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办公室作为综合管理、统筹协调部门,担负着信息传递、对外交往和后勤服务等繁重工作,处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位,是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心.下面,就如何做好办公室工作谈三点看法.
一、做好办公室工作,必须发挥四种作用
一是参谋作用.要利用各种渠道广泛收集各种信息,对所获信息进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的整理,找出最反映事物本质的问题提供给领导.要始终保持高度警觉与超前意识,做到“领导未谋有所思,领导未问有所知,领导未示有所行”.
二是宣传作用.要做好上下信息沟通、宣传工作.要抓住重点,及时掌握第一手信息向上级汇报；及时将上级的政策、文件精神、领导决策,以及各基层单位的最新信息、经验、事迹等进行及时传达和大势宣传.
三是督办作用.围绕领导决策和领导交办的重点工作,从建立机制、规范程序、严格标准三个方面入手,强化督察催办职能,并通过各种途径随时掌握任务完成的进度和质量,及时向领导反馈.在督办工作中,要找准存在问题的症结,积极主动提出有针对性的解决办法和措施,以便修正、完善和补充.
四是协调作用.在落实工作的过程中积极协调各单位和部门之间的配合,对上协调要主动汇报支持,横向协调要密切联系聚合力,对下协调要加强指导促同步,内部协调要注重写作增和谐,发挥整体功能,创造出最大的功效,确保各项工作的落实.
二、做好办公室工作,必须强化五种意识
一是增强政治意识.办公室人员接触的领导多、文件多、机密多,因而政治上合格是其最基本的要求.办公室人员在任何时候都要保持清醒的头脑,在大是大非面前不糊涂,在关键时刻不乱为,与上级保持一致,与领导班子的要求合拍共振,做到言行一致、表里如一.
二是增强责任意识.办公室工作质量的高低,对全局工作影响很大.做好了,会帮助领导提高决策水平,促进各项工作的开展和落实；做不好,则会贻误工作,造成损失和不良影响.办公室人员必须要认清形势,明确任务,增强责任感,提高自觉性,更加努力地做好工作.
三是增强服务意识.办公室人员要树立大服务的意识,既要在决策参谋上服务好,还要在协调沟通上服务好；既要为领导服务好,还要为群众服务好；既要为本级服务好,还要为下级服务好.要不断拓宽服务领域,努力提高服务本领,做到及时服务、善于服务,只要是领导需要的、部门需要的、基层需要的,都应该是办公室的服务内容.
四是增强效率意识.质量之上的效率决定成败,否则就会被淘汰.办公室人员要坚持求真务实、严谨细致的工作作风,善于超前谋划,统筹兼顾,抓住重点,增强工作的主动性,遇事不推诿,办事不拖拉,办事高节奏、运转高效率,切实把领导交办的工作、群众期盼的工作做得又好又快.
五是增强自律意识.要大力提倡精益求精的作风,高标准、严要求,不放松每一个细节.要大力提倡谦虚谨慎、不骄不躁的工作作风,正确对待权力、地位和利益,爱岗敬业,乐于奉献,甘当无名英雄.要大力提倡清正廉洁、艰苦奋斗的作风,自觉遵守的各项规定,坚决反对讲排场、铺张浪费的不良风气.
三、做好办公室工作,必须具备六种能力
一是解决问题的能力.办公室工作中会遇到大大小小的问题,由于工作的特殊性,办公室没有绝对的大事小事之分.因此,办公室人员凡事必须从大处着眼、从小事做起,把大事、小事都做好.要善于抓住工作中尚未引起注意的倾向性、苗头性问题,协助领导寻找解决新情况、新问题的办法,为领导决策提供参考,只有这样,才能更好地把握办公室在全局工作中的主动权.
二是业务学习的能力.办公室人员在实际工作中努力做到看问题要有高度,落实工作要讲进度,协调监督要有力度.要不断提高政策理论水平,努力学习和掌握现代管理知识,注重习惯养成,在实践中探索规律、总结经验,提高办文、办会、办事水平,高标准、高效率地完成好各项工作.
三是调查研究的能力.要把工作重心下移,了解群众的真实需求,掌握第一手材料,为领导提供有情况、有分析、有建议的调研报告；要发现新情况,研究新问题,总结新经验,以点带面,推动整体工作；要理论联系实际,既善于在实践中找答案,又善于通过理性思考提炼观点和方法,不断提高调查研究的能力,努力提高自身的素质.
四是联系群众的能力.办公室工作的对象是广大群众,提高联系群众的能力非常重要.办公室要发挥好联系群众的桥梁和纽带作用,把实现好、维护好、发展好人民群众的根本利益作为一切工作的出发点和落脚点,做密切联系群众的模范.
五是开拓创新的能力.要用科学的理论武装头脑,学习新知识,树立新观念；注重研究分析新情况、新问题、新形势,把握事物发展的规律和特点,大胆探索,勇于创新；注重总结实践经验,从基层和群众的创造中汲取营养,挖掘典型,推广经验.
六是文字表达的能力.要牢固树立“以文立室”的理念,注重吃透上情、把握下情、了解外情,努力贴近发展大局、贴近领导思路、贴近群众意愿,反复琢磨观点,精心锤炼文字,力求使每一份文稿都成为领导满意、基层认同的精品之作.