编制作业指导书的实践与

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摘 要 :推进作业标准化建设是现代企业精细管理的要求,同时也是知识管理的重要内容.如何将作业标准化落实到实处,是管理者努力探索和实践的重要课题.本文提出了公司标准化与流程化有效结合的思路,提供了作业指导书的建设模块,并对实践活动进行了思考.

关 键 词 :人力资源 作业标准化 实践思考

为实现精确控制产品品质的均一性和稳定性,必定要形成一个可以统一各工序的操作步骤及方法的标准书面文件――标准作业指导书.标准作业指导书是以文件的形式描述作业员在生产作业过程中的操作步骤和应遵守的事项,是作业员工的作业指导书,是检验员用于指导工作的依据.山西昆明烟草有限责任公司大力推进作业标准化工作,在《部门工作标准》及《岗位说明书》的基础上,编制完成了《公司业务作业指导书》、《部门业务作业指导书》和《岗位作业指导书》(作业指导书按公司、部门、岗位三个层级编制),手册以业务流程化为基础,运用office visio软件编制,用流程图的形式较清晰地反映出标准作业过程.通过编制作业指导书,公司对规章制度、管理流程、岗位职责、工作标准和绩效考核项目进行了重新梳理,使公司管理的规范化、标准化、系统化程度不断提高.

一、编制实践

1.作业指导书的层级

作业指导书分公司流程、部门流程以及岗位流程一个导级.公司流程以公司主要业务流程为主线,明确了各部门、各岗位的职责任务作业标准;部门流程以每个部门为单位,明确了其职责任务的作业标准,是各部门在做好岗位业务流程的基础上提炼而成的;岗位流程则以每个岗位为单位,明确了其职责任务的作业标准.


2.作业指导书的结构

分别由流程图、节点描述、相关表单(文件)及最佳实践四项内容构成,并以独立文件夹的形式存在.第一,流程图是指对《岗位说明书》《部门工作标准》描述的主要职责任务,按工艺、时间、操作步骤等逻辑关系排列的过程(节点)图.本作业指导书采用跨职能流程图,表示了纵向的业务流程和横向的岗位(或部门)之间的关系,由岗位来负责实施业务流程,并附加表单列,描述了信息的产生与传递,携带信息丰富,职能明确,可理解性强.如下图示:

第二,节点是在流程图中界定出的行为主体与过程步骤的结合点.对节点的描述包括序号、名称、标准步骤、标准结果、所需资源和经验总结6项内容,以标准步骤和标准结果为中心.标准步骤是完成节点任务时按先后顺序采取的一系列标准动作(或管理行为);标准结果是指经过标准步骤后要求达到的工作目标.如国家、行业、公司有要求的可直接引用,没有统一要求的,部门领导应在调研的基础上统一制定可行的要求.总的来说,节点描述是流程化与标准化的连接点.

第三,相关表单(文件)是指相应流程中使用、产生或涉及到的相关文件、表单.主要包括一些法律法规、政策制度的引证、以及各类图表、单据或样例的规范形式,便于相关人员的使用、查询.在流程图中,它以超级链接的形式存在.

第四,最佳实践是关于技术、方法、策略、方式、流程,而且是经过实践验证的,可以产出我们期望的结果和突出的绩效.同时,它也是成功带来的一个副产品,是对成功经验的总结.简单地说,就是按照别人过去的成功案例去做事,以帮助我们去胜任当下的工作.最佳实践的最高形式是形成实践标准,以此成为通向成功实践活动的捷径.

二、标准作业化的思考

将相传于口头、散落于角落的制度及经验,用标准作业的形式以清晰化的流程图进行总结和提炼,在传统国企中更是一项管理思想的一次革命性突破,是一项永无止境的追求过程.还需要我们更多思索与实践,如作业标准化与信息化的结合问题以及作业标准化的有效执行问题等等.

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