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摘 要 ：针对现阶段企业会议信息管理存在的缺陷,本系统利用B/S结构、NET框架和SQL数据库技术,研发管理信息系统.文章深入分析了会议管理的业务流程需求,开发了具有自动化程度高、会议室利用率高的管理系统.该管理系统的使用不但简化了企业会议信息管理的程序,而且提高了会议信息传达的准确性和生动性.
关 键 词 ：会议信息管理；B/S结构；ASP.NET网站；SQLServer
一、会议信息管理系统的设计
(一)系统结构设计
系统是Microsoft Visual Studio 2005 以及Microsoft SQL Server 2000开发的.采用三层构架B/S模式开发.Microsoft Visual Studio 2005 是一款功能比较强大的动态网站开发工具,内置了许多常用的插件,可以加速开发进程,缩短开发时间.
B/S结构,即Browser/Server（浏览器/服务器）结构,就是只安装维护一个服务器（Server）,而客户端采用浏览器（Browse）运行软件.它是随着Inter技术的兴起而流行,主要利用了不断成熟的WWW浏览器技术,结合多种Script语言（VBScript、JaScript等）和ActiveX技术,是一种全新的软件系统构造技术.
用户通过打开浏览器,经过互联网连接到服务器端,验证用户的登录及使用权限,这样可以方便用户在不同的地点访问系统,并对系统的相关信息进行操作.普通用户拥有查询会议信息、提交会议申请.
(二)数据库设计
会议信息管理系统需要对各种信息提供保存、更新和查询等功能,因此数据库设计是开发管理系统的重要部分.一个好的数据库结构具备系统处理速度快、占用空间少、操作过程简单、查找容易等优点,用户的需求具体体现在各种信息的提供、保存、更新和查询等方面,这就要求数据库结构能充分满足各种信息的输入和输出.收集基本数据,数据结构及数据处理的流程,组成一份详细的数据字典,为后面的具体设计打下基础.
参照上面方案设计,针对会议信息管理系统的特点,总结出如下的需求信息：经过上述功能分析和需求总结,并考虑到将来会议信息管理系统的功能扩展,设计出如下的数据项和数据结构：
用户信息包括数据项：用户id,用户姓名,登录,找回提问,找回答案,用户权限,用户所在部门,联系
会议室信息包括数据项：会议室编号,会议室地点,会议室设备,会议室最大容纳人数.
会议信息包括数据项：会议编号,开会会议室编号,会议主题,会议申请人,与会人员,会议开始时间,会议结束时间,会议记录员,会议纪要,会议状态.
会议相关文件管理包括数据项：文件编号,会议编号,文件名称,文件类型,文件简介, 保存路径,更新时间.
二、系统实现
(一)主界面的实现
用户可以根据会议编号、会议室编号、会议主题、会议申请人、与会人员、会议开始时间、会议
结束时间、会议记录员等关键信息来检索.
(二)会议室信息检索
在会议室信息的检索功能中,用户可以通过检索会议室编号、会议室地点、会员是设备以及会议室最大可容纳人数来检索会议室信息.另外,用户还可以根据会议室标号以及想要预定开会的时间检测会议室是否可以使用.会议室的可用情况检索中为了方便用户使用和输入信息的规范性使用了下拉菜单绑定技术.
(三)文件管理模块设计
具有上传权限的用户进入该界面点击“浏览”,选择本地电脑中需要上传的文件.点击“上传”,如果上传成功,则会提示用户上传成功信息,否则出现上传错误信息.用户务必在出现上传成功信息后退出该界面,否则可能出现上传文件不完整的情况.上传成功后,可以在文件列表中找到上传的文件记录.普通用户亦可下载到该文件.
三、总结
本系统具有以下的特点：设置系统用户登录功能,即时对系统数据进行安全设置与保护；友好的用户界面,业务操作简单,进入系统即能使用；选用具有大型数据库安全机制的数据库系统,提供各种级别的数据保护和权限控制方式,确保数据的安全可靠.同时,非开放性注册的增加用户方式,也在一定程度上增加了系统的安全性.系统每种操作都可以通过菜单来进行,操作快捷、方便、易懂、易会；系统集输入、维护、查询和各种处理为一体,信息导入导出方便共享.