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摘 要 ：本文通过文献分析法,对2000——2011年我国有关电子文件管理元数据的论文进行分析总结,以进一步了解我国电子文件管理元数据的研究现状,并为未来的研究发展提供几点建议.
关 键 词 ：电子文件 元数据 综述
“元数据”一词,由来已久,其最早出现于计算机信息领域.自1996年美国著名电子文件专家戴尔·比尔曼在第十三届国际档案大会上提出“元数据”以来,元数据开始进入档案学界研究人员的视野,并逐渐发展成为档案学界新的研究热点,尤其是对电子文件管理元数据的研究.笔者试图通过文献分析法,对2000——2011年我国电子文件管理元数据的研究情况进行归纳和总结.
1．数据统计分析
笔者选取了中国期刊全文数据库、中国期刊全文数据库-世纪期刊、中国博士学位论文全文数据库及中国优秀硕士学位论文全文数据库,使用高级检索,在“题名”检索项中填入检索词“元数据”,同时在逻辑“且”条件中选择“关 键 词 ”检索项并填入检索词“电子文件”,选择2000至2011作为检索时间,最终共获取有关电子文件管理元数据的论文134篇,其中中国期刊原文数据库搜索出132篇,中国优秀硕士学位论文数据库2篇.
通过对论文发表年度的统计分析,可以了解电子文件管理元数据的研究进展情况.依据本文所使用的检索方法获取的134篇论文,其年度分布情况如表1所示.
由表1可知,从2000年到2011年,有关电子文件管理元数据的论文数量明显呈上升趋势,并且自2002年开始,论文数量一直保持在比较稳定的水平,这说明现阶段,电子文件管理元数据问题仍是我国档案学者普遍关注的问题,有关此问题的研究也仍在持续进行中.
2．电子文件管理元数据研究的主要内容
2.1电子文件管理元数据的概念与功能研究
2.1.1电子文件管理元数据的概念
元数据最早出现于计算机技术领域,此后被广泛应用于多个领域.自戴维·比尔曼将其引入电子文件管理领域以来,档案学者开始对其进行研究,而有关元数据概念的研究自然首当其冲.目前为止,我国档案学者对电子文件领域内元数据的概念研究大致可分成三个阶段：初始定义阶段、著录元数据阶段以及电子文件管理元数据阶段.①
初始定义阶段,即直接引入计算机领域元数据的定义：元数据即关于数据的数据（data about data）.但这一概念过于宽泛,可以适用于各种不同领域,并不专门针对电子文件,无法作为电子文件领域的专业术语或概念,不具备专指性和唯一性.同时这个概念也过于抽象,档案工作人员无法正确的认识和理解它,更不知道在实践工作中如何具体的运用它.因此,档案学界继续对元数据的概念进行探索,进而进入元数据概念研究的第二阶段：著录元数据阶段.
著录元数据阶段.所谓著录元数据,即元数据是关于单一电子文件和文件组合的背景及相互关系的结构化著录数据.②其实这里的著录元数据也就是指著录信息,这一阶段支持这一观点的代表性学者有董永昌、何嘉荪、刘越男等.董永昌、何嘉荪就明确提出“元数据是著录信息”.著录元数据概念的提出赋予了元数据有关档案学的特定意义,同时由于著录这一概念对广大的档案工作者而言并不陌生,因而也大大提高了整个档案界对元数据的认识,有利于在实践工作中更好的操作和运用元数据.但这一观点也受到不少研究者的质疑,一些档案学者认为,元数据与著录信息在作用、获取方式、稳定性等方面都有所不同,因此不能单纯的将元数据定义为著录信息.为此,刘越男提出“在电子环境中可以将文件管理元数据理解为著录信息”③的论点,并从现代著录定义的拓展、国际元数据标准与档案著录标准的关联以及电子环境中两者的本质等方面对这一论点进行了论证.
电子文件管理元数据阶段.这一阶段我国档案研究者们引入了国际档案界提出的“电子文件管理元数据”概念,即“在对电子文件及其与文件创建和管理有关的人、过程和系统进行确认以及为其提供凭证和背景信息的过程中,有关文件的管理、利用和文件可理解性的元数据.” 电子文件管理元数据是专门设计用于满足电子文件管理需求,有关保证文件的真实性、可靠性、稳定性、安全性、完整性、可理解性与可利用性的数据.可以看出,这两个元数据的概念是从作用的角度对电子文件领域的元数据加以定义的,体现了元数据在电子文件管理中的作用.同时通过赋予电子元数据不同的作用和用途,将电子文件管理元数据与其他领域的元数据区分开来,使其具备档案学的专业内涵.
2.1.2电子文件管理元数据的功能
我国档案学界对电子文件管理元数据的功能进行研究的学者较多.目前主要有四种代表性观点：
（1）用系统论观点,将元数据的功能分为总体功能和局部功能.代表人物为徐维,他指出“元数据的功能就是指元数据系统在电子文件管理计算机系统中所能发挥的作用和能力.电子文件管理的目的就是通过元数据的功能来实现的.元数据的功能可以分为总体功能与局部功能.”④同时系统的阐述了元数据功能在文件阶段的不同体现以及总体功能与局部功能的关系.
（2）用比较研究法,建立新的元数据功能认识模型和联系模型.档案学者张正强通过对国际档案学者、国际标准化组织、国际元数据项目以及国际标准等提出的元数据功能系统进行比较分析,并从行为、能力和功效这三个方面对这些功能加以重新认识和理解,最终建立起基于行为功能、能力功能和功效功能的元数据功能模型及其联系模型.
（3）从应用和发展的角度,研究元数据的主要功能.XML模式在电子文件管理元数据中的应用被越来越多的档案学者所重视.主要观点是从电子文件管理元数据角度来分析,XML模式主要具有描述与约束两项功能.即XML模式描述元数据元素间的逻辑结构和语义功能；约束元数据元素数据值及类型功能.
（4）从信息资源的角度,论述元数据的具体功能.研究分析这种观点的学者主要是从元数据对信息资源的著录描述、组织集合、确认和检索、管理控制、长期保存以及还原等功能上进行具体分析总结,从而进一步证明了电子文件管理元数据是电子文件管理系统中的“血液”.