电子档案管理在中专学校档案管理中的应用

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[摘 要]现代科学技术水平的不断提高,电子档案的应用范围也日益广泛,在中专学校档案管理中发挥巨大的作用.本文主要分析了电子档案管理的现状,深入探析了电子档案管理在中专学校档案管理中的应用措施.

[关 键 词]电子档案管理,中专学校档案管理,应用措施

近年来,现代化发展脚步的不断加快,先进的科学技术在多个方面都有涉及.立足于现价段的中专学校档案管理,大多数采用的仍是落后的管理手段.电子档案大多是学校用于教学研究、资料管理、收集归纳、借阅利用等方面,进行多样化的分类,同时拥有十分强大的保存功能.电子档案管理常见的有以下几种类型：电子图像、电子报表、电子等.电子档案管理,因为其自身功能强大、使用方便的优势,已经逐渐融合到人们的日常办公中,有利于人们更好的开展工作.

一、中专学校电子档案管理现状

现阶段,根据电子档案管理实际的发展情况来看,其自身存在以下几个方面的特征：

(一)工作过量

立足于中专学校自身发展的需求来看,每年都会有大量的应届毕业生和新生的档案变化,档案变动的单位以千万进行衡量,同时,会出现部分学生选择出国留学,或是直接就业的情况,增加了档案管理的难度,另外还存在许多跨地域的档案变动,以及相应的维护、保存等方面,都需要投入大量的人力、物力与财力,导致了档案管理的工作过量.

(二)信息化水平过低

现代科学技术水平的不断提高,电子档案管理的科技水平也要求得到相应的提高.科学技术的便捷性、有效性,在实际的档案管理过程中却没有很好的体现,也无法发挥它的高效性.大部分中专学校仍然采取的是纸质的档案管理方法,这种传统的档案管理方法已经无法满足学校的需求.目前,中专学校的电子档案管理还在初步发展阶段,有关管理人员还不能全面了解电子档案管理的重要性、便捷性,还不能灵活使用电子档案管理,无法发挥它的作用性.

(三)变动量过于频繁

中专学校每一年都会有大量的学生毕业或是入学,就这样的情况来看,具有很强的流动性,因此档案需要不断的输入或输出,过于频繁.

这些都是电子档案管理的现状,也是降低其高效性的主要原因.

二、电子档案管理应用到中专学校档案管理中的有效措施

根据电子档案管理自身自身发展的特点,以及在中专学校中的应用,可以从以下几个方面入手：

第一,提高存储设备的安全性能,保证电子档案管理的专一性,及时进行在线升级,定期对电子档案进行护理,保持存储设备的稳定性,第二,及时对档案信息进行更新备份,避免发生档案丢失不能找回的情况,第三,开启防火墙模式,进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检,切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性,保证电子信息不会再输送时发生丢失或被的情况.保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性,要不断强化科学技术,及时更新升级,提高电子档案管理的安全性能.

建立健全有关规章制度,推动中专学校电子档案管理向规范化发展.首先,要提高有关管理人员的专业水平,强化其安全使用意识,帮助其树立正确的职业道德思想,让他们全面认识到电子档案管理的重要性,并能熟练掌握电子档案管理的操作流程,从而能够灵活使用电子档案管理,充分发挥它的作用,其次,在电子档案管理应用到中专学校的过程中,要充分考虑到学校自身的发展状况,建立健全有关规章制度.诸如,信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等,保证电子档案管理的安全性,再次,在实际的操作过程中,要完善电子档案管理的使用制度,推动电子档案管理向规范化发展,对其存储类型、使用方法进行统一的管理,对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理,尽量在电子档案转变的过程中,避免发生信息泄露、文件损坏等现象,坚决不允许在电子档案管理的过程中,出现缺陷.与此同时,要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行.

(三)强化电子档案管理所需设备,提高对中专学校的软件、硬件管理

电子档案管理自身的特殊性,要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术.由此,要能够全面提高电子档案管理的高效性,就要求不断提高科学技术,加强计算机研究,强化网络技术等.同时,要研发出适合电子档案管理存储的软件,和具有安全性能的信息加密软件,使电子档案管理向高效性、安全性发展.一方面,要将电子档案中的信息进行备份,可以采取刻录成光盘的形式,另一方面,选用先进化的电子档案信息管理系统,并完善相关安全保护制度,提高电子档案管理的安全性.要将安全管理落实实际的操作过程中,及时更新软件,保证中专学校电子档案管理的安全发展.

(四)强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平

中专学校电子档案管理的操作人员,要求了解相关的档案管理知识,具备一定的专业技能,能够熟练操作电子档案管理.中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训,切实加强他们的操作技能,把握电子档案管理的实际要求,促进他们发展成为合格的电子档案管理人员.对电子档案管理操作人员的培训,既能采取长期培训的方法,也能进行短期内的集中训练.

三、结语

综上所述,社会处于不断的前进中,电子档案管理在中专学校的应用显得十分有必要.身为一名中专学校的电子档案管理人员,我们要对工作进行归纳,并不断的改革创新,完善电子档案管理在中专学校的应用,切实提高工作质量,强化工作效率,提高电子档案管理的技术含量,保证信息不被、不泄露,为中专学校档案管理作出有利的贡献.