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1引言

市政基础设施工程档案是在市政基础设施工程建设过程中形成的具有保存价

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值的图纸、文字、图表及声像等多种载体的文件材料.在市政基础设施工程施工过程中,档案接收工作直接关系到后期的档案管理效果.当前工程档案的接收工作还存在较多问题.


该文出处:http://www.thtc.cn/ziliao/459567.html

2市政基础设施工程档案接收工作中存在的主要问题

2.1工程档案前期文件的数字化工作成为历史遗留的问题.完整的工程档案是从工程的立项、设计、开工、施工过程到最后竣工验收的全部文字资料和图纸.而实际工作中,对工程档案的归档往往是从工程的开工开始,特别是对于那些施工时间长、牵涉单位或部门多、年代久远的项目来说,缺少前期文件或原件资料丢失.因此前期资料的收集成为工程资料归档的一个“瓶颈”,工程档案前期文件的数字化工作也就成为一个历史遗留的问题.

2.2缺乏对工程施工过程资料的前端控制.对工程档案的管理工作并不是在工程竣工验收后才开始收集、归档,而是在工程建设前期,就应将档案编制工作一齐纳入到工程建设之中,与工程施工同步进行,监督施工单位按照相关工程档案编制要求真实地记录施工情况,准确地填写数据,避免施工资料滞后性.

2.3对声像档案的管理上存在薄弱环节.工程档案的载体形式应该是多样化的,不仅有纸质材料,影像、录音、电子图片、电子文档等记录工程建设活动的方式越来越重要.但实际的工作中,管理人未对声像档案进行科学而合理的存档、保管、利用.因此,主要资料存在了个人手中,导致资料的最后遗失.


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3防范市政基础设施工程档案接收工作问题的对策

3.1加强对市政基础设施工程档案管理工作重要性的认识.档案是人类社会实践活动的真实记录.充分开发利用档案信息资源,对实现知识的价值和推动知识经济的进程有着重大意义.领导重视是档案规范化管理的关键.要让单位的领导者认识到档案是“单位知识资产和信息资源的重要组成部分”,要将档案工作纳入单位的生产经营活动的工作计划中,摆上领导的重要议事日程,纳入职工岗位责任考核的制度中,

对档案工作做到有领导分管,有部署、有检查、有总结、有奖惩,使这项工作得到持续健康发展.

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3.2做好市政基础设施工程档案接收工作的前期策划.首先,确定工程项目档案归档前期策划思路:档案管理部门根据建设项目文件归档范围,结合项目具体情况,提前制定项目归档前期策划,明确工程建设各阶段、各类文件收集整理的责任人员、归档时间及整理标准,作为项目各参建单位项目档案工作的依据和指导.其次,确定归档范围.项目档案是指电网建设项目在立项、审批、采购(含招投标)、勘测、设计、施工、调试、监理、竣工验收及试运行全过程中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式和纸质、光盘等不同载体的全部文件材料.最后,明确档案形成进度及要求.项目档案管理工作要与项目建设同步进行.项目申请立项时,即开始项目文件的形成、积累和整理工作,要明确合同相关方提交项目档案的套数、案卷质量、移交范围、移交时间及电子文件等具体责任要求.

3.3严格按照档案要求,做好接收工作.纸质文件字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备,并且归档的文件材料应为原件.录音、录像文件应保证载体的有效性.归档文件应编卷、册、分册,每卷应有总目录及分目录.册下可分为分册,由立卷单位根据内容多少划分,卷内材料尺寸应统一,装订的案卷四边应齐整,装订要用棉线,不允许有金属物.

3.4档案信息化管理中电子档案接收与归档的方法.目前档案信息化管理过程中,电子档案的接收和归档工作主要采用两种方法:①对上交的原始纸质档案文件进行扫描,保存扫描的文件.②要求建设单位提交完整的原始电子文件.

4结束语

从实际情况看来,要更好地实现市政基础设施工程档案信息化管理,要求单位加大档案管理的资金投入,增强科学技术力量,建立健全最终实现以用户为中心、以数字化信息资源服务为目的的服务模式,通过加强市政基础设施工程档案的接收工作,提高档案接收质量,提高建设市政基础设施工程档案信息化管理水平.

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