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档案管理部门是政府和企事业单位的重要职能部门之一,档案资源在政府机关、金融证券行业、人事组织系统、电力、烟草、石化、通信、公检法、教育等行业的影响力越来越大.档案信息化虽然不是数据管理领域的热门,但是由于其管理的数据的特殊性,决定了其是所有企业事业单位的数据信息价值的金矿.随着数据管理以及信息挖掘等技术的出现,档案信息化也面临着新的需求,尤其是网络技术的迅速发展,为档案信息化建设的深入开展提供了有力的技术保障,也为大力实施档案资源信息化提供了难得的机遇.

档案信息化建设历程及现状

档案信息化从20世纪80年代起步,经历一个从点到面的,从试点到全面开花的逐步发展的过程.经过几十年的发展取得了巨大的成绩,近年来国家将档案管理摆放到了更重要的位置.

上世纪80年代初期,部分条件较好的企事业单位尝试建立了单机版档案信息管理系统,将档案信息集中到若干独立计算机系统中,实现了集中存储,快速检索的目的.当时, 档案馆开始使用计算机管理档案,准确地说是计算机管理档案目录,但是即便只是用计算机管理目录,档案工作的效率也有了明显的提高.计算机管理档案不仅提高了工作效率,也提高了工作质量.另一方面,利用计算机管理档案也对档案原件起到了很大的保护作用,同时还能防止丢失.

为了进一步推进档案信息化管理的进程,中组部、人事部上世纪90年代初运用现代化信息技术,研究并推广了计算机档案信息分类数据库软件,后来在1996年底又把配备计算机和有关多媒体作为档案信息化的必要装备,并纳入档案室“达标升级”的重要考核指标.其中把“所管档案的有关信息全部录入计算机;档案信息查询、检索迅速准确;利用档案信息数据对人才队伍进行综合分析,为领导提供信息和决策依据”等要求,作为一类档案室的升级标准.同时,也是二级、 档案室以后达标升级的目标.

国家十二五规划要求档案管理重点建设两项内容:一是基础工作建设,二是信息化建设,要求加强电子文件的管理、加强数字档案馆的建设以及加快传统载体的数字化.随着形势的发展,各级政府、国有大型企事业单位都在争取建立数字档案馆,加速纸质档案向电子档案的转变,加速电子档案的接收,旨在更方便、有效的保存各类档案,也便于档案的检索、查阅.国家档案局在十一五和十二五期间提出要建立备份登记中心.档案备份可以在原件丢失或者原件被非法更改时,起到安全保密的作用.同时,档案备份也能起到对抗灾害的作用,比如纸质档案在遇到火灾、地震等情况下,备份数据库可以保证档案数据的完整性.

进入新世纪以后,档案信息化建设逐渐从政府单位、国有大型企业向中型企业、金融、电力、烟草甚至小型企业渗透,许多单位的信息中心不再只是管理网络和计算机,他们将信息真正地整合管理起来,形成了档案的网络化管理.档案的网络化管理一是提高了管理水平,二是帮助企业提升了竞争力.

档案信息化建设遇到的问题

1.缺乏系统的顶层设计,资源开发重复浪费

长期以来,很多单位缺乏对于档案信息化的统一规划和顶层设计,导致多个部门各自为政,盲目投入人力物力开发相关系统,造成系统之间不兼容,资源重复收集,重复录入,部门间信息不一致,以至于形成严重的资源开发重复和浪费.

2.保密与权限问题

相对于传统档案管理,档案的信息化使得权限问题、保密问题异常突出.在传统档案管理中,在空间上,所有的档案资料都集中存放于档案室中,而信息化档案管理则可允许用户跨地域访问数据库,这在客观上造成了数据库系统有可能被不法分子远程非法侵入.另外,传统档案管理模式下,只有工作人员在工作时间,在档案室这一特殊场合才能存取档案资料,其它人员未经许可根本没有接触档案的权限,甚至不允许进入档案室,这为档案安全提供了时间上、人员上和空间上的多重保障.而档案信息化管理模式下,对档案资源的访问权限原则上掌握在拥有用户名和 的管理人员手中,但也使得用户名和 被非法窃取而造成数据泄密,使得档案资源被非法访问的可能性大大增加.

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3.现有系统普遍缺乏数据统计和挖掘功能


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统计分析是指运用统计方法及与分析对象有关的知识,从定量与定性的结合上进行的研究活动.它是继统计设计、统计调查、统计整理之后的一项十分重要的工作,是在前几个阶段工作的基础上通过分析从而达到对研究对象更为深刻的认识.数据挖掘又称数据库中的知识发现,是目前人工智能和数据库领域研究的热点问题,所谓数据挖掘是指从数据库的大量数据中揭示出隐含的、先前未知的并有潜在价值的信息的过程.


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档案的信息化以数据库和应用软件为基础,这为档案信息的统计分析和数据挖掘提供了非常有利的条件.当前大部分档案管理系统缺乏库存档案信息的统计分析功能,尤其缺乏数据挖掘功能.加入该项功能后,可通过档案信息管理系统加强管理的同时,还可以对现有数据进行宏观分析和决策,并可基于数据挖掘发现档案系统中隐含的知识,为企事业相关业务提供基于数据的决策报告.

4.档案信息不真实和资料不全

档案信息不真实和资料不全的情况发生在行业系统的子系统中.一部分单位受上级单位要求被动建立档案信息系统,平时不注重管理,录入资料不全,一旦遇到检查,临时突击建设.另一种情况是,很多单位要求各部门、各员工自己填写档案资料,管理部门没有定期检查和反馈,在没有管理制约的情况下,资料缺乏真实性且漏填情况严重,不能反映真实情况.

解决档案信息化管理对策

1.加强顶层设计,统一规划实施

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设有一个显著优势就是防止数据冗余,避免数据应用过程中的不一致性和资源浪费.要达到这一目的就必须加强顶层设计,统一规划实施.实施单位须有一个统一的协调部门,避免组织、人事、档案和财务等部门各自为政.整个系统内各部门的软件设计开发应由一家软件公司实施,在公共数据采集和管理方面,应由一个权威部门全权负责,并通过将数据录入中心数据库供系统内其它各部门所共享使用.在涉及各部门专属数据采集和管理方面,则应由相关部门独立负责.

2.强化安全教育和权限管理

档案信息化必须以安全为前提,对安全和权限的管理可从以下方面开展.第一,任何级别的访问都要设置访问口令,即用户必须通过用户名和 来登录系统进行访问;第二,应根据档案资料的重要性为不同的人员设置不同的权限,为不同权限的人员设置档案资料的访问范围,并为不同人员设置不同的数据载体权限,不同的级别的人员必须使用规定的载体拷贝相关资料;第三,要加强安全教育,加强管理人员防范意识;第四,对于安全级别特别高的档案资料,应限制专门服务器,专用网络,并安排特定人员通过特定计算机来访问,不可随意将其放到公网或局域网中.

3.强化档案信息系统的统计分析功能和数据挖掘功能

随着档案信息化的大数据时代的来临,给档案管理带来了巨大压力和挑战的同时也带来机遇.传统的档案管理工作受限于人工管理,只能以个体的档案为管理单元,很难从整体上对档案信息实施统计和分析工作,但在档案信息化后可轻易的实施相关管理和研究工作.在建立档案信息系统时,由于有数据库和信息技术支持,应在系统设计阶段就加入统计分析和数据挖掘功能.从人事系统到工程技术档案,再到纪检监察档案等等,都可以通过对资料的统计刻画出整个档案库的全貌,从各个角度对档案资料进行分析和挖掘,为相关单位或部门实施人事决策或行业规划提供有益参考.

4.提高管理人员综合素质,转变观念

实现档案信息化,必须建设一支具有信息化技术、拥有档案管理知识并能严格遵从行业纪律的档案人才队伍,人才是能够成功实施档案信息化工作的关键.档案工作的方针、政策要靠人去执行,档案的科学管理要靠人去实现,先进的技术和设备要靠人去应用.对于信息技术的培养要注意综合全方位培养,既要培养硬件基本操作技能、操作系统应用技能和档案数据库系统应用技能,也要培养对各类多媒体设备的应用能力,如扫描仪、打印机、传真机、数码相机和摄像机等.更重要的是,要提升人才队伍的观念,只有观念转变了,才能在档案信息管理过程中,使信息采集、信息录入、资料检查反馈到安全应用等各个环节得到保障.

(作者单位:河北省交通通信管理局)

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