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摘 要 本文通过分析物流中心信息化工作中承上启下的工作性质,运用质量管理“PDCA”循环改进的思想,针对管理制度,通过设置目标、细化执行的方法手段、设置控制环节、增设效果检查,最后通过对执行效果的总结,检验总体效果.通过PDCA闭环,实现了制度的完善和长效管理的效果,提高了物流中心信息化安全管理水平.
关 键 词 信息化,管理制度,PDCA
中图分类号:F426 文献标识码:A 文章编号:1671-7597(2014)21-0151-01
1.物流中心信息化安全管理现状
随着信息技术的快速发展,在现代物流管理过程中,信息化、网络化的特征越来越明显.卷烟物流中心积极采用先进技术,日益趋于科学化和现代化,拥有众多的信息化设备、设施.但是,物流中心人员的知识水平参差不齐,操作人员安全意识弱,信息化安全管理制度落实难度大.
物流中心信息部门既要接受信息中心业务上的统筹管理,又有自己独立的业务,如果不能结合自身所处的管理节点,制定出落实制度的良好方案,承上启下工作中容易出现“上不传、下不达”,甚至出现“三不管”现象,导致管理制度无法保持良好的执行力度.物流中心信息部门成立之初,被动执行信息化安全管理制度,缺乏有力的检查、监督机制,更谈不上管理方法的改进提升,常常出现设备管理失当,维修响应时间长等问题.
2.信息化安全推行的实践
管理制度只是一纸规定,如何让它行之有效在于制度的落地和落地以后反复的检验和修正.
2.1 制定管理目标
2.1.1 计算机及相关设备管理的目标
1)年度无随意拆卸更换,无重大信息化设备事故发生.
2)设备维修维护需求响应及时,不得拖延.
2.1.2 软件系统管理
1)软件系统、操作系统、病毒库按时升级,无推迟升级和不升级情况.
2)物流系统关键数据按时备份,无数据丢失情况.
3)系统更新、修改、维护需求响应及时,不得拖延.
2.1.3 网络安全管理
1)年度无网络病毒入侵和攻击发生.
2)年度无系统账号泄露事故发生.
3)网络故障维修需求响应及时,不得拖延.
2.2 制度执行方法
1)划分责任区域和责任人.信息管理员按责任区域管理PC设备、网络设备等.
2)细化物流生产系统,按系统各自分别配置责任人.
3)循环配置AB岗.执行A岗负责B岗复核和A岗缺勤B岗负责的工作方法.
4)制定检查表单,要求责任人及时完整的进行记录和反馈.
①《一日三点检查表》:明确规定检查频率,如每天、每周,每月等.
②《物流中心PC电脑使用情况统计表》:详细记录物流中心PC电脑使用情况,包括使用人员、起用年份、分配的IP地址、MAC地址,是否安装等通讯工具和是否开通外网、变更信息等.
③《信息系统运行情况表》:其中包括相关系统自动备份检查的表格,终端和信息系统巡检记录表格,终端和信息系统维护表格.如《系统自动备份检查表》、《数据转存记录表》等.
2.3 制度执行的强化措施
1)定期组织部门进行制度的学习,并组织考试,不合格重考,潜移默化,加强记忆,增强安全意识.
2)借助公司每周一培每月一训工作.展开部门每周做一次总结,每月出一个安全防范的学习视频供大家学习.
3)鼓励信息管理员参加培训,并考取相关证书.全面提高技术水平.
4)借助物流中心TPM工作,推进信息化TPM,首次尝试全员参与信息化设备和信息安全管理.
①设置macfee定时查杀制度,生产线员工配合将结果截图反馈.
②借助360人性化的操作界面,生产线员工配合执行简单的木马查杀和系统补丁升级.
2.4 执行效果的控制手段
1)控制环节设计了考核对标值.信息管理员工作的完成情况纳入考核,和绩效奖金直接挂钩.
2)设立FTP共享平台.将所有的控制文件进行归档,通过FTP共享向全物流中心开放,接受实时的检查,达到服务透明化,质量可追溯的目的.
3)设立部门月度分析报表.报表中专门设立信息化完成情况汇总,月底上报到部门主任和物流中心经理室,接受领导考评.
4)设立特殊表现奖的激励机制.对特殊工作,特别是额外承担任务激励、发现安全隐患激励等,达到激励优秀,寻找问题薄弱环节的目的.
2.5 效果检查机制
2.5.1 内部检查法
1)设备运行情况抽查.按照“部门一月一查,班组一周一查,责任人一日三点检”的方式现场检查,通过现场抽查的方式,查缺补漏.
2)系统运行状况抽查.部门主任不定期走访各责任区域抽查系统运行状况.
3)分析报表中抽查.通过FTP抽查记录表,了解制度执行情况.
4)部门例会上报工作内容.每周五部门主任主持召开周例会,信息管理员轮流发言,总结上报本周工作进度.
2.5.2 外部检查法
1)信息中心反馈.信息中心每月会在公司OA上报本月信息化安全情况通报,通过通报反馈的信息,了解物流中心各系统和网络的安全情况.
2)设立信息部们工作满意度调查表.面向全体物流各科室和生产线班组,每月一次下发调查表.通过调查表反馈执行情况.
3)设备信息部投诉处理单.开放投诉渠道,通过投诉反映部门运行不到位的地方,并及时纠正.
2.6 改进提升
1)开展长效的合理化建议.部门规定每月一条合理化建议,信息管理员原则上多提信息化方向的建议.通过建议,开动脑筋,多找不合理的地方,多找解决办法.
2)实施头脑风暴.召开物流中心条线班组长茶话会,把人员集中起来实施头脑风暴,通过开放式的讨论,搜集可用信息和建议.
3.信息化安全推行效果的验证
3.1 算机及相关设备
PC计算机和信息化设备完好率100%,实现年度无随意拆卸更换,无信息化设备事故发生目标,积极响应设备维护维修需求,未发生拖延现象,更未发生客户投诉.
3.2 软件系统
各物流生产系统稳定运行率达99.93%,客户投诉率0,数据库备份率和维修维护相应率均达100%.
3.3 网络安全
年度实现网络系统运行顺畅,未发生入侵、网络瘫痪以及网络泄密等不良情况,及时响应网络维修需求,客户满意度100%.
4.结束语
信息化管理制度的建立、健全固然重要,制度的持续推进更加重要.如何找到一种行之有效的推行方法,去推动制度的执行,并且做到反复检验其执行效果又是重中之重,这也是本文探索与实践的意义所在,也是值得继续深思的地方.