围.明确声像档案归档范围,让各部门摄录人员有具体的对照标准,将更有利于声像档案的归档,笔者建议,声像档案范围至少包含以下方面的内容：反映单位概貌的声像材料,反映单位名称的照片,单位历届主要领导人照片,上级领导机关授予单位或个人的奖状、奖旗、证书等的照片,单位召开的各类重要会议形成的主要声像材料,上级领导来本单位视察、检查工作形成的声像材料,单位重要工程建设、单位重点工作开展情况照片,单位其他重要活动、重要事件或重大事故形成的声像材料.
2.4完善声像档案管理制度.应建立专门的声像档案管理制度,明确声像档案预立卷、移交和管理要求.考虑到现在的声像资料多以电子文件为主,建议适当缩短声像档案移交时间,重大活动结束后即要求活动主办部门将相关声像资料移交档案室,日常工作中产生的声像档案可采取及时预立卷,季度或半年移交档案室集中管理的归档方式,这样有利于提高声像档案归档的及时性和完整率.
2.5加强声像档案开发利用.根据现在档案管理的要求,档案的开发利用是档案管理的重要内容和最终目的.为更好地开发利用好声像档案,应将传统的声像档案管理模式与信息化技术结合,实现声像档案资料的数字化,为档案的查阅使用提供便利.将声像档案材料和纸质档案材料有机结合起来,记录工作方面的思路、举措、效果变化.
（作者单位：河南省正阳县城市管理综合执法大队来稿日期：2015-04-20）