如何做好煤炭行业档案管理工作

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摘 要：煤炭行业的持续健康发展离不开档案管理工作的完善,因此,探索如何做好煤炭行业的档案管理工作具有极其重要的意义.为了保证对煤炭产业的充分利用,促进煤炭行业的稳定发展,实现煤炭企业的社会效益和经济效益统一,煤炭企业必须重视档案管理工作.

关 键 词 ：煤炭行业 档案管理 管理方式

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）05（c）-0176-02

煤炭行业的档案管理工作是否高效合理,关系到煤炭企业的运行,因而许多煤炭企业不遗余力的提高档案管理工作的水平以适应市场经济对煤炭行业提出的新的要求.该文就目前煤炭行业管理工作的不足之处以及如何做好煤炭行业的档案管理工作进行论述,并对煤炭行业的发展方向进行展望.

1 当前煤炭行业档案管理工作存在的不足

1.1 领导的观念落后

有些煤炭企业的领导人员忽视档案管理工作的重要性,错误的认为档案管理与企业的发展没有太大的关系,对档案管理工作投入的时间和精力比较少,加之他们对《档案法》缺乏了解,使得下属的档案管理人员缺乏对档案进行依法管理的意识,对档案管理工作没有主动性和积极性,消极工作,领导人和管理人员的做法都阻碍了档案管理工作的进行.

1.2 档案管理机制不健全

有些煤炭企业对档案管理部门的职责划分模糊,没有对档案的管理建立明确的规范和要求,致使许多档案资料被损坏、丢失却找不到具体的负责人员；有些煤炭企业对计算机技术在档案管理工作中的作用认识不清,档案管理软件长时间不更新,致使档案管理工作的方法落后、效率低下；还有些企业对制成的档案的格式、组卷、分类、装订等业务标准没有进行统一的规范,导致档案的整理工作十分混乱；这些不健全的管理机制都严重的影响了档案管理工作的顺利开展.

1.3 档案管理工作人员的素质较低

档案管理是一门科学,不是简单的对档案进行保管,它需要工作人员具备相应的专业知识和专业技能,拥有良好的个性心理品质,能够及时发现工作中的新问题和新情况并提出可行的应对措施.但是由于长久以来煤炭行业对档案管理工作的忽视,致使目前档案管理工作人员的素质偏低.特别是某些档案管理工作人员不思进取,缺乏创新意识,具体表现在有的工作人员不去主动学习现代化的办公方式,仍然采用纸质化办公；有的工作人员缺乏责任感等.

2.做好煤炭行业档案管理工作的方法

2.1 转变观念,重视档案资料的收集

思想对行动有重大的影响,所以为了做好档案管理工作,相关人员要更新观念,坚持实事求是、与时俱进的思想,努力探索提高档案管理水平的有效措施.

资料的搜集是档案管理工作的前提和基础,因而煤炭企业的有关人员要及时准确的搜集资料,按时对搜集到的资料进行整理归纳,并注意保存搜集到的资料.从煤炭行业长期的发展历程来看,这些搜集到的材料可能会帮助煤炭企业有效应对市场竞争中可能发生的各种情况,对于维护企业的利益起着不可替代的作用.

2.2 制定完善的档案管理细则

在遵循国家相关档案管理法规和条例的前提下,煤炭企业内部应当制定完善的档案管理办法.管理办法应包括对制成档案的业务标准的具体规范；档案搜集的具体途径；进行档案管理时使用的办公软件；选拔和培养档案管理人员的注意事项等等.

2.3 构建科学的档案管理工作体系

目前我国许多煤炭企业都存在着档案管理工作体系混乱的情况,领导不重视档案管理工作,不同部门之间的权责划分不明确,导致材料从搜集、整理、归纳、储存到利用的整个过程做不到规范化.

要改变这种状况,首先,领导要知道档案虽然不能直接提高企业的经济效益,但是档案的信息和服务却能够对企业的发展创造间接的价值,鉴于此,领导应转变工作态度,在思想上重视档案管理工作,树立档案要集中管理,分部门、分级别负责的意识,将档案管理工作与其他工作放在同等重要的位置上,向员工传递档案管理的重要性；其次,要全面考虑企业的实际情况,制定一套科学的档案管理工作体系,尽可能的将责任细化；最后,要重视档案管理工作与其他各项工作的结合,积极发现两者之间的共同点以及能够相互借鉴的地方,从而提高档案管理工作的整体水平.

2.4 创新档案管理模式

长期以来,我国大部分煤炭企业采用统一领导,分级管理的模式,但是随着煤炭行业的发展,这种管理模式的弊端逐渐显露出来,许多煤炭企业在对自身的发展情况进行总结研究之后探索出了一种新的管理模式,即在统一领导的前提下,实行集中管理和分层管理.

统一领导的着眼点在于从宏观角度把握档案管理工作,对不同部门的档案管理工作进行有效的监督,考察工作人员的能力,防止资料损坏或者丢失现象的发生；集中管理的着眼点主要体现在两个方面,第一个方面是对特别重要的资料进行管理；第二个方面是对形成时间比较短的资料进行管理；分层管理的着眼点是对不适合进行集中管理的资料进行管理.

2.5 提升档案管理工作人员综合素质

档案管理工作的具体实行者是相关工作人员,工作人员素质的高低直接决定着档案管理工作的水平.任何事物都是不断发展变化的,档案管理工作也是如此,这就要求档案管理工作人员要具备专业的业务知识,有应对新情况和新挑战的心理准备,具备良好的职业修养和高度的责任感,因此要通过各种有效的途径提升档案管理工作人员的综合素质,可以通过组织培训、专家讲座等方式促使管理人员学习先进的知识,提高对档案管理工作的认识水平,积极改进工作过程中的不足之处,推动档案管理工作的不断完善.

与其他行业相比,煤炭行业的工作环境比较差,导致许多煤炭企业的人才流失,这就加大了煤炭管理工作的难度.如何培养合格的人才并且留住人才便成了多数煤炭企业必须考虑的问题.除了提升管理人员的素质,企业也应该重视改善工作环境,完善薪资制度,使人才乐于工作,愿意投身于档案管理工作. 3 对未来煤炭行业档案管理工作的展望

煤炭企业为了实现持久的经济效益和社会效益,对档案管理工作给予的关注越来越多,不少企业还对现行的档案管理模式进行了新的探索,从当前煤炭行业的发展趋势来看,煤炭行业的档案管理工作必然会在未来呈现出更加广阔的发展前景.

3.1 煤炭档案管理工作与现代信息技术相结合

经济和科技的高速发展推动了现代信息技术的突飞猛进,未来,现代信息技术对社会的各个领域都会产生深刻的影响,煤炭行业当然也不例外.信息技术的发展为实现煤炭企业档案管理工作的网络化和自动化提供了巨大的可能性,可以预见,在不久的将来,现代信息技术必将为煤炭管理工作注入更多高科技的元素.

3.2 档案信息资源共享

煤炭企业在最初的发展阶段,档案资料比较少,相关人员查阅资料比较容易,但是随着煤炭企业规模的扩大,其资料的累积量会增多,这时许多企业会选择建立档案馆来保存资料.

档案管理工作要进行创新就不能闭门造车,不能有意的割裂与其他行业的联系,所以档案信息资源共享必定会成为一种潮流.档案信息资源共享不仅能够高效的利用煤炭企业档案馆的馆藏,避免信息的重复和浪费,而且能够与其他行业实现优势互补,从整体上推动煤炭行业的长足发展.

4.结语

我国经济的不断发展对煤炭行业的档案管理工作提出了更严格的要求,档案管理工作作为煤炭行业的基本工作之一,关系着煤炭企业的发展水平和竞争力,所以煤炭企业应当不断改进档案管理工作中的不足之处,提高档案的使用率,从而发挥档案管理工作应有的价值.