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农业科技档案是在科学技术研究过程中形成的,具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式或载体的文件材料,是农业科研活动的真实写照,浓缩了大量的科研成果和先进生产技术,是一项重要的信息资源和知识宝库.振兴我国农业和农村经济,很重要的一方面就是要推广农业科技成果的应用,使之尽快转化为现实生产力.而加速科技成果的转化,则必须重视农业科技成果的主要载体――农业科技档案的管理及资源开发工作.为此我们要在开发农业科技档案资源,帮助农民增收上大做文章,为加快社会主义新农村建设提供强有力的技术服务支撑.
提高科技档案的质量和完整性,为开发农业信息资源,加速农业科技成果转化打好基础
首先,全面收集档案材料,将农业科技档案实行集中统一管理,确保完整、准确、系统、安全.档案资源建设是实现档案事业可持续发展的重要基础性工作,各级农业科研院所要加强档案资源建设,走出传统收集档案的圈子,用全新的眼光、有效的方法积累档案,要打破传统的坐在档案室等着移交的收集习惯,跟踪或者挂靠农业研究课题,积极主动地向科研及管理人员搜集档案材料,并与他们进行检查与核对,避免遗漏.如收集科研准备阶段的科研课题审批文件、任务书、委托书,开题报告,调研报告,方案论证和协议书、合同等文件；研究实验阶段的各种载体的重要原始记录,实验报告,计算材料,专利申请的有关文件材料,设计文件、图纸,关键工艺文件,重要的来往技术文件等；总结鉴定验收阶段的工作总结,科研报告,论文,专著,参加人员名单,技术鉴定材料,科研投资情况,决算材料等；成果和奖励申报阶段的成果和奖励申报材料及审批材料,推广应用的经济效益和社会效益证明材料等；推广应用阶段的推广应用方案、总结,扩大生产的设计文件、工艺文件,生产定型鉴定材料,转让合同,用户反馈意见等,保证档案材料的系统与完整,为更好地利用做好基础工作.实践证明,将农业科技档案工作纳入科研管理的轨道是保证科技档案质量的有效措施.
其次,农业科技档案部门要科学规范管理,编制必要的检索工具,编撰简介、文摘、汇编、手册、史料等.充分利用信息技术等现代化手段,使各类信息资源存储数字化、管理自动化、利用网络化.研究制定相关技术标准,统一相关数据格式,实现信息资源社会共享.
挖掘农业科技档案资源,创新档案服务方式,为农业生产提供技术服务
一是编研成果要新.编研成果包括公开出版物和内部参考,是档案部门开展信息资源开发利用的一条重要途径.挖掘农业科技档案资源要因地制宜,因时制宜,从农作物新品种、栽培技术、病虫害防治、新成果推广等方面入手,编研各种载体的农业推广技术.开封市农科所档案室在这方面取得显著成效.2005年他们改变“酒香不怕巷子深”的观念,对档案资料进行专题研究,挖掘室藏新品种、新成果档案资源,编研了花生、西瓜、小麦、棉花、石榴小杂果等新品种介绍及高产栽种技术资料15万份,根据室藏档案,组织出版《现代作物栽培文集》、《开封农林科技》6000多册,汇集了各个作物的整个栽培过程和管理方法及常见病虫害防治技术,深受农民群众喜爱,上门咨询、索要络绎不绝.另外他们还根据科技档案制作了光盘、宣传版面、多媒体、照片、录音、录像等不同形式和载体的科普宣传材料,发挥了很好的科普宣传作用,受到当地政府的肯定.
二是下乡送农业科技档案信息.农业科技档案浓缩了大量的科学技术信息,这些宝贵的资源若是长期存放在档案室,就好比“养在深闺人未识”,科学技术就不能转化成生产力,就实现不了其价值,从而就产生不了经济效益和社会效益.因此我们要结合当地的送科技下乡活动,主动送农业科技档案信息.开封市农科所该所档案室树立为“农”服务的指导思想,把农业科技档案应用到农业生产第一线,除一般借阅、复制利用外,将农业科技档案信息送门入户,提高了农民科学种田的素质,深受群众喜爱.
三是开展技术咨询.联合当地农业科研院（所）举办技术咨询中心,或与当电台、电视台举办《农业科技档案信息专栏》,拍摄农业电视专题片等开展咨询或宣传.通过实践,开封市农科所与开封广播电台联办的《农科园地》栏目就是一成功之举.档案室根据农业科技档案、资料信息编写出农业技术广播讲座,结合农时,由专家讲授,向农民传播档案信息,播出39期78次.在农忙季节与农民面对面、心贴心地交流,为农民解难答疑,为农民提供技术服务,收到较好的效果.
四是配合建立示范基地,在实地现场展示新成果、新技术.在农村建新品种、新技术示范基地,比编研档案资料,更直观、更易农民接受.开封市农科所在开封市属五县一郊和周边市县建立了示范基地6万亩,在基地不仅仅是散发档案信息传单等科技资料,最重要的是在基地树立新品种样板田,带着农民干,引导农民学科技、用科技,使群众亲眼看到新成果带来的丰厚收益.
五是建立"农科"档案信息网络,架起信息服务的桥梁.建立以涉农部门农业科研院（所）、农业局、畜牧局、林业局等单位为信息主站,各乡镇档案室为信息支站,以各村档案室和科技示范户为信息点的农业科技档案网络.将农业新品种、新技术公布于网,以解决农民"缺思路、愁销路、想技术、盼服务"主要问题,提供农业科技信息,指导农民科学种、科学养,以加速科技成果的转化.如汨罗市大荆镇的农业产业结构调整的成功,正是得益于"农科"网络.2003年11月4日,总书记、国家主席等同志视察汨罗,汨罗的农业产业结构调整得到高度重视,正是因为有包括档案工作者在内的许多相关人员,在这里洒下了不少辛勤汗水.
六是加大在现行文件服务中心的科技档案信息展示力度.目前我国建立现行文件服务中心有上千家.为广大人民群众提供现行文件服务,是近几年档案部门为密切联系党和人民群众的血肉联系、推进政府信息公开的重要举措.同时也为公布农业科技档案信息提供了较好场所,是农民朋友比较信赖的地方,受到老百姓的欢迎,也受到新闻媒体的关注.因此,我们要以“架文档之桥、连百姓之心、树政府形象”为服务宗旨,积极组织开展农业科技档案信息的公布与展示,大力推广新品种、新技术.
（作者单位：河南开封市农科所475141）