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二级综合医院档案室肩负着全院的档案管理工作,同时也肩负着对各职能部门的档案员的培训和指导工作,医院各职能部门档案员的归档工作情况,直接影响着医院整体档案管理的水平,所以,定期对职能部门档案员进行档案基础知识的培训,提高档案员的档案基础知识水平,是医院档案室专职管理者的义不容辞的责任.本文以简单化、实用化的培训内容,讲述如何对二级综合医院职能部门的档案员进行文书档案基础知识培训,以达到提高医院档案的整体管理水平的目的.
一、分析职能部门档案员的现状
目前,二级综合医院各职能部门档案员均来自临床一线,他们原来都是的医护专业的管理者,有丰富的专业经验和管理经验,一但调入职能部门,不仅要掌握医疗专业的管理知识,也要掌握文件管理和档案管理的专业知识.由于工作性质的不同和科室工作繁忙,不能参加专业的档案培训班对档案基础知识进行系统的学习,又必须从事科室的档案管理工作,这就要求医院档案专职管理人员每年对他们进行一次档案的基础知识培训,让他们在很短的时间里,掌握和提高对文书档案管理的实际工作能力,更好地使档案为医院的各项工作服务.
（一）临床医护人员做档案的工作,在刚刚接触档案管理工作时,很多人只知道文件是什么,不知道什么档案,档案是从何而来,所以,培训的首要工作,就是要将本部门的文件管理好.
（二）面对办公桌上的成堆文件,不知道哪些是该存档的,哪些是可以弃之的.对文件档案的归档范围和不归档范围不了解、不掌握.
(三)对档案的保管期限不明确.
(四)不注重文件的日常整理、收集,导致文件存档不全.
(五)没有经历过档案的整理的全过程.
二、制定对档案人员的培训内容
根据职能部门档案员的现状,制定出对档案人员的培训内容.
(一)如何对日常文件的收集和整理
档案是由文件转化而来的.是医院在从事党政管理、行政管理、人事管理、医疗管理、护理管理、财务管理、后勤管理等工作中,直接形成的,对医院的未来工作有保存价值的历史记录.将这些已经办理完毕的,对今后工作有查考利用价值记录,按照一定的规律整理起来就是档案.所以注重对日常文件的收集和整理,才能为档案工作打下牢固的基础.
(二)如何对收集的文件进行分类
为了给今后的查找利用带来方便,医院档案采取年度分类法,就是按照文件形成的准确日期归入相应的年度.如：2013年形成的文件归入2013年度档案中.
但是由于工作的连续性,有时也会出现跨越两个或两个以上年度的文件,针对这类跨年度文件,医院采取以下处理方法：
1、医院的请示批复属于回复性文件,这类文件经常会出现2012年上报的请示,与2013才得上级的批复.这时应将请示批复均放入2013年立卷.
2、医院的3年（如2013年—2016年医院人才工作计划）、5年（2013年—2018年医院改革发展规划）的计划和规划性文件,应放在计划或规划针对的第一年立卷.
3、跨年度总结性文件应放在其内容针对的最后一年立卷.如2011—2013年医院支农工作总结,应放在2013年立卷.
(三)如何对存档文件进行归档范围和保管期限的鉴定
根据东城区档案局制定的《北京市东城区机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则》的相关规定,结合本单位各职能部门的实际情况,制定出本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限实施细则.
1.坚持以我为主
各职能部门以本科室的主要工作为原则,对本科室所管理的文件进行分类和整理,就是以我为主.以我为主可以保证本科室文件的完整齐全,避免同一文件重复存档,优化医院档案的信息资源.
2.确定归档范围、替出不归档文件
对于上级机关下发的需要本医院贯彻执行或需要办理的,及医院在办理过程和办理结束所产生文件,凡对本医院工作有查考利用价值的文件都应该归档保管.如：反应本医院改革发展、党务管理、行政管理、人事管理、基建项目管理、财务管理、科研管理、医疗管理、防病管理、护理管理、药剂管理、工会活动管理等专门活动中形成的文件材料,都属于归档范围之内.
对于上级机关普发的文件、与本单位职能不关的,不需要执行和办理的文件,仅供参阅的文件属不归档文件.如：上级机关下发的非本医院的人事任免通知书、会议通知属不归档范围.这些文件在整理归档过程中应该替出.
3.对确定归档的文件划分保管期限
根据机关文书档案的保管期限的规定,按照医院对档案价值的签定,将医院档案分为永久保存、长期保存（30年）、短期保存（10年）.
二级医院必须作为永久保存的文书档案包括：医院年度大事记、医院院长办公会记录、医院的所有请示报告及上级批复、医院职代会文件、本单位党员年度报表、党总支会议记录、上级下发的与本医院有关的人事任免文件、医院与相关单位签定的合同书及协议书、医院已完成的医疗科研的相关文件等重要文件.另外,医院人事部分形成的如：奖励与处分材料、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料、人事考核、职称评审、职工调动、职工名册等都属于永久保存的档案.
二级医院长期（30年）保存的文书档案包括：反映本医院主要职能活动的：医院院务会记录、医院信息、医院通报、医院各类委员会及专委会形成的会议文件、医院开展的医疗护理等阶段活动所形成的文件.
二级医院短期（10年）保存的文书档案包括：科室年度工作计划及总结、上级下发的通知性文件.
(四)如何打印卷内文件目录
卷内文件目录表分为7项内容：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注,每份文件至少要填写5列.文号和备注这2项如文件中有就要填写,反之不填. 顺序号：顺序号的填写在卷内文件目录中最为复杂.一般案卷可以按文件的生成日期进行排列,每卷顺序号从1开始排起.请示批复类案卷,除了要根据文件的生成日期,还要将每一份文件的批复放在请示前进行排列.
文号：为文件的发文字号,是由发文机关代字、发文年份和文件顺序号三个部分组成的.在卷内文件目录的填写时三个部分都要填上,缺一不可.
责任者：指制发文件的组织或个人,即文件的发文机关,联合发文的责任者之间用“,”号分隔.责任者应按文件录全称,不能使用“本院”、“本科”等简称,对于领导人讲话或者以领导人名义发布的文件,责任者可填写领导人姓名,但必须注明职务.
题名：案卷题名一般由责任者、问题、名称三部分构成.案卷题名一般不能超过五十个字.题名的末尾不加标点符号.题名中如出现多个责任者或多种文件名称,并列的成分中间可用顿号分隔.案卷题名的格式一般是：责任者+关于+问题+的+名称.例如：东城区第一人民医院2013年度工作总结
日期：填写卷内文件成文日期的终止时间,用8位数字表示,不足添0占位,例：2013年8月10月,填写格式为20130810.
页号：为文件所在张页号.一份案卷立卷后,应先用铅笔将每页有文字的纸张编号.需要注意的是：卷内文件目录的页号应填写文件的首页页号.最后一份文件应将此份文件的首页和终止页的页号全部填写,不可省略,以便以统计该卷的总页数.
(五)如何编写案卷标题
案卷标题是对卷内全部文件的总概括,通过案卷标题揭示出卷内文件的成分与内容,为查找利用提供线索.案卷标题应该简明确切,医院文书档案的案卷标题常用的结构形式是：年度+作者+问题（事由）+名称（文种）.例如：东城区第一人民医院2013年度职能科室工作总结,这就代表了本卷档案是由2013年度所有职能科室的工作总结组成的.
三、确保各职能部门按照规定期间进行档案的年度移交
按时进行档案的年度移交是医院档案管理工作中的重要环节,是各职能部门的档案员的事业心和责任心的具体体现.
作为一所二级医院,医院领导每年年初都把档案归档工作摆在院务会的议事日程上,强调档案工作对医院的改革的发展的重要性,重视对档案人员的思想教育,要求各档案员按时按质完成上一年度的档案移交工作.有了医院院长的统一领导,医院档案室专职档案管理人员对档案员的培训和指导,档案员对档案管理工作的热心和责任心,从而保证了医院的档案年度移交工作的顺利进行.